문서보안! 얼마나 알고계십니까? 놓치기 쉬운 직장인 보안문서 관리법!

여러분의 문서는 얼마나 안전하다고 생각하시나요? 보안문서관리는 직장인들이 갖춰야 하는 꼭 필요한 능력입니다. 남자분들은 공감하시겠지만, 군대에서는 전화를 하고 받을 때마다 그렇게 ‘통신보안’을 외쳤는데 전역을 하고 사회에서 직장생활을 하다 보면 사실 보안이라는 것에 큰 의미를 두지 않고 있는 것 같습니다.

하지만 자신이 몇 일 밤을 공들여 만든 문서를 누군가 다른 사람이 무단으로 도용하고 있다면 어떠신가요? 생각만해도 억울하고 화가 나지 않으신가요? 비단 개인의 일만이 아니라 회사의 문서가 도용되고 있다면 더더욱 큰일이 될 텐데요.

 

출처: flickr by expertinfantry

통신보안! 이제 회사에서 전화를 할 때마다 ‘문서보안’을 외쳐야 할까요;;;

물론 보안문서 관리를 도와주는 다양한 솔루션들도 있습니다. 예를 들면 후지제록스의 이미지 로그 솔루션(Image Log Service) 등이 좋은 예라고 할 수 있겠죠! 이미지로그 솔루션(Image Log Service)은 누가 언제 어떤 문서를 출력했는지 쉽게 알 수 있고 금지어가 출력되었을 경우에는 관리자에게 ‘금지문서가 출력되었다’는 것이 곧바로 전달되기 때문에 안전하게 문서를 관리할 수 있습니다. 이는 팩스, 스캔, 출력을 진행할 때 모든 문서를 이미지화해 저장해두기 때문인데요. 덕분에 필요한 문서를 찾을 때도 손 쉽게 확인 할 수 있습니다. 

쓸데없는 출력을 줄이는 것도 보안문서 관리의 첫걸음입니다!

하지만 이런 솔루션들도 사용자들의 보안에 대한 인식이 없다면 제대로 활용되지 못할 것 입니다. 오늘은 직장인들의 보안을 지키기 위한 Tip을 소개해드리겠습니다.

워터마크는 지폐의 복제를 막기 위해 삽입하는 복제방지 기술로 요즘은 영화, 게임, 음원 등 디지털 콘텐츠 등의 복사방지를 위해 삽입되는 장치들로 의미가 확장되어 사용되고 있습니다.

이 워터마크는 아닙니다….사진을 찍고 보니 무리수였네요;;;

워터마크는 문서의 보안에 매우 유용하게 사용됩니다. 특히나 외부로 나가는 문서에서는 필수적으로 삽입하는 것이 좋겠죠. 워터마크에는 다양한 종류가 있습니다. 기본적으로 회사의 CI를 삽입 할 수도 있고, 보안등급에 따라 워터마크를 분류할 수도 있는데요.

후지제록스 복합기에서는 인쇄 설정 중 워터마크 기능을 통해 자동으로 인쇄문서에 워터마크를 삽입할 수 있습니다.

 

인쇄설정에서 워터마크를 편집하실 수 있습니다!

기본으로 대외비, 회람, 참고, 긴급, 복사금지 이렇게 5가지의 워터마크가 설정되어 있으며 신규 워터마크를 추가할 수 있습니다. 자세한 내용은 ‘문서유출 NO~! 나만의 표시로 문서보안 강화하기 – 복합기 워터마크 기능’에서도 확인 하실 수 있습니다!

문서보안을 위해서는 이면지의 활용도 중요합니다! 얼마 전 ‘회사의 비용절감! 나부터 시작하자! 간단하게 실천할 수 있는 비용절감 법 소개’ 포스팅에서 이면지의 연습장 활용법도 간단히 소개해드렸는데요. 이면지를 알뜰하게 사용하는 것은 회사의 비용절감과 환경을 위해서는 굉장히 좋은 일이지만 반드시 잊지 말아야 할 것이 있습니다! 바로 보안문서는 묻지도 따지지도 말고 무조건 파기해야 한다는 것이죠!

니가 있어야 할 곳은 거기가 아니야~♬

오늘 무리수가 좀 많네요 죄송합니다^^;;;;

때문에 이런 보안문서들은 되도록이면 인쇄를 하지 않고 전자문서로 사용하는 것이 좋습니다. 혹시 이면지 함에서 보안문서를 발견하셨다면! 그냥 지나치지 마시고 바로 세절기에 넣어주세요^^

직장에서 업무를 위해 문서를 공유하게 될 경우도 많은데요. 이럴 때는 반드시 PDF로 변환 하여 공유하는 것이 중요합니다! ‘무심코 한 문서공유에 직장인의 저작권이 침해 받는다?’포스팅에서도 자세히 설명 드렸지만 자칫하면 공들여 만든 자료가 다른 사람이름으로 도용 돼 버릴 수도 있기 때문에 주의! 또 주의해야 합니다!

대부분의 PDF 문서는 쉽게 편집을 할 수 없습니다. 다만 필요 시에는 PDF변환 프로그램이나 Acrobat X등을 사용해서 다른 포맷으로 변환을 하거나 후지제록스 도큐웍스 솔루션을 사용해서 변환을 하지 않고도 편집을 할 수 있습니다. 특히 도큐웍스 솔루션은 PDF 파일과 다른 포맷의 문서를 동시에 열람할 수 있고 다양한 옵션의 보안 레벨을 파일마다 설정할 수 있어 더욱 효율적이랍니다.

문서보안은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다! 아이디어로 많은 승부가 결정되는 요즘에는 더더욱 그렇겠죠! 문서보안에 대한 기본자세를 평소에도 숙지하시기 바랍니다.

문서보안을 위한 체크리스트

– 문서 인쇄 시 워터마크 삽입

– 워터마크는 보안등급에 따라 정확히 표기

– 인쇄된 보안 문서 사용 후에는 무조건 파기

– 이면지 함에 들어있는 보안문서 발견 시 바로 파기

– 책상에 숨어있는 보안문서들은 주기적으로 정리 및 파기

– 문서 공유 시 PDF로 변환

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콤달콤의 관련 포스팅들

2012/10/04 – 문서관리는 보안 담당자만 책임지면 된다? NO! 나부터 실천하는 문서관리!

2012/08/31 – ‘문서’는 곧 ‘정보’! 기업에 문서관리가 반드시 필요한 이유

2011/12/21 – 문서보안, 에코.. 스마트한 미래 정부에 필요한 솔루션은?

2011/06/30 – [색콤달콤e] 문서 보안, 이젠 지켰으면 좋겠네


Beck폭풍업무가 몰아쳐도 최신트렌드는 놓치지 않는다! 스포츠, 연예, 문화, 사회 등등 얇지만 넓은 잡학다식을 추구하는 20대 남자사람입니다. 비오는 날을 좋아하는 우중충한 감성을 가지고 있지만 색콤달콤 블로그에서는 밝고 명랑한 이야기만 전해드릴 것을 약속드립니다!

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

2 Comments

  1. 달콤시민 댓글:

    워터마크에서 저혼자 빵터졌나요^^?
    재미있고 유용한 포스팅 잘보고갑니다!
    암요~ 문서관리는 매우 중요하지요!!

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