보다 스마트해진 서울시, 182억원의 비용절감과 종이사용량 30% 절감 배경은?

 

그 동안 색콤달콤에서 문서관리 아웃소싱 서비스의 ‘좋은 예’들을 몇 개 소개해드렸는데, 대부분이 해외 사례였죠.(두카티, 뉴욕메츠, 메리어트 호텔 등)

 

그래서 오늘은 국내 사례를 하나 소개해드리고자 합니다. 바로 ‘서울시‘입니다.  

 

서울시는 지난 2월 통합문서관리서비스(MPS)를 도입함으로써 182억 원의 비용절감과 종이 사용량 30% 이상의 절감 효과를 예상하고 있습니다. 뿐만 아니라, 클라우드 프린트, 공무원증과 지문 인증을 통한 문서보안 프린트, 전자팩스 솔루션 등으로 업무 생산성 또한 향상될 것으로 전망하는데요, 어떻게 이 모든 것이 가능해진 걸까요? 

 

 

 

기사 전문 보기

 

답은 MPS 입니다. MPS는 Managed Print Services의 약자로, 기업이나 기관의 문서환경 전반에 대한 컨설팅을 통해 복합기, 프린터와 같은 사무기기와 문서관리 솔루션을 최적의 형태로 구성해주고, 이에 대한 통합적인 관리까지 제공하는 서비스 입니다. 보통 일반기업에서는 MPS와 같은 새로운 서비스를 도입하는데 개방적인 반면 공공기관은 다소 보수적인 편입니다. 그런데 서울시가 공공기관 중 최초로 MPS를 도입한 것이지요. 

 

 

 

 

서울시는 작년 발표한 ‘공유도시, 서울’ 컨셉을 시청 사무실에서도 구현하고자 새로운 변화를 시도합니다. 바로 보다 스마트한 업무 환경 구축을 통해 ▲부서간 칸막이 행정을 없애고, ▲문서 환경을 효율화함으로써 ▲행정 서비스의 질을 높이는 것입니다.  

 

즉, 업무에 있어서 큰 비중을 차지하는 ‘문서’ 환경을 개선함으로써 직원들의 불필요한 행정력 낭비를 줄이고 그만큼 본연의 업무에 집중할 수 있도록 하는 것이지요. 

 

 

 

그럼 서울시의 문서환경은 MPS를 통해 어떻게 달라졌을까요? 

 

사무기기 대수 1/4로.. 공간비용만 80억원 절감

한국후지제록스는 우선 지난 9월 서울시 신청사의 문서환경에 대한 면밀한 조사와 분석을 통해 불필요한 사무기기들을 줄이고 배치를 최적화 함으로써 프린터, 복사기, 팩스, 스캐너 등 사무기기의 대수를 532대에서 139대로 줄였습니다. 2명 당 1대 꼴로 배치됐던 기기를 15명 당 1대 꼴로 재배치해, 공간 낭비는 물론이고 불필요한 문서 출력으로 인한 소모품 낭비, 대기전력 낭비 또한 줄인 것이지요. 

 

서울시는 신청사를 시작으로 서소문 청사, 사업소, 서울시 산하 투자출연기관까지 2015년까지 단계적으로 사무기기 감축을 추진해나가, 현재 보유 중인 7,839대의 사무기기를 2,264대로 줄인다는 계획을 가지고 있습니다. 이렇게 되면 기기 배치 공간 2,787㎡을 절약할 수 있는데, 이를 서울시 사무실 평균 임대료(㎡당 2,886,000원)로 환산하면 80억 원의 절감효과를 거두는 셈이라고 합니다. 또, 기기 감축과 통합구매로 인한 구매비용 8억원, 토너와 드럼 등 소모품 비용 8억원이 절감될 것으로 보고 있습니다.

 

사무실 어디에서나 출력하는 클라우드 프린트

기존에는 PC에서 출력 명령을 내리면 PC와 연결된 기기에서만 출력을 할 수 있었지만, 클라우드프린트 시스템을 통해 출력을 보낸 데이터를 원하는 때 신청사 어느 곳에서도 출력할 수 있게 되었습니다. 데이터를 개별 출력 기기가 아닌 중앙 서버로 전송하는 방식이기 때문에, 언제 어디에서든 인증만 하면 출력이 가능한 것이지요. 

