김대리님, 많이 당황하셨어요? 사무실 완벽한 문서관리로 보안 지키기!

고객님 많이 당황하셨어요?

요즘 개그프로그램 중 보이스피싱을 소재로한 콩트에서 유행하고 있는 말이죠. 저도 재미있게 보고 있는데요. 사실 그냥 웃고만 넘길 일은 아닌 것 같습니다. 요즘에는 보이스피싱 뿐만 아니라 파밍 등 다양한 보안 해킹사고가 날로 발전(?)하고 있습니다. 저도 얼마 전에 친구를 가장한 메신저 피싱을 당한 적이 있는데요. 친구에게 바로 전화 연결이 돼서 다행이 사고를 방지할 수는 있었지만 직접 당해보고 나니 깜짝 놀랐던 적이 있습니다.

 

 

이런 보안 문제는 직장에서도 안전할 수 없습니다. 문서관리에 있어서도 문서보안은 매우 중요하죠. 최근 한 조사에 따르면 작년 한 해 동안 보안사고를 겪은 기업이 48%로 이르는 것으로 나타났습니다. 기업의 보안 강화를 위해서는 가장 우선적으로 개인의 보안의식 강화가 바탕이 되어야 할 텐데요. 여러분의 보안의식 점수는 몇 점이라고 생각하시나요?

 

사진출처: flickrt by CarbonNYC

 

오늘은 간단한 예제를 통해 여러분의 보안의식을 UP시켜드리도록 하겠습니다^^

아래 상황들을 읽고 보안에 문제가 된 이유를 생각해보세요~

 

상황1

회사 매출, 하반기 계획 등을 논의하는 중요한 회의! 세팅을 맡은 A사원은 실수로 너무 많은 양의 내부 자료를 인쇄하고 말았습니다. 하지만 평소 회사의 비용절감에 힘쓰는 알뜰한 A사원은 당황하지 않고 남은 자료들을 이면지로 활용하는 센스를 발휘합니다! 외부 미팅 시에도 메모지 대용으로 사용하면서 유용하게 활용하고 있습니다!

 

이 상황에서 잘 못된 것! 눈치 채셨나요?

바로 회사의 대외비 자료를 이면지로 활용한 것인데요. 더군다나 외부미팅 시에도 가지고 다녔다니 자칫하면 내부의 중요한 자료들을 유출할 수 있는 큰 사고 이죠! 이처럼 중요한 내부 대외비를 인쇄할 때에는 너무 많은 자료가 인쇄됐다고 해도 절대로 아까워하지 말고 모두 파쇄하는 것이 바람직합니다. 물론 회의를 한 후에도 대외비 문서가 방치되지 않도록 바로 파쇄하는 것이 좋습니다. 물론 애초에 필요한 만큼만 인쇄를 하는 것이 가장 바람직하겠죠^^

 

사진출처: flickr by Sh4rp_i

 

상황2

언제나 스마트하게 일을 처리하는 B사원! ‘철저한 시간관리가 생명이다!’라는 좌우명답게 사무실뿐만 아니라 지하철, 카페 등 외근 중에도 일을 처리하고 있습니다. 오늘은 회사 전반기 매출 정리 등 중요한 업무들과 외근이 겹치고 말았는데요. 스마트한 B사원에게는 클라우드가 있으니 문제 없죠! 클라우드를 통해 중요한 회사 자료를 공유하고 외근 중에도 틈틈히 업무를 완료했습니다. 그리고 제출 전에 꼼꼼한 확인을 하기 위해 집에서도 다시 한번 검토를 하는 스마트한 B사원입니다!

 

이 상황에서 잘 못된 것도 눈치채셨나요?

업무처리를 꼼꼼하게 잘하는 B사원이지만 보안의식은 조금 부족했던 것 같습니다. 일반적인 문서가 아닌 회사의 중요한 내부자료는 클라우드나 USB등 어떠한 경로를 통해서도 외부에 유출하지 않는 것이 중요합니다.  이러한 실수는 B사원 뿐만 아니라 전세계적으로 많은 직장인들이 하고 있는 실수인데요. 지난해 전세계 기업의 79%가 모바일 보안 사고를 경험했다고 합니다. 이러한 모바일 보안사고는 BYOD(Bring Your Own Device의 약자로 무슨 뜻인지 궁금하다면 여길 클릭!)환경이 조성된 후 급증하고 있다고 분석됐습니다. 무조건 스마트한 기술을 쓰기만 하는 것이 아니라 얼마나 똑똑하게 활용하느냐가 중요한 거겠죠.

 

사진출처: flickr by ajleon

 

이렇게 일을 잘하는 사원도 꼼꼼한 사원도 누구나 보안사고에 피해자가 될 수 있습니다. 때문에 기업 내부에서도 기업 보안에 대한 교육이나 제반강화가 필요할 텐데요. 한국후지제록스에서도 ‘이미지로그 솔루션’등의 서비스를 통해 기업 문서 보안 강화에 도움을 드리고 있습니다. 이미지로그 솔루션이란 누가 언제 어디서 어떤 문서를 출력했는지도 손쉽게 알 수 있으며 금지어가 출력되었을 경우에는 관리자에게 ‘금지문서가 출력되었다’는 것이 곧바로 전달되기 때문에 안전하게 문서를 관리할 수 있는데요. 이는 팩스, 스캔, 출력을 진행할 때 사원증이나 지문으로 본인인증을 거쳐야 하고, 작업되는 모든 문서의 로그 기록을 저장해두기 때문에 가능하답니다.

 

기업의 정보는 곧 기업의 힘이라고 할 수 있습니다. 사소한 보안실수가 자칫 큰 피해로도 이어질 수 있기 때문에 개인도 기업도 보안관리에 더욱 각별한 주의와 관심이 필요하겠죠. 모든 직장인 여러분들도 문서 보안에 더욱 힘쓰셔서 더 이상 ‘당황’하실 일이 없으시길 바라겠습니다!

 

 

 

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2013/01/09 – 문서보안! 얼마나 알고계십니까? 놓치기 쉬운 직장인 보안문서 관리법!

2012/10/04 – 문서관리는 보안 담당자만 책임지면 된다? NO! 나부터 실천하는 문서관리!

2012/02/29 – 문서보안계의 셜록홈즈 ‘제록스’, 문서를 유출한 범인을 찾아라!

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Beck폭풍업무가 몰아쳐도 최신트렌드는 놓치지 않는다! 스포츠, 연예, 문화, 사회 등등 얇지만 넓은 잡학다식을 추구하는 20대 남자사람입니다. 비오는 날을 좋아하는 우중충한 감성을 가지고 있지만 색콤달콤 블로그에서는 밝고 명랑한 이야기만 전해드릴 것을 약속드립니다!

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

2 Comments

  1. S매니저 댓글:

    문서 보안 정보 잘 보고 갑니다~
    편안한밤 되시길 바래요~

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