문서작성의 달인A, 문서관리의 달인 B – 진정한 문서왕을 겨루다!

직장인들에게 문서란 뗄래야 뗄 수 없는 관계입니다. 학생에게 공책과 펜이 있다면, 직장인들에겐 키보드와 MS오피스가 있다는 말을 할 정도이지요. 공부 잘하는 학생들이 노트필기를 꼼꼼하게 잘 했던 것처럼, 문서 역시 직장인들의 업무능력을 판단하는 척도이기도 한데요. 여러분들은 문서를 어떻게 작성하고, 관리하고 계신가요? 

여기, 사내에서 내로라 하는 문서작성의 달인 A씨와, 자타공인 문서관리 달인 B씨가 있습니다. 직장인 업무능력 상위 1%를 책임지는 A씨와 B씨의 문서 작성 및 관리법. 여러분께도 그 비결을 소개합니다.

저는 항상 “내가 아니라, 상대방이 보기에 편하게 작성하자!” 라는 것을 문서작성의 원칙으로 두고 있습니다. 사무실 문서는 일기가 아니기 때문에, 제가 무엇을 작성하든 결국엔 다른 사람들이 볼 수밖에 없는 문서니까요. 그래서 더 신중히 작성을 해야 하죠. 저는 그래서 문서를 작성하기 위한 3가지 실천방안을 짜 그대로 작성하고 있습니다. 

이미지 출처 : Flickr by IvanWalsh.com

1) 목적이 무엇인지 파악할 것

앞서 말씀 드렸듯, 제가 지금 작성하는 문서는 다른 사람들이 보고 업무를 진행하게 될 초석입니다. 그렇기 때문에 문서에 이 문서를 작성하게 된 이유와, 받는 사람들이 무엇을 해야 하는지가 잘 나타나 있어야 합니다. 나를 전쟁터에 나가는 장수에 비유한다면, 문서는 나의 무기입니다. “이 문서를 통해 내가 무엇을 얻어야 하는가”를 떠올려보세요. 

2) 간결하고 알기 쉽게 작성할 것

문서는 설득의 도구입니다. 설득할 때 가장 중요한 것은 핵심적인 말을 간결하게 전달하는 것이지요. 간혹 문서를 작성할 때 사견이나 감정을 많이 덧붙이는 분들이 있는데, 그것은 내 주장을 더욱 모호하게 만들 뿐입니다. 보기 쉽게 작성하기 위해 다양한 그림/도표 등을 활용하는 것은 좋지만, 불필요한 자료들은 과감히 삭제하는 지혜를 발휘하는 것도 중요합니다.

3) 작성한 후 반드시 검토할 것

오·탈자는 없는지, 작성기한은 맞춰 작성했는지, 줄/맞춤/띄어쓰기는 제대로 되었는지 반드시 확인해봐야 합니다. 만약 자신이 없다면, 동료나 관련자에게 확인을 부탁하는 것도 좋은 방법이죠. 저의 경우엔 오타가 많은 편이라 항상 옆자리 동료에게 한번 더 확인을 부탁하는 편입니다. 

백점짜리 문서작성! 이젠 자신 있어요! *ㅅ*

이미지 출처 : Flickr by the Italian voice

이 정도만 확인하셔도 문서작성에 크게 어려움을 느끼지 못하실 것이라 자신합니다. 그래도 문서작성이 어렵다면? 상사나 선배가 쓴 보고서를 벤치마킹 해보세요. 직급이 높아질수록 문서에 대한 실수도 적어지는 법이니까요. 🙂

문서를 잘 관리하는 데엔 특별한 비법이 있는 것은 아닙니다. 항상 정리를 습관화하면 자연스럽게 문서관리의 달인이 되지요. (엣헴!) 다만, 제게 남들과 다른 독특한 비법이 있다면, 그것은 제가 ‘도큐웍스(DocuWorks)’를 사용한다는 것이겠네요. 

참고로 도큐웍스는 문서관리 전문기업인 후지제록스에서 만든 프로그램으로, 다양한 문서를 한꺼번에 열람하고, 편집할 수 있는 프로그램입니다. 저장할 때 OCR(광학문자인식)방식으로 저장되어서 검색도 쉽지요.

도큐웍스의 다양한 기능 중 제가 가장 좋아하는 기능은 포맷이 다른 파일들을 한꺼번에 묶을 수 있는 기능인데요. PPT, XLS, DOC 뿐만 아니라 PDF파일까지 한꺼번에 묶을 수 있습니다. 그 밖에 도큐웍스의 기능들이 궁금하시다면 이 글을 참고해보시는 것도 좋을 것 같습니다.

문서를 분류하고, 보관하는 것도 중요하지만 요즘엔 특히 보안문제를 빼놓고 문서관리를 이야기할 수 없겠는데요. 도큐웍스는 디테일한 보안기능까지 갖추고 있어 문서관리에 더할 나위 없이 좋은 프로그램입니다. 하지만! 프로그램만으로는 문서보안이 지켜질 것 같지 않은 것이 사실… 그럴 경우엔, 보관부터 출력과정까지, 게다가 보안도 책임져주는 후지제록스 문서관리솔루션의 힘을 빌어보시는 것도 좋을 것 같습니다.

그러고 보니 수능시험이 얼마 남지 않았네요. 고3학생들은 이번 수능을 통해 그간 얼마나 실력을 갈고 닦았는지 실력을 가늠해볼 수 있을 텐데요. 이 참에, 여러분의 문서능력도 테스트해보는 것은 어떨까요? A씨와 B씨의 노하우대로만 한다면 사무문서능력시험을 치른다고 해도 1등급이 문제 없을 것 같네요. 🙂 색콤달콤이 전한 특별노하우와 함께 선후배에게 사랑 받는 문서관리의 달인이 되시길 바랍니다.

한국후지제록스 페이스북 페이지에 놀러 오세요~ Like(좋아요)까지 해주시면 더욱 좋구요! 😀

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zee안녕하세요, 20대 후반의 끝자락을 정신없이 달리고 있는 zee입니다. 부드럽고 따뜻한 커피보다 온 몸을 짜릿하게 만들 정도로 시원한 사이다를 더 좋아하는 어린 입맛의 소유자로, 색콤달콤에 시원한 탄산수처럼 톡톡 튀는 즐거운 소식을 전해드리고 싶습니다. 🙂 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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