봄 맞이 사무실 정리, 사무실에서 가장 정리가 필요한 곳은 어디일까?

절대 끝나지 않을 것처럼 추운 겨울도 3월의 봄바람을 타고 훨훨 날아가는 듯 합니다. 한기가 조금씩 풀려가서 그런지 요즘, 여기저기 봄맞이 사무실 정리를 하고 계신 분들이 많은 듯 한데요. 

사무실 곳곳에 숨은 묵은 때^^;;; ‘지지’가 따로 없네요!

이미지 출처 : Flickr by LifeSupercharger

사무실에서 가장 정리가 필요한 부분은 어디일까요? 음.. 제 생각에는 물론 저의 책상(…)부터가 문제겠지만, (^^;;;;) 역시 비용이나 에너지부분이 아닐까 싶습니다. 환경이야 ‘청소’하면 어느 정도 정리가 되지만 비용이나 에너지는 계획적으로 정리를 하지 않으면 정리가 되지 않기 때문입니다.

무역회사인 M사는 최근 사무실 비용의 묵은 때를 벗었다고 전해왔는데요, 비용에 낀 묵은 때 벗기는 법, 지금부터 소개해드리도록 하겠습니다.

이면지와 파지는 아껴야 한다는 걸 알면서도 좀처럼 아껴지지 않는다는 것, 여러분도 깊이 공감하고 있을 거라 생각됩니다. (때로는 이면지가 문서보다 훨씬 많이 나올 때도 있지요^^;;) 지긋지긋한 이면지!! 어떻게 하면 줄일 수 있을까요?

자고로 불필요한 이면지는 토끼밥으로 주는 것! …..은 아니고요^^;;;

이미지 출처 : Flickr by makzu

> M사의 해답

회의실 1개를 ‘페이퍼리스 오피스’로 지정해두고, 해당 회의실에서는 전자문서만 사용할 수 있도록 하였습니다. 그리고 이 회의실을 가장 많이 사용한 직원에게 부상을 주고 있죠. ^^ 처음에는 반신반의하던 직원들도, 종이문서보다 어른패드(!)로 회의를 하는 것이 훨씬 간편하다며 만족해 하고 있습니다. 이젠 본인들이 솔선수범해서 구글 드라이브 문서 등도 스스로 사용하며 페이퍼리스에 앞장서고 있네요. 🙂

사무실에서 가장 많은 비용과 에너지가 소모되는 부분은 어디일까요? 컴퓨터라고 생각하시겠지요? 물론 틀린 말은 아닙니다.. 하지만! 컴퓨터는 한번 사놓으면 몇 년은 두고두고 쓸 수 있죠. 소모품도 필요 없고요. …네, 이 정도면 아시겠죠? 사무실에서 가장 많은 전력을 잡아먹는 사무기기는 바로 복합기입니다..^^; 무려 사무실 사용 전력 전체 비율의 70%나 차지한다고 하네요.

복합기는 전력 낭비의 주범? 글쎄요^^;;;

이미지 출처 : Flickr by Yo Spiff

> M사의 해답

M사는 무역회사다 보니 당연히 문서가 많이 오갑니다. 이 말은 즉, 컴퓨터와 복합기 사용률 역시 높다는 것이죠. 그래서 새는지도 모르는 사이에 줄줄이 나가는 비용이 많았습니다. 그렇다고 컴퓨터나 복합기를 아예 쓰지 않을 수도 없는 노릇이었죠. 그래서, M사는 복합기를 바꾸기로 했습니다. 전력소비율을 눈에 띄게 절감할 수 있는 복합기로 말이죠. (예를 들면, 후지제록스의 아페오스포트-IV 모델과 같은 제품들이랄까요~? ^ㅅ^)

보통 복합기의 절전모드를 해제할 때 복합기는 내부의 프린트, 엔진, 스캐너, 트레이들을 구동시킵니다. (복합기를 켜면 위잉~소리가 나는 이유가 바로 이때문이죠!) 하지만 전체 기능을 구동시키기 전에 제어판에서 원하는 기능을 선택하여 구동시킬 수 있는 복합기를 사용한다면, 전력소비를 70%절감할 수 있는 데다가 소음까지 53%나 절감할 수 있다고 하네요. 복합기 하나 바꾸는 것 만으로도 벌써 비용 절감이 쏵~ 된 느낌이 들지요? 🙂

사실 비용절감을 실행해보신 분이라면 아시겠지만, 한번 절약한 비용을 계속 유지하기란 쉽지 않은 일입니다. 특히, 소모품은 하나하나 기록한다고 하더라도 누가, 언제, 얼마나 가져가는지도 한 눈에 알아보기 어렵죠. 

이미지 출처 : Flickr by francescomucio

> M사의 해답

한 기업에서 문서출력만으로 나가는 비용이 무려 전체 비용의 2%나 된다는 사실, 알고 계셨나요? 아무 생각없이 프린트 버튼을 눌렀을 뿐인데 사실은 이렇게 은근히 비용이 빠져나가고 있답니다. T~T 

이런 비용을 잡기 위해, M사는 문서관리 아웃소싱 서비스를 이용하고 있습니다. 문서의 보관부터 환경까지 개선해 주기 때문에 생산성도 향상시킬 수 있지만, 토너나 종이같은 소모품도 관리를 받지 않을 때에 비해 비용을 훨씬 더 절약할 수 있기 때문입니다. (구체적으로 얼마나 절약할 수 있는지 궁금하시다면, 새어나가는 비용을 인포그래픽으로 간단히 나타낸 이 글을 읽어보세요~)

이렇게 해서, M사는 문서로 나가는 비용의 묵은 때를 확- 벗었답니다. 거기에, 에너지와 소모품을 줄여 친환경 사무실로 한번 더 거듭났지요. ^^ 여러분의 사무실도 혹시 봄을 앞두고 여기 저기 끼어있는 이끼 같은 비용들을 털어내어 버리고 싶은가요? 그렇다면 의외로 답은 ‘절약’보다는 그 이상의 것에서 정리가 필요한 것일지도 모릅니다.

여러분께서 찍어주시는 손가락 한 번에 저는 하루종일 어깨춤을 춘답니다(^~^)/

zee안녕하세요, 20대 후반의 끝자락을 정신없이 달리고 있는 zee입니다. 부드럽고 따뜻한 커피보다 온 몸을 짜릿하게 만들 정도로 시원한 사이다를 더 좋아하는 어린 입맛의 소유자로, 색콤달콤에 시원한 탄산수처럼 톡톡 튀는 즐거운 소식을 전해드리고 싶습니다. 🙂 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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