중소기업도 문서관리 서비스가 되나요? <1탄>

 
안녕하세요? 색콤달콤에 게스트 필진으로 참여하게 된 윤민형이라고 합니다. 저는 한국후지제록스에서 Solution & Process Consulting을 담당하고 있습니다. 
 
여기서 말하는 솔루션과 프로세스는 물론 문서관리에 대한 것입니다. 그 동안 금융, IT, 제조, 서비스 등 다양한 업종의 컨설팅을 해오고 또 많은 고객들을 만나보았는데요, 그 과정에서 많이 들었던 얘기 중 하나가 바로 “중소기업에서도 문서관리 솔루션 및 서비스가 가능하나요?”라는 질문이었습니다. 
 
이 질문에 대한 답변은.. “물론 됩니다!”
 
중소기업(SMB)시장에서 전자문서관리시스템(EDMS)을 도입하려면 비용 때문에 좌절하는 경우가 많습니다. 중소기업 시장을 대상으로 나온 EDMS라도 보통 천 만 단위의 비용이 소요되기 때문이지요.
 
그래서 저희는 중소기업에서도 무리 없이 EDMS를 사용할 수 있도록 EDMS의 라이트 버전을 개발했습니다. 바로 Light EDMS, 줄여서 LDMS 입니다. 
 
이 서비스는 후지제록스의 복합기를 사용하고 계신 고객을 대상으로 고객이 만족하실 만한 가격에 전자문서관리시스템인 LDMS를 구축 및 서비스해 드리고 있습니다.
 
혹시 전자문서 관리에 관심이 있으시면 비용에 대한 걱정은 이제 떨쳐버리셔도 됩니다!^^ 
할까.. 말까.. 고민하고 계시는 분들을 위해 LDMS가 어떤 문제점들을 해결해줄 수 있는지 다음과 같이 소개해드리겠습니다. 
 
1. 넘쳐나는 종이 문서, 해결할 수 있는 방법 없나요?
지금은 문서가 대부분 전자데이터화 돼서 한 층 가까이 서류로만 가득차 있는 서류고를 보기 쉽지 않죠. 하지만, 아직도 보안상이라는 이유로 꼭 종이 문서로 업무를 해야 하는 경우가 있습니다. 이렇게 쌓이고 쌓인 종이 문서는 많은 공간을 차지하게 되고, 또 필요한 문서를 찾기 위해서 귀한 시간을 쏟게 만들죠.
 

 

 

이 안에서 필요한 하나의 문서를 찾는 데 걸리는 시간은?
이미지 출처 : flickr by doug w w  
특히 팩스를 많이 쓰는 물류업과 같은 곳에서는 업무상으로 만든 서류뿐 아니라 각종 스팸 팩스로도 비용이 낭비되죠. 그래도 아마 가장 괴로운 건 다른 팩스에 밀려 받아야 할 팩스를 못 받는 일이 다반사라는 거! 
 
 
2. 데이터 공유를 좀 더 효율적으로 할 수 있는 방법 없을까요?
지사가 있는 회사의 경우, 본사와 지사의 데이터 공유가 참 불편하죠. 필요한 자료가 무엇인지 확인해서 자료를 가지고 있는 사람이 웹하드에 올려서 다운받을 수 있도록 해야 하는 이 긴 과정을 하나로 압축시킬 수는 없을까요?

 

 

랜선은 연결되어 있지만 문서는 연결되어 있지 않아요 ㅠㅠ
이미지 출처 : flickr by Markus Reinhardt
이메일로 보내자면 용량이 너무 큰 메일은 잘 가지도 않구요. 그렇다고 USB 드라브에 담아서 우편으로 보내는 건.. 좀 그렇지요? ^^;
문서를 스캔할 때에도 마찬가지입니다. 과정이 너무 길죠. 문서를 스캔할 수 있는 PC로 가서 스캔 해야죠, 스캔해서 개인 PC로 보내야죠, 그거 받아서 또다시 공유 설정이 되어 있는 곳으로 파일을 옮겨야죠. 아.. 생각만 해도 번거롭지 않으세요?
 
 
3. 보안상 안전하게 문서를 관리할 수 있는 방법이 없을까요?
어떤 업무를 담당하던 사원이 퇴사를 하게 된 경우, 그런데 만약 이 사원이 회사 내부 문서를 가진 채로 퇴사했다면? 아니면 문서 공유가 제대로 되어 있지 않아 관련 업무의 인수인계가 누락되었다면? 정말 끔찍하다 라고밖에 할 수 없는 상황이죠. ㅠㅠ
 

 

 

문서에도 자물쇠가 필요한 세상
이미지 출처 : flickr by seth.w
그리고 문서의 보안은 내부에서도 매우 중요하잖아요. 담당자가 아닌 사람이 문서를 허가없이 열람할 수 있는 것은 어떤 회사에서라도 꺼리는 문제니까요. 
 
