효율적 문서관리가 답이다! 불황이라고 허리띠만 졸라 매면 아니아니 아니되오~

밥 한술 먹고, 굴비 한번 보고

굴비 살 돈이 아까워서 맨밥에 굴비를 쳐다보기만 했다는 자린고비 이야기는 모두 알고 계실 텐데요. 만약 요즘에 이런 자린고비 같은 회사가 있다면 꾸준히 성장할 수 있을까요?

 

출처: flickr by Hey Paul Studios

얼마 전 국제통화기금(IMF)에서 발표한 세계경제 전망보고서에서는 올해와 내년 세계경제성장 전망치를 각각 3.3% 3.6%대로 하향 조정했습니다. 우리나라도 예외는 아니었죠, 올해 우리나라의 경제 성장률을 당초 3%에서 2.7%로 하향 조정하였고, 내년도 성장률도 3.6%대에 그칠 것으로 전망했습니다.(출처: 헤럴드경제) 이런 전세계적인 불황으로 인해 각 기업들은 너나 할 것 없이 비용절감을 외치고 있는 실정입니다.

그렇다면 여러분은 회사의 비용절감을 위해 어떤 노력을 하고 계신가요? 전기 사용을 줄이고, 인쇄 량을 줄이고 등등 무조건 줄이고, 안 하는 자린고비 식 비용절감을 하고 계시진 않나요? 불황이라고 무조건 허리띠를 졸라매야 한다는 건 이제 구시대적 생각이죠! 이제는 무조건 아끼는 것만이 능사가 아니라 고효율을 추구하여 불황을 탈출해야 할 때입니다. 이를테면 자린고비처럼 무조건 굴비 살 돈을 아끼는 것이 아니라 비싼 게를 먹고 싶을 때는 게와 같은 맛을 내는 ‘게맛살’을 먹는 것처럼요.(적절했나요? 적절했으면 500원^^;;;;)

최근 한 통계에 따르면 국내 종이문서는 연평균 15.4%씩 증가하고 있다고 합니다. 이 양은 한 해로 따지면 425억장 정도 수준이라고 하는데요. 더욱 놀라운 사실은 박일준 지식경제부 정보통신산업정책관의 말에 따르면 종이를 한 장 생성해서 파기 하는 데는 총 700원 가량이 든다는 점입니다. 그렇다면 한 해에 425억장의 종이가 만들어지고 이를 모두 파기한다고 하면, 약 29조 7천5백억원 정도네요! 그렇다고 무턱대고 인쇄 량을 줄일 수는 없습니다. 중요한 건 이 문서들을 어떻게 관리하고 불필요한 인쇄를 줄이느냐겠죠!

 

출처: flickr by Orin Zebest

우선 여러분이 몇 개월 혹은 몇 년 전부터 책상 한 귀퉁이에 쌓고 계신 A4빌딩을 보시기바랍니다.(딱히 제 얘기는 아니구요^^;;;;) 그 문서 더미에서 원하는 정보가 담긴 종이를 찾는 시간은 얼마나 걸릴까요? 찾는 것 자체가 힘들 테고, 찾았다고 하더라도 책상이 한바탕 뒤집힌 다음이겠죠. 그리고 그 많은 문서더미 중에는 같은 내용의 문서들도 꽤나 많을 것 입니다.

후지제록스에서는 문서관리 솔루션 도큐쉐어(DocuShare)를 통해서 이런 비효율적인 문서관리에서 벗어나 효율적이고 편리한 업무를 할 수 있도록 도와드리고 있습니다. 

 

쉽게 설명 드리면, 회사의 다양한 문서들을 웹 문서화하여 공유하는 것입니다. 이를 통해 문서의 중복 관리를 방지할 수 있고, 체계적인 문서의 이력관리로 문서내용을 쉽게 파악할 수도 있습니다. 이 뿐만이 아니죠! 웹상에 문서가 공유되기 때문에 검색기능을 통해 자신이 원하는 문서를 손 쉽게 찾아 볼 수도 있습니다.

