중소기업도 문서관리 서비스가 되나요? <1탄>

 
안녕하세요? 색콤달콤에 게스트 필진으로 참여하게 된 윤민형이라고 합니다. 저는 한국후지제록스에서 Solution & Process Consulting을 담당하고 있습니다. 
 
여기서 말하는 솔루션과 프로세스는 물론 문서관리에 대한 것입니다. 그 동안 금융, IT, 제조, 서비스 등 다양한 업종의 컨설팅을 해오고 또 많은 고객들을 만나보았는데요, 그 과정에서 많이 들었던 얘기 중 하나가 바로 “중소기업에서도 문서관리 솔루션 및 서비스가 가능하나요?”라는 질문이었습니다. 
 
이 질문에 대한 답변은.. “물론 됩니다!”
 
중소기업(SMB)시장에서 전자문서관리시스템(EDMS)을 도입하려면 비용 때문에 좌절하는 경우가 많습니다. 중소기업 시장을 대상으로 나온 EDMS라도 보통 천 만 단위의 비용이 소요되기 때문이지요.
 
그래서 저희는 중소기업에서도 무리 없이 EDMS를 사용할 수 있도록 EDMS의 라이트 버전을 개발했습니다. 바로 Light EDMS, 줄여서 LDMS 입니다. 
 
이 서비스는 후지제록스의 복합기를 사용하고 계신 고객을 대상으로 고객이 만족하실 만한 가격에 전자문서관리시스템인 LDMS를 구축 및 서비스해 드리고 있습니다.
 
혹시 전자문서 관리에 관심이 있으시면 비용에 대한 걱정은 이제 떨쳐버리셔도 됩니다!^^ 
할까.. 말까.. 고민하고 계시는 분들을 위해 LDMS가 어떤 문제점들을 해결해줄 수 있는지 다음과 같이 소개해드리겠습니다. 
 
1. 넘쳐나는 종이 문서, 해결할 수 있는 방법 없나요?
지금은 문서가 대부분 전자데이터화 돼서 한 층 가까이 서류로만 가득차 있는 서류고를 보기 쉽지 않죠. 하지만, 아직도 보안상이라는 이유로 꼭 종이 문서로 업무를 해야 하는 경우가 있습니다. 이렇게 쌓이고 쌓인 종이 문서는 많은 공간을 차지하게 되고, 또 필요한 문서를 찾기 위해서 귀한 시간을 쏟게 만들죠.
 

 

 

이 안에서 필요한 하나의 문서를 찾는 데 걸리는 시간은?
이미지 출처 : flickr by doug w w  
특히 팩스를 많이 쓰는 물류업과 같은 곳에서는 업무상으로 만든 서류뿐 아니라 각종 스팸 팩스로도 비용이 낭비되죠. 그래도 아마 가장 괴로운 건 다른 팩스에 밀려 받아야 할 팩스를 못 받는 일이 다반사라는 거! 
 
 
2. 데이터 공유를 좀 더 효율적으로 할 수 있는 방법 없을까요?
지사가 있는 회사의 경우, 본사와 지사의 데이터 공유가 참 불편하죠. 필요한 자료가 무엇인지 확인해서 자료를 가지고 있는 사람이 웹하드에 올려서 다운받을 수 있도록 해야 하는 이 긴 과정을 하나로 압축시킬 수는 없을까요?

 

 

랜선은 연결되어 있지만 문서는 연결되어 있지 않아요 ㅠㅠ
이미지 출처 : flickr by Markus Reinhardt
이메일로 보내자면 용량이 너무 큰 메일은 잘 가지도 않구요. 그렇다고 USB 드라브에 담아서 우편으로 보내는 건.. 좀 그렇지요? ^^;
문서를 스캔할 때에도 마찬가지입니다. 과정이 너무 길죠. 문서를 스캔할 수 있는 PC로 가서 스캔 해야죠, 스캔해서 개인 PC로 보내야죠, 그거 받아서 또다시 공유 설정이 되어 있는 곳으로 파일을 옮겨야죠. 아.. 생각만 해도 번거롭지 않으세요?
 
 
3. 보안상 안전하게 문서를 관리할 수 있는 방법이 없을까요?
어떤 업무를 담당하던 사원이 퇴사를 하게 된 경우, 그런데 만약 이 사원이 회사 내부 문서를 가진 채로 퇴사했다면? 아니면 문서 공유가 제대로 되어 있지 않아 관련 업무의 인수인계가 누락되었다면? 정말 끔찍하다 라고밖에 할 수 없는 상황이죠. ㅠㅠ
 

 

 

문서에도 자물쇠가 필요한 세상
이미지 출처 : flickr by seth.w
그리고 문서의 보안은 내부에서도 매우 중요하잖아요. 담당자가 아닌 사람이 문서를 허가없이 열람할 수 있는 것은 어떤 회사에서라도 꺼리는 문제니까요. 
 
