문서관리에도 레벨이 있다! 직장인들이여 문서관리의 경험치를 쌓아라!

여러분은 온라인 게임을 좋아하시나요?

온라인게임에서는 레벨을 올리기 위해 사냥도 하고, 아이템을 찾아 헤매기도 하고 많은 고비를 넘기면서 경험치를 쌓는데요. 이를 통해 성취감을 얻곤 합니다! 저도 평소에 온라인 게임을 즐겨 하는데요, 여느 때와 다름없이 온라인 게임을 즐기던 중 문득 ‘직장생활도 온라인게임처럼 레벨이 있다면 어떨까?’ 하는 생각을 하게 되었습니다.

 

출처: flickr by jamalfanaian

오늘은 직장인의 기본능력이라고 할 수 있는 ‘문서관리’법을 통해 직장생활 레벨을 한 번 알아보도록 하겠습니다! 게임에서는 더욱 많은 시간을 들일수록 더 높은 레벨로 올라가는 경우가 대부분이지만, 직장 생활에서는 그렇지 않은 경우가 많죠. 때문에 직장에서는 보다 적은 시간을 들여 더욱 많은 성과를 내는 것이 중요합니다!

이 포스팅을 읽고 여러분의 효율적인 문서관리능력도 한 단계 레벨 업을 하시기 바랍니다!

출처: flickr by Diderot’s toe

책상 위에 산더미처럼 쌓여만 가는 문서들. 같은 내용의 문서가 몇 장씩이나 인쇄 돼 있어 원하는 문서를 찾기까지 많은 시간이 걸리는 당신! 자신의 문서를 효율적으로 관리하지 못하고 오히려 지배당하고 있는 문서의 노예 레벨 단계입니다.

이처럼 문서관리 초기단계인 분들은 ‘나중을 위해 혹시 모르니까’라는 이유로 무분별하게 인쇄를 하는 경우가 많은데요. 이러한 무분별한 인쇄는 비용절감에도 굉장히 좋지 못한 습관입니다! 

그렇다면 여기서, 문서관리계의 노동자 레벨이신 여러분들의 문서관리 경험치를 +15 올려줄 노하우를 알려드리겠습니다! 

1. 무분별한 인쇄는 금지!

언젠가 쓸지 몰라 보관하고 있는 문서들, 사용하지 않은 기간이 1년도 더 되시진 않았나요? 우선 문서에 대해서 확실히 필요한 것인지 아닌지에 대한 정확한 판단이 필요합니다. 사용하지 않은 기간이 6개월 이상 지난 문서는 앞으로도 사용하지 않는 문서라고 봐도 무방하니 깔끔하게 파쇄하셔도 좋습니다!

2. 책상정리는 문서관리의 시작

예전에 저희가 책상 정리를 했더니 일 할 맛이 나더라~ 포스팅을 통해 책상정리법을 소개해드리기도 했는데요! 항상 깔끔하고 청결한 책상을 유지하면 문서관리도 자연스럽게 하게 된답니다!

3. 매달 한 번씩 문서 정리시간 갖기!

매달 한 번씩은 문서를 다시 한 번 정리해 보세요! 주기적으로 정리하다 보면 문서관리 경험치도 점점 쌓이게 된답니다!

초기레벨단계이신 분들은 오늘 포스팅으로 경험치를 쌓으시고 빨리 레벨 업 하셔야겠죠!

출처: flickr by Enokson

숙련자 레벨이신 분들은 어느 정도 자신만의 분류법을 갖고 계신 분들입니다. 바인더를 활용해 문서들을 정리해서 책상에 무분별하게 쌓여있지도 않죠! 주기적인 문서 분류와 파쇄 등으로 불필요한 문서들을 정리하고, 잘 분류해두었기 때문에 원하는 문서를 찾을 때도 많은 시간이 들지 않습니다. 

그럼 이 정도면 완벽한 것 아니냐구요? 음…아직 ‘완벽’이라고 하기는 어려울 것 같습니다. 그럼 숙련자 레벨의 분들에게도 경험치를 +10 올려줄 노하우를 알려드리겠습니다!

1. 문서의 전자화!

