기분 좋게 주고 흔쾌히 받는 협조문화 만들기

“장대리, 어제 제출한 보고서 출력좀 해줘요~”라는 지극히 일상적인 직장인의 말 한 마디. 하지만 이 한 마디에 알게 모르게 기분이 상할 때가 있죠. 원활한 업무 협조를 위해서는 요청을 할 때, 요청을 받을 때 필요한 노하우를 한국후지제록스 사내보와 함께 알아보세요.

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직장인 배지를 달고 일 년, 이 년 지나다보면 업무 협조를 받느라 애를 먹었던 사연 하나쯤은 가지고 있기 마련이다. 협조를 받아내더라도 어딘지 모르게 유쾌하지 않은 승낙에 마음 한 구석이 편하지만은 않은 상황도 있다. 그만큼 부서 간의 협력이 ‘어려운 문제’가 되었기 때문. 기분 좋게 요청하고 기꺼이 받아들이는 훈훈한 협조 분위기를 만들 방법은 없는 걸까.

원활한 업무 협조 분위기를 위해서는 무엇보다 부서가 서로 관심을 가지는 것이 급선무! 관심을 가지면 서로 궁금하게 되고, 궁금하다 보면 대화하게 되고 대화하다보면 소통하게 된다. 관심에서 우러나온 소통은 자연스럽게 서로에 대한 배려로 이어지고, 서로 도와가며 일하는 따뜻한 분위기도 함께 생성되기 마련이다. ‘내 일하기도 바쁜 직장 생활’이라는 생각보다는, 누구나 도움을 받을 일이 있으면 줄 일도 있고, 줄 일이 있으면 받을 일도 있다는 것을 잊지 말자. 

win-win을 위해 조금씩만 마음을 열고 서로의 이야기에 귀를 기울여 보자. 요청할 때 상대방에 대한 매너를 지켜 주는 젠틀퍼슨이 되는 것도 중요하다. 서로 조금만 배려하면 관심과 협조와 웃음 넘치는 훈훈한 업무 협조 분위기도, 남의 이야기만은 아니다.

업무 요청에 대한 배경을 설명하자

다짜고짜 “이것 좀 해주세요”는 곤란하다. 업무의 목적이 무엇인지, 어느 부서에서 시작된 것인지 등 기본적인 내용을 알려주면 상대방에게 업무를 공유하고, 함께 참여한다는 느낌을 줄 수 있다. 무턱대고 “이거 해 주세요”는 자칫 무례해 보일 수 있고, 수용자를 당황하게 만들 수 있다.

구두보다는 정리된 문건으로 요청하자

구두로 요청하는 것보다는 정리된 문건을 제출하면 좀 더 공식적인 느낌을 줄 수 있다. 상대방이 공식적이라는 생각을 하면, 거절하기도 어려워질 수밖에 없다.

왜 ‘당신이어야 하는지’ 밝혀라

왜 당신이어만 하는지를 수용자에게 설명하자. 업무 요청을 거부하면서 내뱉는 멘트 중 하나가 “내가 왜”이다. 따라서 “저희 부서의 사업이지만 해당 파트의 전문가는 이쪽 부서이고, 전문가로서 능력이 사내에서 가장 우수하기 때문에”라는 식으로 어필하는 것도 좋다.

업무 마감 시간과 중요성을 어필하라

언제까지 일을 마쳐야 하는지 얼마나 급한 일인지를 밝혀야 한다. 일을 마치지 못했을 때 발생할 수 있는 상황도 함께 설명하는 것이 좋다. 부족한 설명으로 인해 일이 지연되어 문제가 생길 경우 다음 업무 협조에 지장이 생기기 때문이다.

꼼꼼하게 정리한 자료는 덤!

수용자가 자료를 요청하기 전에 가능한 자료들을 미리 챙겨주자. 일을 꼼꼼히 하고 잘한다는 인상도 수용자가 협조에 응하기엔 플러스 요인이다. 의문사항이 생기면 누구에게 이야기하면 되는지도 함께 전달하자.

역지사지, 서로의 입장에서 생각하기

내가 속한 부서가 하는 일만 대단하고, 바쁘고, 힘들다고 생각한 적은 없는지, 타 부서가 진행하는 일을 폄하한 적은 없는지 반성해보자. 타 부서 직원들은 내가 못하는 일을 하는 사람이다. 언젠가는 도움이 필요할 사람이기도 하다. 다른 직원이 내 도움을 필요로 하듯이, 나도 다른 부서의 도움이 필요한 날이 반드시 온다.

편견은 접어두고

혹시 과도한 업무 협조 요청이라 해도, 듣고 나서 판단해도 늦지 않다. 업무 협조는 다 귀찮고 성가시다는 편견을 버려야 한다. 협조해 준 업무에서도 충분히 내 기량이 발휘되고 인정받을 수 있다는 사실을 기억하자. 편견을 버리고 상대가 요청하는 내용에 귀 기울여보자.

기분 좋게 요청하고 수락하는 협조문화를 만드는 데 가장 중요한 것은 대화와 소통이다. 소통하는 대화란 ‘내가 하고 싶은 말을 상대방이 이해하고 느끼도록’ 하는 것이다. 상대방의 감정을 상하게 하는 말은, 하지 않는 것만 못하다.

한국후지제록스 사내보 에디터 서영화

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