직장인 A양의 영어루저탈출기 <3화>비지니스 영어 메일에 도전!

A양~잠깐 이리로..

네~과장님!

이 계약서 스캔하고, 계약내용 요약해서 미국 지사로 메일 보내세요.

네……….네????????!!!!!!!!!!

 

 

 

갑작스런 과장님의 호출과 함께 떨어진 영어 메일 업무. 저는 우선 침착하게 계약서를 들고 후지제록스 복합기로 풀컬러에 PDF로 깔끔~하게 스캔 한 뒤 자리에 앉았습니다. 그 뒤 메일 프로그램을 열고 우아~한 동작으로 손가락을 키보드에 올려 놓고 화면을 응시하기 시작합니다.

 

커서는 깜빡일 뿐, 제 손가락은 움직이지 않더군요ㅜㅜ

 

 

 

여러분. 이 화면이 과연 무엇을 하려는 것인지 한 번 맞춰 보세요. 무얼까요? 무얼까요? 정답은…………..바로 제가 10분간 쳐다만 본 컴퓨터 화면입니다. 네, 저 영어 공부한다고 책도 사고 연수도 알아보고 난리 친 뇨자 맞아요. 그런데 이게 178% 리얼이라면 믿어 지시려나요? 충격이었습니다. 구궁~하고 하늘에서 천둥번개가 4D 돌비사운드로 저를 감싸더라구요. 그도 그럴것이 제목부터 뭘 어떻게 써야 할지 난감 그 자체였기 때문이었죠. 하지만 뒷통수에 느껴지는 과장님의 뜨거운 시선….죽이 되던 밥이 되던 제 시냅스를 총 동원해서 메일은 그럭저럭 보낼 수 있었습니다.

 

생각을 해 보니, 무려 초등학생 시절 부터 배워온 영어인데 그 어느 곳에서도 ‘메일‘ 쓰는 방법은 제대로 배운 기억이 없더군요. 문제는 dear sincerely 같은 단어는 아는데 이걸 어디에 어떻게 써야 하느냐는 거죠. 게다가 업무 메일인만큼 격식을 차려야 할텐데 이럴 때 호칭이나 안부 인사는 어떻게 해야 하는지 헷갈리기만 합니다. 과연 비지니스 영어 메일, 어떻게 해야 할까요?

 

 

 

 

 

출처 : flickr by darrenleno

 

비지니스 영어 메일, 왠지 이름만 들어도 저처럼 섬뜩해지시는 분들 계실거에요. 하지만 재차 강조해왔듯이 영어도 한글과 마찬가지로 ‘언어’일 뿐 겁낼 필요 없다는 것을 잊지 않는다면 비지니즈 영어 메일은 그리 어려운게 아닐겁니다. 평소 메일처럼 대하면 된다는 말씀! 다만, 잊지 말아야 할 것은 한글에서도 ‘아 다르고 어 다르다’는 말말처럼 맞춤법, 즉 정확한 단어와 표현을 알고 있어야 한다는 점이겠죠. 하지만 말이 쉽지 어떻게 써야 할지 모르시겠다면? 다음 공식을 참고해서 도전 해보세요.

 

 

 

출처 : flickr by Biscarotte

 

업무 메일인 만큼, 비지니스 영어 메일의 핵심은 바로 간결, 정확, 매너 이 세 가지 입니다. 친구가 아닌 만큼 나의 의사를 정확히 표현하고 더불어 Face to Face 가 아닌 서면인만큼 예의를 갖춰야 하는 것이죠. 게다가 비지니스 영어 메일의 경우 한국이 아닌 외국에 보내는 경우가 대부분이기 때문에 문화적 차이로 인해 오해를 살 수도 있습니다. 해서 매너있는 어투도 꼭 필요합니다. 그럼 간단하게 비지니스 영어 메일의 첫 걸음을 알아볼까요?

 

첫 번째

목적 중심의 내용으로 쓴다. 간결하고 정중하면서도 단도직입적으로 용건을 말해야 정확하게 의사 전달이 된다. 처음 메일로 인사하는 경우라면 간단한 소개만으로도 충분하다.

 

두 번째

예의와 격식을 갖춘다. 비지니스 메일의 경우에는 최대한 예의바르게 문구를 작성해야 상대방의 오해를 사지 않고 정확한 업무 전달이 가능하다.

 

세 번째

 

비지니스 영어 메일의 마무리는 되도록이면 부드러운 분위기와 함께 감사의 표현을 잊지 말자.

 

 

 

영어 메일을 쓰다 보면 의례히 겪게 되는 것 중 하나가 바로 ‘구조‘ 입니다. 게다가 메일 프로그램 내 영어 약자들도 몰라 허둥대는 경우도 다반사죠. 하지만 메일은 그야말로 ‘편지‘입니다.(왜 메일과 편지는 같은 뜻인데 이렇게 어감이 다른지..ㅠㅠ) 해서 제목-첫 인사-본문-끝인사-서명 이라는 구조만 따르면 끝! 어떻게 써야 할지 모르시는 분들을 위해 A양의 친절한 설명이 나갑니다.