 

 

인증은 공무원증이나 지문으로 하면 됩니다. 특히 기존에는 여러 사용자가 복합기를 함께 사용할 경우 문서 섞임이나 출력 후 찾아가지 않고 방치된 문서로 보안이 취약했으나, 인증을 통한 클라우드 프린트로 문서 보안도 강화되고 재출력으로 인한 토너와 종이 낭비 또한 방지할 수 있게 된 것입니다. 

 

또, 사용 중이던 복합기가 고장 나거나 다른 직원이 대량 인쇄를 하고 있는 경우에도 주변의 다른 복합기에서 바로 출력할 수 있고, 여러 가지 문서를 출력 전송한 후 원하는 때에 가서 한 번에 일괄 출력할 수도 있어 여러모로 편리합니다. 

 

팩스는 전자문서로 받아 PC에서 간편하게 확인 

팩스는 편리하기는 하지만 원치 않는 스팸팩스 등으로 생각보다 종이와 토너를 많이 낭비하게 되는데요, 전자팩스 솔루션은 팩스가 들어오면 출력 되기 전 미리 웹을 통해 내용을 확인하고 원하는 팩스문서만 출력할 수 있습니다. 

 

서울시에서 도입한 전자팩스 솔루션 또한 상대방이 보낸 종이팩스가 전자문서로 자동 변환돼 PC에서 확인할 수 있습니다. 송신할 때도 마찬가지로 굳이 종이 문서로 출력하지 않아도 PC에서 간편하게 보낼 수 있죠. 

 

 

 

그리고 문서 업무가 많은 서울시의 경우 스캔도 자주 사용하는 기능인데요, 스캔문서 e-mail 자동전송 기능이 있어, 스캔하면 사용자의 이메일로 스캔문서가 자동 전송되어 보다 편리하게 이용할 수 있습니다.  

 

실시간 기기 모니터링으로 고장 걱정 無

급히 출력을 해야 하는데 토너가 떨어졌다거나 복합기가 고장 나면 정말 당황스럽죠. 그래서 서울시는 ‘기기 실시간 모니터링 시스템’ 또한 도입했습니다. 바로 한국후지제록스가 원격 모니터링을 통해 복합기의 토너 잔량, 기기 장애 상태를 실시간으로 체크하는 것이지요. 이 시스템을 통해 토너가 떨어지거나 기기가 고장 났을 때 직원이 고객센터에 전화를 걸지 않아도, 한국후지제록스가 먼저 상황을 파악하고 신속히 처리해주기 때문에 직원들은 업무에만 집중할 수 있습니다.  

 

 

 

 

서울시는 MPS 도입에 앞서 직원 200여명을 대상으로 4개월간 시범 운영해 본 결과, 종이 사용량이 기존 사용량에 비해 32.4% 감소했고, 눈에 보이는 변화뿐 아니라 업무 효율성 및 편의성도 향상돼 직원들의 만족도가 높았다고 합니다. 

 

이러한 스마트 워크 환경 조성으로 서울시는 업무 효율성 향상은 물론이고, 사무기기 공유를 통한 구매 비용 절감 20억 원, 토너 등 소모품 비용 절감 19억 원, 기기 배치 감소로 인한 공간비용 절감 143억 원으로 연간 총 182억 원의 비용 절감 효과를 예상하고 있습니다.  

 

 

시민을 위한 행정, 열린 행정에 앞장서는 서울시가 이번 스마트 업무 환경 구축으로, 다시 한 번 타 공공기관의 모범 사례를 만들지 않을까 하는 생각이 듭니다 🙂  

 

서울시 MPS 인포그래픽

 

 

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제이미 | 이미정 홍보팀 안녕하세요? 한국후지제록스 이미정입니다. 보다 효과적으로, 즐겁게 커뮤니케이션 할 수 있는 방법에 대해 늘 고민하고 있는 홍보 담당자입니다. 2013년에도 색콤달콤을 통해 직장인 여러분과 즐겁게 소통하고, 함께 성장하고 싶습니다 🙂

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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