 
만약 회사에서 위와 같은 문제점을 가지고 있으시다면 LDMS 도입을 고려해보세요. 문서 관리의 신세계가 열리실 겁니다 :> 
 
문서 정보는 회사의 귀중한 자산입니다. 지금부터 진정한 관리를 해 보세요.
 
그럼 다음 포스팅에서는 LDMS의 기본 기능에 대해 설명해드리도록 하겠습니다. 중소기업도 문서관리 서비스가 되나요? <2탄>으로 곧 찾아뵙겠습니다!
 

윤민형 | Solution & Process Consulting 안녕하세요 윤민형입니다. 요즘 LDMS에 푹 빠져 살고 있습니다. 정말 무언가에 푹 빠져 살고 싶은 계절입니다. 푹푹 찌는 날씨!!! 이래서 장가가겠습니까?

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

18 Comments

  1. 공릉동키 댓글:

    님의 모습이 무언가에 푸~욱 빠져있는것처럼 보입니다. 뭔가에 집중하는 것처럼 멋있는게 없지요.. 자주 방문하여 님의 글을 찾아보겠습니다. 건승하십시요.

    • 하늘과 주인 댓글:

      저의 첫 블로그에 첫 댓글ㅠㅜ 감사합니다.
      저를 지켜봐 주신다니 공릉동키님을 저의 스토커로 임명합니다. 꼭 방문할 때 좋은 느낌 드릴게요^^

  2. 하늘과 주인 댓글:

    안녕하세요 필자입니다.
    읽어보시고 댓글로 궁금한 것 물어보시면 입에 침이 마르도록 재밌게 설명해드릴게요.
    무엇이든지 물어보세요. 돈 드는 것도 아닌데!!!!~~~!!!!ㅋㅋㅋ
    아 정말 비가 쏟아지는 나날이군요. 시원해서 좋기는 합니다.

  3. 후배님 댓글:

    흠…LDMS에 빠져서 사시는 모습이 멋지십니다…저도 많이 알려주십시요..^^
    그리고………장가는 언제쯤..?? ^^;;

  4. 후배님 댓글:

    아 그리고 이글 제 블로그에도 올리겠습니다…LDMS에 대해서 많이 알수 있으면 좋겠습니다..^^ 민형선배님 화이팅~!

    • 하늘과 주인 댓글:

      후배님!!!감사해요. 장가는 후배님께서 보내주시는 걸루 알고 있는데. 사실 LDMS보다 결혼이 더 중요합니다. 그런데 누구???

  5. 무한지원 댓글:

    요즘 뭐하시나 했더니 일은하시는 군요! ㅋㅋ
    뒤에서 열심히 지원사격 하겠으니 목표를 위하여 화이팅 입니다!!

    • 하늘과 주인 댓글:

      오랫만에 일하려니 적응이 안되네요. 지원사격을 하시겠다는건? 저의 뒤통수를 칠수도 있겠군요. 뒤를 보면서 일해야겠습니다. 도움 감사합니다.

  6. 다솔 댓글:

    문서관리가 이런거군화~
    좋은 정보 감사합니다.

    • 하늘과 주인 댓글:

      몇 일 전에 문서를 신나게 만들고 있는데 아니 왠걸 똑같은 자료를 누군가가 만들어 놨더군요. 그런데 공유가 안되 모르고 작업하고!!!내 아까운 시간…그 시간에 결혼 작업을 할 것을 ……………….이럴때 문서관리가 필요한 것 같습니다. 당해봐야 아는 세상ㅠㅜ

  7. 동기 댓글:

    LDMS 멋져~ LDMS의 고수님. 내용까지 확인.

  8. 하얀불꽃 댓글:

    훗~~ LDMS 연재물을 만들고 계셨군요.. ^^
    좋은 내용으로 이어가시길~~ ㅋㅋ
    근데.. 몇 탄까지 나오나요??

    • 하늘과 주인 댓글:

      몇 탄이 없어요. 그냥 쭈욱 써야 할 듯합니다.
      자주 놀러와 주세요…몇 탄까지 할까요? 내 나이 만큼만 써야지요. 24탄까지…

  9. 숯불갈비1 댓글:

    네이버 블로그에 등록이 되어 있네요. 항상 멋있게 사는 모습 보기 좋네요. LDMS 화이팅!, 민형장가 화이팅!

  10. 고독한야수 댓글:

    문서관리는 정말 알려고 하면 할수록 어려운 듯…

    기업에서는 비용 줄인다고 인력관리 빠듯하게 하고
    하드웨어, 소프트웨어 도입으로 개인당 업무범위와 양이
    옛날에 비해 몇 배씩 늘어나면서 문서 관리도 점점 고민되는 세상이에요

    이런 고민을 풀어줄 수 있는 소프트웨어가 있으면 정말 좋겠어요.

  11. 육아휴직복귀자 댓글:

    LDMS의 가격도 명시하시지 그러셨어요…깜놀하실텐데.
    정말…객관적으로 합리적이고 우수한 소프트웨어입니다

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