세이브맨 진대리, 줄줄 새는 사무실 문서 비용을 막아라!

 

H사 경영지원부의 쾌남 진대리는 사내에서 일등 신랑감으로 소문이 나 있습니다. 화통하고 남자다운 용모에 예의도 바르고. 거기에 경영지원부 출신답게 돈 관리도 잘 하는 – 말 그대로 “머리부터 발끝까지 완벽해, 그야말로 Perfect”한 남자죠. 그런데, 진대리가 이렇게 사내 킹카(^^;;)로 인정받을 수 있었던 데에는 특별한 이유가 있었습니다. 바로, 지난 반기 때 사내 문서 비용을 1/3 수준으로 줄이는 데 큰 공헌을 했기 때문입니다. 

 

문서로 대부분의 일을 처리하는 H사는 매해 ‘문서 출력 비용 절감’이 목표였음에도 뚜렷한 성과를 얻지 못해 왔는데, 그 일을 진대리가 해낸 거죠. 진대리의 기깔나는 절약법! 여러분께도 살~짝 소개드리겠습니다.

 

 

 

 

흔히 우리가 회사에서 소모품을 이용할 때에는 TCO(Total Cost of Ownership:자산을 구입하여 폐기할 때까지 드는 비용)가 따르기 마련입니다. 이 TCO가 좀처럼 절약되지 않는 이유는 무엇일까요? 바로 TCO가 보이는 것에 비해 보이지 않는 부분에서 더욱 많이 빠져나가기 때문입니다.

 

 

예를 들어 종이의 경우, 일반적으로 사용되는 종이 값은 별로 들지 않지만 만약 이 중요한 문서를 잃어버렸거나, 유출되었거나, 실수로 훼손했다면? 그 비용은 단순한 종이 값 이상이 되죠. 어쩌면 천문학적인 비용을 잃는 것이나 마찬가지가 됩니다. 그래서? 저는 회사에 ‘복합기와 전자문서를 적극 활용하자’고 제안했습니다. 종이 값도 아낄 수 있고, 보안도 강화할 수 있으니 일석이조죠. 

 

 

 

 

아마도 여러분은 복합기는 기본적으로 종이를 출력하는 기계인데, 어떻게 TCO가 늘면 늘었지 줄어들 수가 있느냐며 의아해 하실 겁니다. 하지만, 기본적으로 여러분의 사무실 복합기엔 TCO를 줄일 수 있는 4가지 비밀이 숨겨져 있답니다.

 

 

사용량제한에 의한 절감
– 복합기 사용 시 사원카드 인증을 통해 출력하도록 하여 인증받지 않은 사람의 출력을 방지할 수 있습니다.
– 개인별, 부서별 사용량 및 권한을 제어하여 출력량을 조절할 수 있습니다.
– 복합기의 컬러기능을 비활성화시켜서 토너를 절약할 수 있습니다.
 
전자문서화에 의한 절감
– 문서를 전자문서로 저장하여 출력을 억제하고,    문서의 작성부터 소멸까지 모든 과정을 관리할 수 있습니다.
– 이미 출력된 종이서류도 전자문서화하여 저장할 수 있고, 관리 및 보관이 쉽습니다.
– 전자팩스를 이용하여 불필요한 팩스 비용을 줄일 수 있습니다.
 
집계관리에 의한 절감
– 출력량을 파악 및 분석하여 출력비용에 대한 예산을 조절할 수 있습니다.
– 출력기기를 사용할 때마다 기록이 남아 개인적인 문서의 출력을 억제할 수 있습니다.
 
문서보안에 의한 절감
– 문서를 이미지로 저장하여 기밀문서 출력을 방지하고 무단도용을 막을 수 있습니다.
 
…헥, 헥. 여기에 다 소개 드리기 모자랄 정도로 이렇게나 많은 비용을 절약할 수 있습니다! 문서를 사용하면서도 새삼 모르고 계셨던 부분이죠? ^^ 저는 이 중에서 특히 전자문서 사용 캠페인을 전사적으로 실시하여 톡톡한 효과를 보았지요^~^

 

 

 

 

여기에 한가지 팁을 더 드리겠습니다. 사무실에서 둘째가라면 서러울 정도의 전력량을 소모하는 복합기가 환경을 지킨다니? 이쯤 되면 더욱 의아하실 겁니다. 하지만, 여러분이 의아한 이유는 바로 사무실 복합기를 ‘복합기’가 아닌 ‘복사기’로 생각하는 데서 출발합니다. 그저 종이를 뽑고, 전기를 잡아먹는 기계로만 생각하면 당연히 그렇게 생각하시는 게 맞겠죠.

 
하지만, 이산화탄소 배출량이 낮고 재활용이 가능한 친환경 복합기를 사용한다면? 이야기가 달라집니다. 저희 회사는 최근 바이오매스 플라스틱으로 만든 후지제록스 복합기로 바꿨더니 사무실 환경까지 달라진듯한 기분이 들었답니다.
 

 

어떻습니까? 그 동안 애물단지로만 느껴졌던 복합기가 달리 보이지 않나요? 달리 보이기 시작했다면 여러분도 벌써 TCO절감의 길로 한걸음 더! 가까이 다가서신것이나 다름 없습니다. 여러분도 회사의 복합기를 “복합적으로” 사용하셔서 진대리처럼 똑(!)소리나는 절감을 실현해보세요~
 
 
똑 소리나는 사무실 비용 절감 비법, 도움 되셨다면 손가락 꾸~욱!

 

zee안녕하세요, 20대 후반의 끝자락을 정신없이 달리고 있는 zee입니다. 부드럽고 따뜻한 커피보다 온 몸을 짜릿하게 만들 정도로 시원한 사이다를 더 좋아하는 어린 입맛의 소유자로, 색콤달콤에 시원한 탄산수처럼 톡톡 튀는 즐거운 소식을 전해드리고 싶습니다. 🙂

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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