 
만약 회사에서 위와 같은 문제점을 가지고 있으시다면 LDMS 도입을 고려해보세요. 문서 관리의 신세계가 열리실 겁니다 :> 
 
문서 정보는 회사의 귀중한 자산입니다. 지금부터 진정한 관리를 해 보세요.
 
그럼 다음 포스팅에서는 LDMS의 기본 기능에 대해 설명해드리도록 하겠습니다. 중소기업도 문서관리 서비스가 되나요? <2탄>으로 곧 찾아뵙겠습니다!
 

윤민형 | Solution & Process Consulting 안녕하세요 윤민형입니다. 요즘 LDMS에 푹 빠져 살고 있습니다. 정말 무언가에 푹 빠져 살고 싶은 계절입니다. 푹푹 찌는 날씨!!! 이래서 장가가겠습니까?

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

18 Comments

  1. 공릉동키말하길

    님의 모습이 무언가에 푸~욱 빠져있는것처럼 보입니다. 뭔가에 집중하는 것처럼 멋있는게 없지요.. 자주 방문하여 님의 글을 찾아보겠습니다. 건승하십시요.

    • 하늘과 주인말하길

      저의 첫 블로그에 첫 댓글ㅠㅜ 감사합니다.
      저를 지켜봐 주신다니 공릉동키님을 저의 스토커로 임명합니다. 꼭 방문할 때 좋은 느낌 드릴게요^^

  2. 하늘과 주인말하길

    안녕하세요 필자입니다.
    읽어보시고 댓글로 궁금한 것 물어보시면 입에 침이 마르도록 재밌게 설명해드릴게요.
    무엇이든지 물어보세요. 돈 드는 것도 아닌데!!!!~~~!!!!ㅋㅋㅋ
    아 정말 비가 쏟아지는 나날이군요. 시원해서 좋기는 합니다.

  3. 후배님말하길

    흠…LDMS에 빠져서 사시는 모습이 멋지십니다…저도 많이 알려주십시요..^^
    그리고………장가는 언제쯤..?? ^^;;

  4. 후배님말하길

    아 그리고 이글 제 블로그에도 올리겠습니다…LDMS에 대해서 많이 알수 있으면 좋겠습니다..^^ 민형선배님 화이팅~!

    • 하늘과 주인말하길

      후배님!!!감사해요. 장가는 후배님께서 보내주시는 걸루 알고 있는데. 사실 LDMS보다 결혼이 더 중요합니다. 그런데 누구???

  5. 무한지원말하길

    요즘 뭐하시나 했더니 일은하시는 군요! ㅋㅋ
    뒤에서 열심히 지원사격 하겠으니 목표를 위하여 화이팅 입니다!!

    • 하늘과 주인말하길

      오랫만에 일하려니 적응이 안되네요. 지원사격을 하시겠다는건? 저의 뒤통수를 칠수도 있겠군요. 뒤를 보면서 일해야겠습니다. 도움 감사합니다.

  6. 다솔말하길

    문서관리가 이런거군화~
    좋은 정보 감사합니다.

    • 하늘과 주인말하길

      몇 일 전에 문서를 신나게 만들고 있는데 아니 왠걸 똑같은 자료를 누군가가 만들어 놨더군요. 그런데 공유가 안되 모르고 작업하고!!!내 아까운 시간…그 시간에 결혼 작업을 할 것을 ……………….이럴때 문서관리가 필요한 것 같습니다. 당해봐야 아는 세상ㅠㅜ

  7. 동기말하길

    LDMS 멋져~ LDMS의 고수님. 내용까지 확인.

  8. 하얀불꽃말하길

    훗~~ LDMS 연재물을 만들고 계셨군요.. ^^
    좋은 내용으로 이어가시길~~ ㅋㅋ
    근데.. 몇 탄까지 나오나요??

    • 하늘과 주인말하길

      몇 탄이 없어요. 그냥 쭈욱 써야 할 듯합니다.
      자주 놀러와 주세요…몇 탄까지 할까요? 내 나이 만큼만 써야지요. 24탄까지…

  9. 숯불갈비1말하길

    네이버 블로그에 등록이 되어 있네요. 항상 멋있게 사는 모습 보기 좋네요. LDMS 화이팅!, 민형장가 화이팅!

  10. 고독한야수말하길

    문서관리는 정말 알려고 하면 할수록 어려운 듯…

    기업에서는 비용 줄인다고 인력관리 빠듯하게 하고
    하드웨어, 소프트웨어 도입으로 개인당 업무범위와 양이
    옛날에 비해 몇 배씩 늘어나면서 문서 관리도 점점 고민되는 세상이에요

    이런 고민을 풀어줄 수 있는 소프트웨어가 있으면 정말 좋겠어요.

  11. 육아휴직복귀자말하길

    LDMS의 가격도 명시하시지 그러셨어요…깜놀하실텐데.
    정말…객관적으로 합리적이고 우수한 소프트웨어입니다

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