 

  • 제목 (Subject) : 비지니스 영어 메일에서는 제목만으로도 내용을 짐작할 수 있게 간결하면서 구체적으로 써야 좋다. 그렇지 않으면 수신자가 읽지 않거나 삭제할 수도 있기 때문이다.
  • 첫 인사 (Salutation) : 대체로 Dear로 시작해서 Mr(혹은 Ms, Mrs)로 이름을 붙이면 되는데 혹 이름을 모른다면 Dear Sir(Madam) 이라고 쓰면 된다.
  • 끝 인사 (Complimentary close) : 이 경우는 상대방과의 관계에 따라 달라지는데 격식을 갖출 때는 Sincerely yours, Truly yours, Cordially yours, Faithfully yours 등을 쓰고 평소 메일을 자주 주고 받는 사이라면 With best regards, Sincerely, Yours, Regards 등으로 간단하게 표현하면 된다.
  • 서명 (Signature) : 메일 끝에는 서명을 넣는 것이 좋다. 서명에는 이름을 비롯한 메일 주소, 근무처, 직위, 전화번호등을 함께 넣는다.

 

 

 

위의 법칙을 숙지하고, 저는 두 번째 영어 메일에 도전 했습니다. 평소 업무 메일을 쓰던 대로 모르는 단어와 문구는 찾아가면서 땀을 뻘뻘 흘렸죠. 그리고 지난 첫 메일에 대한 사과의 표현도 잊지 않았습니다. 그리고 돌아온 “Thank you.” 라는 회신 메일과 이를 본 과장님의 칭찬. 캬아아~!!! 역시 사람은 부딪히고 볼 일이라는걸 새삼 깨닳았어요. 영어 메일, 그 까이꺼 그냥 쓰면 되더라구요. 오홋홋!

 

출처 : flickr by digitpedia

 

말은 이렇게 하지만, 사실 단어와 문구 찾는데 반나절 가까운 시간을 보냈습니다. ㅠㅠ 그냥 읽으면 너무나 쉬운 표현들인데, 막상 제가 직접 쓰려니 절대 생각이 나지 않는 이 깨알같은 문구들. 해서 저 A양이 여러분을 위해 저의 보물같은 비지니스 영어 메일 표현을 살짝 공개합니다. 요거 곱게 프린트해서 모니터에 딱! 붙여두시면 두고두고 유용하게 쓸 수 있을거에요.

 

 

주로 쓰는 표현

in charge of~ : ~를 맡고 있는, 책임지고 있는 / feel free to contact : 언제든지 연락 주세요.

correspondence : 주고받는 서신 / look forward to ~ : ~를 기다리고(기대하고) 있습니다.

 

메일 약어 

Cc : carbon copy (참조) / Bcc : blind carbon copy (숨은 참조) / RSVP : please reply / ADN : any day now / AFAIK : as far as I know / BAT : But then again  / FAQ : frequently asked questions / F2F : face to face / NRN : no reply now / TIA : thanks in advance / BTW : by the way / FYI : for your information /  ASAP : as soon as possible / FLWG : following / ACCLT : according letter / NRN : no reply necessary / MSG : message / Attn : attention / BR : best regards / YR  : yours /

 

직위/직책

최고경영자 CEO / 최고 재무책임자 CFO / 최고 운영책임자 COO / 대표이사 회장 Chairman, CEO

대표이사 부사장 Vice chairman, CEO / 대표이사 사장 President, CEO / 전무이사, 전무 Senior managing director / 상무이사, 상무 managing director / 이사장 chairman / 고문 advisor / 감사 Auditor General / 부장 Director | 감사관 Controller / 공보관 Information officer / 부장 General manager / 과장 Manager / 대리, 주임 Assistant Manager / 계장 Chief / 상사, 부장 Supervisor

 

 

 

비지니스 영어 메일도 어렵지 않다는거, 이제 아시겠죠? 다음에는 비지니스 영어 메일, 실전으로 쓰는 방법을 소개 해 드릴게요. 기대 해주실거죠?^^

 

posted by 직장인 A양

 

 

 

 

 

 

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후지제록스
‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

8 Comments

  1. 저녁노을말하길

    ㅎㅎ잘 배워갑니다.
    영어에 자신없는 노을입니다.

  2. brilliant말하길

    감사합니다. 잘 사용하겠습니다. ^^

  3. genius말하길

    좋은 정보 감사합니다. 굉장히 유용하네요 :]

  4. 짱팅이말하길

    책에도 없는 그야말로 실전에서 사용되는 유용한 정보들 정말 감사드려요~~^^

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