문서관리는 보안 담당자만 책임지면 된다? NO! 나부터 실천하는 문서관리!

 

요즘은 “너 스마트폰 써?”라고 물어보는 게 이제는 의미가 없을 정도로, 대부분의 사람들이 스마트폰을 쓰고 있지요. 그 때문인지 한 IT업체의 설문조사에 따르면 한국 직장인 중 82%가 스마트기기 등으로 회사 밖에서 업무를 보고 있다고 합니다. (이는 무려 아태지역 평균치인 70%를 훨씬 웃도는 수치라고 하네요!)

 

우리나라가 스마트워크 분야에 있어 빠른 속도로 성장하고 있다는 것은 반가운 소식이지만, 사실 무분별한 스마트워크 도입에 우리가 간과하고 있는 것이 있습니다. 바로 ‘보안’이죠. 실제로 최근 개인정보유출, 사내기밀유출 등의 뉴스가 하루가 멀다 하고 쏟아지고 있는 걸 보면 이제는 우리가 보안에 더욱 신경을 써야 할 때가 아닌가 싶어요. ‘스마트워킹’하고 계신 여러분, 문서보안 신경 쓰고 계신가요? 네? ‘그건 사내 보안담당자의 몫 아닌가요?’라구요? 스마트워크의 중요도가 높아질수록 보안은 나 스스로 챙겨야 한답니다. 그래서 ‘오늘은 나 스스로 지키는 문서보안법’에 대해 말씀 드려볼까 해요. 🙂

 

 

다른 물건들 처럼 열쇠로 잠그기만 해도 보안이 가능하다면 좋겠지만…

이미지 출처 : Flickr by aperture_lag

 

컴퓨터를 켰을 때 혹시 듣지도 보지도 못한 프로그램이 갑자기 뙇! 뜨면서 바이러스 검사를 시작한다구요? 익스플로러를 띄웠는데 상단에 “추천키워드”라는 툴바가 보인다구요? 만약 이런 것들이 보인다면 이미 여러분의 컴퓨터는 방화벽이 뚫린 것입니다!

 

V3, 알약, 어베스트, 카스퍼스키 등 우리에게 익숙한 백신프로그램이 아니라 처음 들어보는 요상한 프로그램이라면 ‘악성코드’일 확률이 높습니다. 여기서 잠깐! 악성코드란? 컴퓨터에 악영향을 끼치는 모든 소프트웨어를 의미하는 말입니다. 악성코드가 위험한 이유는 이 프로그램들이 컴퓨터를 마음대로 조정하며 개인정보, 사내 정보 등을 유출시키기 때문입니다. 이른바 ‘해킹’의 한가지 수단이죠.

 

최근에는 악성코드가 HWP, DOC등 문서형식으로도 많이 발송되고 있기 때문에 특별히 더 유의하셔야 한다는 사실! 업무 메일인 줄 알고 무심코 첨부문서를 받는 순간! 사내 정보가 빠져나가 버리니까요~ (실제로 인터넷에서 다운로드 받은 파일 14개중 하나 꼴로 악성파일이 숨겨져있다고 하네요. -_ㅠ… 무시무시한 세상이죠.)

 
tip) 보안 리스크를 줄이는 법
1. 모르는 발신자로부터의 메일 및 첨부된 파일은 열어보지 않는다.
2. 불법으로 유통되는 프로그램은 사용하지 않는다.
3. 공인된 바이러스 검사 툴을 이용하여 주기적으로 PC상태를 확인한다!
4. 백신프로그램 또는 개인방화벽 등 보안프로그램을 설치한다.
5. ActiveX는 신뢰할 수 있는 웹사이트에서 제공하는 것만 설치한다.

 

 

주기적인 PC상태 체크는 문서보안의 지름길!

이미지 출처 : Flickr by brianwc

종이문서는 가장 보안에 취약한 문서입니다. 속된말로 누가 들고 튀면 끝(!)이기 때문이죠. 최근에는 대부분의 문서들이 전자문서로 기록되고 있다고는 하지만, 아직까지도 대부분의 정보들은 종이에 기록되고 있습니다. 

 
보안을 생각하는 회사라면 문서보안을 위한 아주 기본적인 조치(?)는 하고 있습니다. 이를테면.. 출력문서에 워터마크 등을 활용하여 “기밀문서”라고 표기를 한다거나, 문서파쇄기를 이용하여 중요정보가 기록된 문서를 깔끔하게 파쇄시키거나, 출력문서를 캐비닛 속에 고이 포개 넣고 자물쇠로 꽁꽁 잠그거나 하는 방식으로요. 여러분들의 회사는 어떠신가요? 이 정도의 문서보안은 지키고 계신가요?
 

