연말 문서정리! 종이문서를 PDF로 변환하는 가장 쉬운 방법!

어느덧 2012년도 한 달밖에 안 남았네요! 올해 마무리는 어떻게 하고 계신가요? 저는 1년간 쌓인 문서들을 정리하면서 한 해를 마무리하고 있답니다.

그 동안 문서관리법과 전자문서화의 중요성은 자주 설명을 드려서 이제 종이문서를 PDF로 전자문서화해서 관리하면 더욱 쉽고 효율적이라는 것은 이제 잘 아실텐데요!

저도 평소에 문서관리를 제대로 하기 위해 나름 실천해왔다고 생각했는데, 정리를 하다 보니 파쇄해야 할 문서가 꽤나 많이 나오네요;;; 

그냥 버릴 수 없는 계약서나 중요 문서들을 하나하나 모아두다 보니 어느덧 한 무더기가 돼 버렸더라구요. 예전에 블로그에 소개해드렸던 ‘하루 15분 정리의 힘’의 저자 윤선현님의 인터뷰를 다시 한 번 곱씹으며 반성하고 있습니다ㅠㅠ

1년간 묵혀두었던 문서! 올해가 가기 전에 정리해보세요^^

전자문서화! 필요성은 알지만 실천을 못하고 계신 분들 많으시죠? 일일이 스캔을 하고 편집하고 파일변환까지 하려면 여간 손이 많이 가는 게 아닌데요. 오늘은 종이문서들을 손쉽게 PDF로 만드는 방법을 소개해드리도록 하겠습니다!

후지제록스 복합기만 잘 알아도 정말 간단하게 종이문서를 PDF로 바꿀 수가 있는데요, 오늘은 그 중에서도 가장 간단한 방법인 USB를 활용하는 방법을 소개해드리겠습니다^^

어렵지 않으니 쉽게 따라 하실 수 있으실 거예요!

1. 스캔할 문서의 스태플러 심, 클립 등을 제거합니다.

    스태플러 심이나 클립을 제거하지 않으면 스캔이 되지않으며, 고장의 원인이 될 수도 있습니다.

 

2. 원하는 방향(가로/세로)에 맞게 자동이송장치에 올려놓습니다.

    문서의 상단이 먼저 들어가도록 올려놓으시면 됩니다!

 

3. 스캔 (USB저장)을 선택합니다.

    저장을 할 수 있는 방법은 다양하지만 오늘은 가장 간단한 USB활용법을 알려드립니다.

4. 복합기에 USB를 삽입합니다.

    삽입을 하고 확인 버튼을 눌러주세요.

 

 

5. 출력형태를 PDF로 설정합니다.

    프린터 화면 우측하단에 있는 출력형태에서 PDF로 설정하시면 됩니다.

6. 시작 버튼을 누르면 자동으로 PDF형태로 저장되어 있습니다.

어때요 참~ 쉽죠잉~

예전에 ‘전자문서는 과연 종이 소비를 줄여주는가?’ 포스팅에서 말씀 드렸듯이 평균적으로 사무실에서 종이가 차지하는 공간은 15.3%라고 하는데요, 전자문서를 활용할 경우 그 공간은 7.4%까지 줄어든다고 합니다. 사무실의 공간활용도도 높이고 내년부터는 좀 더 쾌적한 공간에서 업무를 보실 수 있겠죠^^

사진출처: flickr by Johan Larsson

이렇게 문서들을 PDF로 변환해보았는데요. PDF는 문서관리나 보안의 측면에서 굉장히 편리하지만 한편으로 편집이 되지 않는다는 단점이 있는데요. 저는 스마트한 직원답게! 도큐웍스 솔루션을 이용해서 문서들을 관리하고 있습니다^^

도큐웍스는 엑셀, 워드, JPEG, PDF 등 모든 문서 포맷을 동시에 편집할 수 있는 종합문서관리 프로그램인데요. PDF파일도 변환하지 않고 바로 편집할 수 있습니다.

 

무엇보다 도큐웍스 이용 시 장점PDF 파일과 타 문서포맷을 동시에 열람할 수 있다는 것 입니다. 여러 문서 프로그램을 사용하지 않아도 되므로 컴퓨터 메모리 운용 측면에서도 매우 효율적이고 포맷에 구애 받지 않으니 문서 검색을 할 때도 정말 편리하답니다! 도큐웍스에 대해 더욱 자세히 알고 싶으신 분들은 홍보회사 김과장이 직접 체험해본 전자문서관리 소프트웨어 <도큐웍스> 포스팅을 참고하세요^^

2013년 새로운 시작을 위해서는 2012년을 제대로 마무리하는 것이 먼저겠죠!

저 처럼 1년동안 쌓인 문서들도 정리해보시고, 마음가짐도 새롭게 다 잡으시면서 새롭게 한해 맞을 준비를 하셨으면 좋겠습니다!

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2012/10/23 – 문서관리에도 레벨이 있다! 직장인들이여 문서관리의 경험치를 쌓아라!

2012/06/21 – [달콤한 인터뷰] 베스트셀러 ‘하루 15분 정리의 힘’의 저자, 윤선현을 만나다

2012/06/19 – 홍보회사 김과장이 직접 체험해본 전자문서관리 소프트웨어 <도큐웍스>

2012/02/27 – 전자문서는 과연 종이 소비를 줄여주는가?

2011/11/03 – 골치 아픈 문서 관리, 해답은 전자문서화?


Beck폭풍업무가 몰아쳐도 최신트렌드는 놓치지 않는다! 스포츠, 연예, 문화, 사회 등등 얇지만 넓은 잡학다식을 추구하는 20대 남자사람입니다. 비오는 날을 좋아하는 우중충한 감성을 가지고 있지만 색콤달콤 블로그에서는 밝고 명랑한 이야기만 전해드릴 것을 약속드립니다!

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