우선 인쇄되어있는 문서들을 스캔하여 전자문서화 하는 것이 중요합니다! 인쇄된 문서는 아무리 잘 정리가 되어 있다고 해도 관리하는데 여러 가지 과정이 필요합니다. 인쇄를 하고 분류를 위해 바인더에 정리를 해야 하죠, 또, 필요가 없어지면 다시 파쇄를 해야 하기 때문에 적지 않은 시간을 들 수 밖에 없습니다. 하지만 문서를 전자화하면 이러한 과정이 없어지고 시간까지 절약할 수 있겠죠! 

2. 비용절감까지 생각하라!

한 장의 문서를 인쇄하고 파쇄하는데 약 700원 정도의 비용이 든다는 사실 알고 계시나요? 인쇄한 문서들은 아무리 잘 관리한다고 해도 언젠가는 파쇄를 해야 하는데요. 이때 생기는 비용이 만만치 않답니다! 문서관리 레벨을 한 단계 올리기 위해서는 비용절감도 신경 쓰셔야 하겠죠!

숙련자 레벨 이신 분들은 지금도 충분히 잘하고 계시지만 조금 더 스마트 해지면 좋을 것 같네요!

이 단계는 그야말로 문서관리의 끝판왕이라고 할 수 있습니다. 문서의 전자화를 통해 비용, 시간을 모두 절약했고 원하는 문서도 검색을 통해 바로 찾을 수 있습니다. 이제는 정말 완벽한 문서관리의 단계라고 말 할 수 있겠네요!

후지제록스에는 효율적인 문서관리를 위한 다양한 솔루션이 있는데요, 전자문서를 관리하기에는 문서관리 솔루션 도큐웍스(Docuworks)가 유용하게 사용 될 수 있겠네요.

도큐웍스는 PPT나 엑셀, 이미지 파일 등 다양한 문서를 테이블에 펼치듯이 한 눈에 볼 수 있습니다. 그리고 이미 인쇄되어 있는 종이문서들은 스캔을 통해 전자문서화 할 수 있는데요, 스캔을 할 때에는 문자인식(OCR)도 하기 때문에 도큐웍스 데스크에서 찾고 싶은 문서를 키워드로 검색하면 제목과 문서 내에 있는 단어들까지 검색한 결과를 보여준답니다! 그리도 여기에 보너스로 PDF파일까지 편집이 가능하답니다.

이쯤 되면 자타공인 문서관리계의 제왕이라고 할 수 있겠죠! (이런 분들은 이제 하산하셔도 좋습니다;;;)

업무능력이전에 직장인의 기본능력이라고 할 수 있는 문서관리능력만 갖추고 있어도 여러분의 평가는 확~ 달라지실 텐데요! 오늘 알려드린 팁을 활용해서 문서관리 능력도 레벨 업! 하시고, 스마트한 사원으로 거듭나시기 바랍니다!

한국후지제록스 페이스북 페이지에 놀러 오세요~ Like(좋아요)까지 해주시면 더욱 좋구요! 😀

콤달콤의 관련 포스팅들

2012/10/16 – 효율적 문서관리가 답이다! 불황이라고 허리띠만 졸라매면 아니 아니 아니되오~

2012/10/04 – 문서관리는 보안 담당자만 책임지면 된다? NO! 나부터 실천하는 문서관리!

2012/09/26 – 전자문서관리 시스템 과연 대기업에만 필요할까?

2012/09/11 – 이제는 사무실에도 ‘맞춤형 문서관리’가 필요하다

2012/08/31 – 복합기와 문서관리에 대한 오해와 진실, “문서 출력은 꼭 PC로 해야한다?”

Beck폭풍업무가 몰아쳐도 최신트렌드는 놓치지 않는다! 스포츠, 연예, 문화, 사회 등등 얇지만 넓은 잡학다식을 추구하는 20대 남자사람입니다. 비오는 날을 좋아하는 우중충한 감성을 가지고 있지만 색콤달콤 블로그에서는 밝고 명랑한 이야기만 전해드릴 것을 약속드립니다!

Print Friendly
후지제록스
후지제록스
‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

답글 남기기

이메일은 공개되지 않습니다. 필수 입력창은 * 로 표시되어 있습니다.