가장 기본적인 문서보안 방법이라 할 수 있는 문서파쇄!

이미지 출처 : Flickr by Sweet One

 
하지만, 이런 문서관리는 1980년대에도 하던 문서관리법이라는 것..ㅠㅠ 언제까지 1980년대에나 하던 이런 수준의 문서보안에 머물러 있을 건가요? 2012년의 문서보안이란 달라져야 합니다. 이제는 종이문서도 좀 더 철통보안이 필요하고, 여기에 더불어 전자문서까지 제대로 관리할 수 있는 시스템이 갖춰져야 하기 때문이죠.
 
문서 보안을 걱정하고 계실 많은 직장인 여러분들을 위해 후지제록스는 전자문서와 종이문서의 보안을 모두 책임지는 문서보안 솔루션을 제공하고 있답니다. 여러분도 아시죠? 후지제록스는 ‘문서’와는 뗄레야 뗄 수 없는 관계라는 것~! 벌써 50년 가까이 여러분의 사무실과 동거동락하며 문서를 책임져 왔으니까요! ^^… 
 

대부분의 종이문서보안은 문서를 출력할 때 인증하는 방식으로 처리됩니다. 하지만 후지제록스의 이미지로그 솔루션은 문서출력 후에도 문서보안을 꼼꼼히 살핀답니다. 문서를 출력하면서 광학문자 인식기술을 통해 ‘출력해서는 안될 금지어가 있는지’ 모니터링 하기 때문입니다. 만약 금지어가 출력되었을 경우, 관리자에게 ‘금지문서가 출력되었다’는 것이 곧바로 전달되기 때문에 안심이지요. 🙂

 

이미지 출처 : Flickr by Siri Hardeland

 
 
이미지로그 솔루션은 팩스, 스캔, 출력을 진행할 경우 모든 문서를 이미지화해 서버 스토리지에 저장합니다. 때문에, 필요한 문서를 힘들게 찾을 필요도 없으며, 누가 언제 어떤 문서를 출력했는지도 손쉽게 알 수 있지요. 
 
어떠세요, 후지제록스의 문서관리 솔루션과 함께라면 사내 문서보안도 끄떡 없을 것 같지 않나요?
물론 전사의 문서보안은 문서보안 담당자가 책임지는 것이 많지만, 늘어가는 정보들을 모두 문서보안 담당자가 처리하길 기대하기엔 국내 보안 담당자 수가 현저히 적답니다ㅠ_ㅠ.. 그렇기 때문에! 애초에 문서보안 시스템을 잘 구축하는 것이 중요하지요. 🙂
 
후지제록스 문서관리 솔루션과 함께라면 여러분도 문서관리자!
우리 모두 문서보안을 위해 힘쓰도록 해봐요^__^~
 
 

 
 

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zee안녕하세요, 20대 후반의 끝자락을 정신없이 달리고 있는 zee입니다. 부드럽고 따뜻한 커피보다 온 몸을 짜릿하게 만들 정도로 시원한 사이다를 더 좋아하는 어린 입맛의 소유자로, 색콤달콤에 시원한 탄산수처럼 톡톡 튀는 즐거운 소식을 전해드리고 싶습니다. 🙂 

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

4 Comments

  1. 롤패 댓글:

    공공기관이 먼저 변화를 시도해야 하는데 대부분 문서가 수북히 쌓여있습니다. ^^;
    참 갈길이 먼거 같아요~

    • zee 댓글:

      아무래도 전자문서로 급격하게 전환하기엔 종이문서의 활용도가 높기 때문이 아닐까 싶어요.. ㅠㅠ 하지만 다행히 요즘엔 많은 공공기관들이 전자문서를 활용하고 있다고 하니, 조만간 대기업 및 중소기업 사무실에도 반가운 소식이 들리지 않을까 하는 기대를 가져봅니다. ^~^ 늘 방문 감사드립니다!

  2. Xmodulo 댓글:

    요즘 사내이멜로 피싱메일이 자주와 회사차원에서 사원훈련을 하고 있습니다. 정말 조심해야겠어요.

    • zee 댓글:

      안녕하세요, Xmodulo님! 사내에서 이런 부분에 대해서 사원훈련까지 하고 계시는 군요! 사고가 일어날 확률을 미연에 줄일 수 있겠어요. 참 다행입니다^ㅅ^~! 문서보안도 사전에 방지할 수 있도록 꼼꼼히 점검해보는 게 중요할 것 같습니다. 🙂

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