저성장 시대, 회사 곳곳에 새는 비용을 찾아라!

새해를 시작하며 뉴스에서 많이 본 소식 중 하나가 바로 2013년의 경제 전망이 ‘저성장’이라는 것입니다. 제가 회사 생활을 시작한 이후로 세계 경제가 좋았던 적이 거의 없었던 듯 ^_ㅠ.. 

기업들은 경기가 나빠지면 허리띠를 졸라매고 마른 수건도 쥐어짜는 등 비용절감 모드로 돌입하죠. 이럴 때 직원 복지 예산만은 제발 줄이지 말았으면 하는 게 모든 직장인들의 바람이지만 현실은.. 또르르…
사실 회사를 잘 살펴보면 알게 모르게 새는 비용이 많습니다. 특히 직장인과 뗄래야 뗄 수 없는 문서 관련 비용! 문서 환경만 잘 개선해도 비용절감은 물론이고 직원들의 업무 생산성도 향상시킬 수 있다고 하는데요, 여러분 모르게 새는 문서 비용에는 어떤 것이 있을까요?
 

위 이미지는 제록스에서 제작한 인포그래픽입니다. (이미지를 클릭하면 크게 볼 수 있습니다)

기업에서 비용을 절감하고 생산성을 높일 수 있는 ‘기회(Opportunity)’들을 나타내는 것이지요. 이미지에 나온 수치들을 자세히 한 번 살펴볼까요?

 

문서 출력과 관련된 다양한 이슈가 있을 수 있겠죠. 업무 특성상 문서 출력량이 굉장히 많은데 출력 속도가 분당 10매급 프린터를 쓰고 있다거나, 팩스 사용량이 많은데 스팸 팩스가 많이 들어와서 정작 중요한 팩스 문서 찾는데 시간을 허비한다거나.. 이런 자잘한 시간들도 결국 다 비용인데 말입니다.

 

직원이 1명이면 4,200장, 100명이면 420,000장, 1000명이면 4,200,000장입니다. A4 용지 1박스(2,500장) 기준으로 계산하면 무려 1,680박스!! 

 

사진출처: flickr by QuinnDombrowski 

무분별한 인쇄는 피하세요~ 

 총 매출의 2%라면 어마어마한 비용입니다. 매출이 1천억 규모의 회사라면 연간 20억을 쓰고 있는 것이니까요. 문제는 대부분의 기업이 문서 출력 관련 비용으로 얼마를 쓰고 있는지조차 제대로 파악하고 있지 못하다고 하네요. 

 

핵심 기술이 담긴 문서, 고객 정보가 담긴 문서 등 기밀 문서에 대한 관리가 제대로 이루어지지 않아 유출 사고가 발생하면 그 피해 규모는 예측하기 힘들 정도입니다. 하지만 문서 보안에 대해 체계적인 시스템을 가지고 있는 기업이 아직은 그렇게 많지 않은 것 같습니다 

 

다시 말해 기업의 문서 환경을 기업의 사업 또는 업무 특성에 맞게 개선하면 그만큼 큰 효과를 볼 수 있다는 것이겠죠? 

 

사진출처:flickr by mikecogh 

 

 요즘 모바일 기기로 업무를 보는 분들 많으시죠? 하지만 기업들의 시스템이 아직 모바일 근무 환경에 적합하게 갖춰져 있지는 않은 것 같습니다. 앞으로 모바일 워커가 더욱 증가할 것이 자명한 만큼, 직원들의 업무 효율성 및 생산성 향상을 위해 모바일로 문서 업무를 처리할 수 있는 환경 구축이 더욱 중요해질 것 같습니다.

 

급히 문서를 출력해야 하는데 갑자기 프린터가 고장나거나 토너가 떨어지면 멘붕! 그래서 후지제록스는 기기의 상태를 실시간으로 모니터링해서 장애 발생이나 토너의 잔량이 얼마 남지 않은 게 확인되면 미리 조치해드리는 서비스를 제공하고 있어요.

 

사진출처:flickr by surekat

인쇄하려고? 잘 생각해봐~

 

회사에 잘 쓰지 않는 프린터들이 널려 있지 않나요? 불필요한 프린터만 없애도 전력 낭비를 크게 줄일 수 있다고 합니다.

이런 과제들은 MPS(Managed Print Services)와 같은 문서관리 아웃소싱 서비스를 통해 어느 정도 해결할 수 있는데요, 궁금하신 분들은 색콤달콤에서 MPS로 검색해서 보시거나, 아래 글들을 참고하시면 도움이 될 것 같습니다^^ 

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제이미 | 이미정 홍보팀 안녕하세요? 한국후지제록스 홍보팀 이미정입니다. 멋진 음악으로 세상과 소통하는 재즈 뮤지션 제이미 컬럼과 맛있는 요리로 사람들에게 즐거움을 주는 매력적인 요리사 제이미 올리버를 좋아합니다. 각자가 가진 능력으로 세상을 이롭게하는 두 ‘제이미’들처럼, 저 또한 색콤달콤을 통해서 여러분과 재미있게 소통하고, 유익한 정보를 드리고 싶습니다^^*

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