하지만 이쯤 되면 궁금한 점이 생기 셨을 텐데요. 문서가 모두 공유되기 때문에 편리하긴 하지만 보안이 걱정되는 분들도 있으시죠? 문서관리시스템에서는 문서 별로 다양한 권한 설정을 할 수 있기 때문에 문서의 보안도 걱정하실 일이 없습니다. 뿐만 아니라 문서송수신 기능을 이용한 편리한 문서배포로 웹상의 문서 협업을 지원해드립니다.

이제 문서관리 솔루션 도큐쉐어(DocuShare)를 통해 사내에서 효율적으로 문서를 관리하고 인쇄 량을 줄여 비용절감을 실현할 수 있으시겠죠! 그런데 아직 문제가 남아있었네요, 시도 때도 없이 들어오든 팩스들! 게다가 그 중에는 아무 의미 없는 스팸 팩스들도 있네요. 이거 어떡할까요 이거!

 

출처: flikr by zoetnet

불필요한 종이의 사용은 꼭 막아야겠죠^^;;

하지만 그렇게 만만한 후지제록스가 아니죠! 전자팩스 솔루션 웹팩스(WebFax)를 사용하면 팩스의 무분별한 인쇄를 막을 수 있습니다! 전자팩스 솔루션 웹팩스(WebFax)란 팩스가 수신되면 팩스 문서를 이미지 파일로 변환하여 웹 서버에 등록하는 솔루션인데요, 웹상에서 먼저 확인을 할 수 있기 때문에 불필요한 팩스의 인쇄를 막을 수 있답니다! 또한 스팸으로 확인 된 번호는 팩스가 오는 것을 사전에 차단할 수도 있답니다.

불필요한 인쇄를 막을 수 있어 종이와 토너를 절약하고, 팩스 찾으러 가는 시간과 인쇄를 파쇄하는 시간까지도 절약할 수 있으니 그야말로 비용절감을 위한 최적화 솔루션이라고 할 수 있겠네요!

 

출처: flickr by Saad Faruque

세상이 점점 스마트해지고 종이를 줄이려는 노력은 많아지고 있지만 아직 현실적으로 종이가 없는 회사는 불가능한 상황인데요. 무턱대고 줄이고 안 쓰는 것 보다 이렇게 효율적인 문서관리를 해보는 건 어떠신가요? 이런 솔루션이라면 여러분 책상의 A4빌딩도 붕괴 될 날이 얼마 남지 않았겠죠^^

한국후지제록스 페이스북 페이지에 놀러 오세요~ Like(좋아요)까지 해주시면 더욱 좋구요! 😀

콤달콤의 관련 포스팅들

2012/10/04 – 문서관리는 보안 담당자만 책임지면 된다? NO! 나부터 실천하는 문서관리!

2012/09/26 – [솔루션을 뽐내다] – 전자문서관리 시스템 과연 대기업에만 필요할까?

2012/09/20 – [제록스를 알리다] – ‘페이퍼리스 시대’, 그 많던 사무기기 회사는 뭘 하고 있을까?

2012/09/11 – [솔루션을 뽐내다] – 이제는 사무실에도 ‘맞춤형 문서관리’가 필요하다


Beck폭풍업무가 몰아쳐도 최신트렌드는 놓치지 않는다! 스포츠, 연예, 문화, 사회 등등 얇지만 넓은 잡학다식을 추구하는 20대 남자사람입니다. 비오는 날을 좋아하는 우중충한 감성을 가지고 있지만 색콤달콤 블로그에서는 밝고 명랑한 이야기만 전해드릴 것을 약속드립니다!

Print Friendly
후지제록스
후지제록스
‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

답글 남기기

이메일은 공개되지 않습니다. 필수 입력창은 * 로 표시되어 있습니다.