스마트 워크가 확산될수록 직장인들은 스캔을 많이 한다?

여러분은 평소에 복합기의 스캔 기능이나 스캐너를 자주 사용하시나요? 

저는 종이문서를 전자문서로 변환해 보관하거나, 다른 사람들과 공유해야 할 때 스캔 기능을 주로 이용합니다. 처음 홍보일을 시작했던 신입사원 시절에는 신문이나 잡지 기사를 스캔 하느라 밤을 꼬박 새운 적도 부지기수였죠. 그 시절을 생각하니 갑자기 눈에서 땀이 나네요..-_ㅠ

이미지 출처 : Flickr by theseanster93

지금은 분당 200매를(!!) 스캔하는 엄청난 복합기가 사무실에 있기도 하고, 스캔 작업은 막내 레이코씨에게.. 일임하였기 때문에 스캔 때문에 밤을 새울 일은 없습니다. 껄껄~ 혹시 스캔 작업이 많은 회사라면 후지제록스 복합기를 사용해보세요. 제가 홍보담당자라서가 하는 말이 아니라 진짜 스캔의 신세계를 맛보실 수 있을 듯. 분당 200매 스캔.. 초당 3페이지 이상을 스캔 하는 속도지요.   

후지제록스 복합기의 어메이징한 스캔 속도 영상

제가 스캔 이야기를 하는 것은 다름이 아니라, 직장인들 사이에 모바일 기기를 활용하는 스마트워크가 확산되면서 종이문서를 전자화하는 ‘스캔(scan)’ 기능의 이용도가 점점 증가하고 있다는 것입니다. 생각해보면 회사에는 PC와 서버에 저장된 전자문서도 많지만 종이문서의 양도 어마어마합니다. 캐비닛과 책상서랍, 그리고 책상 위에도 쌓여있는 저 문서들을 다 어쩔..

최근 스마트폰과 태블릿을 업무에 활용하거나 드롭박스와 같은 클라우드 서비스를 이용하는 직장인들이 많은데요, 이렇게 모바일 환경에서 일하기 위해서는 문서를 포함하는 모든 정보를 언제, 어디에서, 어떤 기기로든 활용할 수 있어야 합니다. 다시 말해, 회사에 산재해 있는 종이문서들 또한 모바일 기기로 확인하고 관리할 수 있어야 하는 것이지요. 

종이문서를 모바일 기기로 보려면 당연히 종이를 디지털화해야겠죠? 종이문서를 전자문서로 변환하기 위해 직장인들은 주로 복합기의 스캔 기능을 이용합니다. 시장조사기관 IDC에서 2012년에 발표한 보고서 ‘문서의 미래(The Future of Documents Global Survey)’에 따르면, 직장인들이 스캔하는 개인적인 또는 업무 관련 문서의 양이 급증하고 있다고 합니다. 기업이 업무 환경에 클라우드와 모바일을 도입하면서 직원들이 문서를 자발적으로 디지털화하고 있는 것이지요. 

그렇다면 스캔을 활용한 전자문서화의 장점에는 어떤 것이 있을까요? 

1. 종이문서가 차지하는 공간 절약 

종이문서는 생각보다 많은 공간을 차지합니다. 여러분의 회사를 생각해보세요. 문서파일로 가득찬, 먼지 냄새 나는 문서고가 떠오르지 않나요? 이 문서들만 전자화해도 그만큼의 공간을 세이브할 수 있습니다. 요즘 건물 임대료도 만만치 않은데 공간 절약이 곧 비용 절감이 될 수 있는 셈이지요. 

2. 효율적인 문서 검색 및 활용   

그렇다면 문서고를 가득 메운 수만장의 종이문서들 사이에서 내가 원하는 문서를 찾는다고 생각해보세요. 갑자기 아찔해집니다.. 종이문서를 스캔해 전자문서화 하면 OCR(광학문자인식) 기능으로 데이터화하기 때문에 내가 찾고 싶은 문서를 키워드로 검색해 손쉽게 문서를 찾고 활용할 수 있습니다. 종이문서에서 원하는 정보를 찾을 때의 시간 낭비를 생각해보면 훨씬 효율적이지요? 게다가 여러 사람이 문서를 공유할 수 있다는 장점도 있고요. 

3. 모바일 환경에서도 활용 가능 

앞서 설명 드렸던 것처럼 스마트 워크를 위해서는 어떤 정보든 모바일 기기와 클라우드에서 확인하고 활용할 수 있어야 합니다. 종이문서는 모바일 기기에서 볼 수 없지만 종이문서를 스캔한 전자문서는 볼 수 있지요 🙂

현재 회사에서 일정 부분을 차지하고 있는 종이문서들을 생각해보면, 스캔은 앞으로 더욱 중요한 기술이 되지 않을까 싶습니다. 여러분도 책상 위를 가득 메우고 있는 종이문서를 스캔해 전자문서로 보관해보세요. 깨끗한 책상을 유지하실 수 있을 듯! 🙂

그런 의미에서 추천 드리는 예전 포스트 하나.

우리 이대리가 달라졌어요 깨끗한 책상 만드는 전자문서 관리 소프트웨어

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2012/08/31 – 복합기와 문서관리에 대한 오해와 진실, “문서 출력은 꼭 PC로 해야한다?”

 


제이미 | 이미정 홍보팀 안녕하세요? 한국후지제록스 이미정입니다. 보다 효과적으로, 즐겁게 커뮤니케이션 할 수 있는 방법에 대해 늘 고민하고 있는 홍보 담당자입니다. 2013년에도 색콤달콤을 통해 직장인 여러분과 즐겁게 소통하고, 함께 성장하고 싶습니다 🙂

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

2 Comments

  1. FXK 댓글:

    메일박스 찾으실 때 단축번호 활용하시는 모습을 보이면 좋을 듯 싶습니다.

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