세무회계법인에서 클라우드 서비스 ‘Working Folder’를 이용하면?

최근 한국후지제록스에서 출시한 기업 클라우드 솔루션 Working Folder의 좋은 활용 사례 하나를 소개해드리겠습니다. 

 

 

바로 세무회계법인에서의 활용인데요. 저는 회계법인의 업무에 대해 자세히 알지는 못하지만, 문서 업무가 굉장히(!!) 많을 것 같다는 생각이 듭니다. 확인하고 공유할 문서가 많은 회사인 만큼 클라우드 서비스를 이용하면 업무가 훨씬 편해질 것 같은데요, 정보 보안에 대한 우려로 클라우드 서비스 도입을 망설이던 한 세무회계법인이 클라우드 서비스인 Working Folder를 도입한 이유는 무엇일까요?  

 

 

 

 

이 회계 법인은 외근 중에도 업무에 필요한 문서를 참조할 수 있는 클라우드 서비스를 도입하고 싶었지만 정보 유출에 대한 우려로 도입을 망설여 왔다고 합니다. 기업 고객의 결산서와 시산표 등 민감한 정보를 취급하는 업무 성격상 정보 보안에 최대한 주의를 기울여야 하기 때문이죠.  

 

하지만 직원들이 고객을 방문할 때, 중요한 정보를 종이로 출력해 가져가거나 노트북에 저장해 가는 경우가 많았다고 합니다. 이렇게 중요한 정보를 회사 밖으로 반출할 경우 분실이나 도난으로 인한 정보 유출의 위험이 있고, 가지고 다닐 서류가 많아진다는 단점이 있죠. (짐이 많아지면 자연히 신경 쓸 게 많아지고 그러다 보면 실수로 문서도 한 두 장 흘릴 수 있고..)  

 

 

 

 

그래서 이 회사는 외부에서도 회사의 문서를 안전하게 볼 수 있는 방법을 검토하다가 Working Folder를 도입하게 됩니다. Working Folder는 데이터를 암호화해 데이터센터에 저장하기 때문에 정보 유출 문제에 대해 보다 안심할 수 있었고, 이러한 보안에 대한 안정성이 도입 결정의 요인 중 하나였다고 합니다. 

 

 

 

그럼 Working Folder를 도입한 후 달라진 점을 담당자에게 직접 들어보겠습니다. 

 

“Working Folder를 도입한 후 이동 중에도 원하는 문서를 편리하게 확인하거나 공유할 수 있게 됐습니다. 특히 고객 미팅시 Working Folder에 접속해 회사 정보나 서비스 요금표를 보여드리는 등 영업활동에도 적극 활용하고 있습니다. 

 

 

 

이번 회사 시스템 개편에 맞추어 아이패드 또한 도입했는데, 이동 중에도 Working Folder에 저장된 데이터에 아이패드를 통해 접근하고, 내부 확인 및 승인이 필요한 문서를 업로드해 내부 직원과 공유하는 등 폭 넓은 업무에 활용하고 있습니다. 

 

 

앞으로는 Working Folder를 고객들과 공유해 업무 효율성을 향상시키는 방법을 고민하고 있습니다. 예를 들어, 기장 대행 업무의 경우 고객이 영수증을 스캔하여 Working Folder에 넣어주면, 회사에서 바로 확인해 업무를 처리할 수 있기 때문에 시간을 단축하고 대응 속도 또한 높일 수 있을 것 같습니다.” 

 

 

Working Folder를 통해 업무 효율성도 높이고, 고객 업무에 대한 부가가치 또한 높인 좋은 사례인 것 같습니다. 다음에는 또 다른 업종에서 Working Folder를 어떻게 잘 활용하고 있는지 소개해드리도록 하겠습니다 🙂

 

 

 

 

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제이미 | 이미정 홍보팀 안녕하세요? 한국후지제록스 이미정입니다. 보다 효과적으로, 즐겁게 커뮤니케이션 할 수 있는 방법에 대해 늘 고민하고 있는 홍보 담당자입니다. 2013년에도 색콤달콤을 통해 직장인 여러분과 즐겁게 소통하고, 함께 성장하고 싶습니다 🙂

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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