영업사원A와 광고기획자B의 똑똑한 클라우드 서비스 활용법, 워킹 폴더(Working Folder)

 

사무실을 벗어나서 언제 어디서나 ‘스마트’하게 일할 수 있다는 “스마트워크”!! 

여러분도 스마트워킹 하고 계신가요? 🙂

 

스마트기기와 사무기기의 발달로 대기업, 중소기업, 관공서 할 것 없이 점점 스마트워크를 시행하는 기업이 늘어나고 있는데요. 그럼에도 막상 제 친구들이나 주변의 일부 직장인들처럼 “스마트워크? 그냥 똑똑하게 일하는 게 스마트워크아냐?”라며 시큰둥하게 반응하는 사람도 많습니다.

 

왜 이렇게 스마트워크에 대해 자꾸 이야기하냐구요? 다름이 아니라 얼마 전 한국후지제록스에서 출시한 “워킹 폴더(Working Folder)”가 바로 직장인의 스마트워크를 도와줄 수 있기 때문이예요^^;;;

 

 

‘워킹 폴더… 직장인한테 참 좋은데 어떻게 표현할 방법이 없네…’하며 고민하고 있던 찰나! 가상의 인터뷰란 아이템이 뙇!하고 떠올랐답니다.^^;; 그래서~ 지금부터 가상의 영업사원 A씨와 광고회사를 다니는 B씨를 통해 다양한 업무 환경에서 어떻게 워킹 폴더를 활용할 수 있는지 전해드리겠습니다. 😀

 

 

 


 

등장인물 : 영업사원 A씨  광고회사 B씨

 

 

Q. 회사에서 주로 워킹 폴더의 어떤 기능을 사용하고 계신가요?

 

저 같은 경우는 이동도 많고 팀 작업도 많은 편이라서 작업물을 확인하거나 공유하는 데 사용하고 있고요, 회사에서 비용절감을 많이 요구하고 있기 때문에 스캔하여 저장하는 기능도 많이 사용하고 있습니다.

 

저도 스토리지에 있는 파일을 확인할 때 가장 많이 사용하는 것 같네요. 특히 저는 계약서 등을 팩스로 받아야 할 때가 많은데, 워킹 폴더를 이용하면 팩스가 받는 즉시 전자문서화 되어 스토리지에 올라오더라구요. 이런 기능들을 편리하게 사용하고 있습니다.

 

 

Q. A씨에게 먼저 여쭙겠습니다. 팩스를 스토리지로 받는 게 어떻게 업무 효율성을 높여주나요?

 

아, 네. 제가 영업사원이다 보니 팩스로 계약서를 전송 받을 일이 좀 많은데요, 외근을 나가 있는 사이에 고객님께서 팩스를 보내오시면 확인을 제때 할 수 없어 어려움을 겪었습니다. 그런데 워킹 폴더는 팩스를 받으면 메일로 알람이 오기도 하고, 자동으로 전자문서화 되어서 전달이 되더군요. ^^

 

 

 

Q. 스토리지로 계약서 같은 문건을 받으면 보안상의 문제가 있지 않나요?

 

저도 그 점을 걱정했는데 오히려 종이문서로 팩스를 주고받을 때보다 보안이 훨씬 더 좋아진 것 같아요. 왜냐하면 종이로 팩스를 받게 되면 제가 바로 확인하지 않는 한 그대로 팩스머신 위에 올려져 있잖아요? 그렇다보니 제가 아닌 다른 사람도 쉽게 볼 수 있었어요. 오히려 종이문서가 유출이 더 쉽다는 거죠.

 

 저의 경우엔, 고객사에 자료를 보고할 때나 시안을 전달할 때 더욱 안전하게 전달드릴 수 있어서 좋다는 느낌을 받았습니다. 보통 이렇게 문서보안이 필요한 경우 여기에 맞는 소프트웨어를 따로 설치해야해서 절차가 복잡하고 번거로웠는데요, 워킹 폴더를 이용하면 그런 과정이 불필요하기 때문에 누구나 간편하게 이용할 수 있으며, 이런 점들이 저희 회사의 능률을 더 높일 수 있지 않을까 생각합니다.

 

 

Q. 광고회사에서는 워킹 폴더를 어떻게 사용하나요?

 

광고회사는 기획팀과 제작팀이 함께 시안을 확인해야 하는 경우가 많은데, 이전 같은 경우는 직접 자리에 가서 보거나 아니면 그냥 메신저로 던져주거나, 이렇게 불편하게 처리하곤 했어요. 그런데 이젠 디자이너가 워킹 폴더에 작업물을 바로 올려주면 저희도 곧바로 확인할 수 있습니다. 폴더의 구조가 실제 캐비닛처럼 되어 있어서 자료를 찾기도 예전보다 훨씬 쉬워졌고요. 무엇보다 가장 좋은 건, 디자이너가 종이에 러프하게 스캔한 아이디어들도 복합기로 스캔해서 바로 문서화하고, 공유 할 수 있다는 거였어요. 덕분에 아이디어를 버리는 무모한 일은 덜게 되었습니다.

 

 

 

Q. 아까 비용절감 이야기도 하셨는데, 실제로 비용절감이 이루어지나요?

 

 

아무래도 작업단계에서 스캔을 활용하는 일이 많아지다 보니까 종이사용량이 확실히 줄었습니다. 처음엔 워킹 폴더와 같은 서비스를 받는 게 오히려 종이를 아끼는 비용보다 더 드는건 아닌가 싶은 생각도 들었지만, 의외로 워킹 폴더 유지비용이 저렴하더군요? 저렴한 비용에 종이사용량까지 아껴주니, 확실히 비용절감이 된다고 할 수 있죠.

 

 

Q. 그 밖에 워킹 폴더에 대해 더 들려주실 말은 없나요?

 

사실 회사에서 문서관리 시스템을 도입한다고 했을 때, 그게 저의 업무환경에 크게 영향을 줄 거라고 생각하진 않았습니다. 그런데 막상 도입하고 나니, 편해진 게 너무 많아요. 특히 예전처럼 카탈로그나 브로슈어를 잔뜩 들고다니지 않아도 되고, 팩스도 이메일처럼 받을 수 있게 되었으니까요. 손이 가벼워 진 만큼, 마음의 짐도 가벼워진 느낌입니다. ^^

 

 

참 좋은데 어떻게 표현할 방법이 없다가… 갑작스레 준비하게 된 인터뷰^^;; 어떻게 보셨나요?

모쪼록 워킹 폴더의 효율성을 어떻게든 알리고 싶었던 저의 마음이여러분께 조금은 전해졌으면 하는 바람입니다^^;;

 

워킹 폴더에 대한 더 자세한 내용은 아래 관련 포스팅 한국후지제록스 홈페이지를 참고 부탁 드립니다.

 

 

zee안녕하세요, 20대 후반의 끝자락을 정신없이 달리고 있는 zee입니다. 부드럽고 따뜻한 커피보다 온 몸을 짜릿하게 만들 정도로 시원한 사이다를 더 좋아하는 어린 입맛의 소유자로, 색콤달콤에 시원한 탄산수처럼 톡톡 튀는 즐거운 소식을 전해드리고 싶습니다. 🙂

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

2 Comments

  1. +요롱이+말하길

    너무 잘 보고 갑니다^^
    아무쪼록 기분좋은 하루가 되시길 바랍니다!

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