로이터 통신사가 문서환경 개선으로 16억 원을 절감할 수 있었던 이유

추석을 한 주 앞둔 오늘, 여러분은 회사에서 추석 선물 다 받으셨나요?

 

 

추석 선물은 회사의 실적에 따라 그 종류가 달라지기도 하는데요, 회사가 잘 돼야 명절 선물의 ‘급’도 올라가고 직장인도 좋고… 그런 법이지요.   

 

회사가 잘 되려면 매출, 이익 등이 좋아야 하는데, 요즘 같은 불경기에는 매출 성장은 고사하고 기존 숫자를 유지하는 것도 쉽지 않은 것 같습니다. 이런 상황에서 회사는 이익 확보를 위해 비용 절감에 눈을 돌리게 되는데, 그러다 보니 추석 선물이 저렴해지고, 회식비가 줄어들고, 사기가 저하되고.. 하지만 비용 절감할 방법이 어디 복리후생비뿐이겠습니까? 잘 찾아보면 새는 비용이 많은데, 일단 눈에 보이지 않는 그 비용부터 찾아내야 합니다. 

 

 

 

출처: flickr by Dave Dugdale

 

직장인 재테크 관련 책들을 보면, 가장 먼저 나오는 항목이 바로 현재 재무상태 점검입니다. 자신의 수입과 지출은 얼마인지, 그 중 불필요한 지출이 어디에서 발생하는지, 절약할 수 있는 항목은 무엇인지 등을 파악하는 것이지요.

 

기업도 마찬가지 입니다. 비용을 절감하기 위해서는 어디에서 얼마만큼의 비용이 발생하고 있는지 정확히 알고 있어야 합니다. 

 

기업의 구성 요소 중 가장 중요한 것 중 하나는 사람, 바로 직원입니다. 그리고 수많은 직원들이 회사에서 문서를 만들고 출력합니다. 프린터, 복합기, 스캐너, 팩스 등의 사무기기가 없는 회사는 거의 없지요. 그런데 이 사무기기의 구입 및 유지보수에 얼마의 비용이 들어가는지 알고 있는 회사가 몇이나 될까요? 회사 전체에 사무기기 대수가 몇 개인지, 그 중 실제로 사용하고 있는 기기와 기기의 가동률이 얼마인지 정확히 파악하고 있는 회사는 많지 않을 겁니다. 

 

 

 

출처: flickr by Rian Castillo

 

세계 4대 통신사 중 하나인 로이터 통신사는 사무기기 환경에 대한 분석 및 개선으로 5년간 16억 원의 절감 효과를 예상하고 있는데요, 로이터 통신사의 비용절감 사례를 소개해 드리겠습니다.  

 

로이터(Reuters) 통신사는 전세계 37만 명의 금융 서비스 전문직, 신문과 방송 등에 뉴스를 제공하는 국제 통신사입니다. 94개 국가에 16,900명의 직원을 두고 있을 만큼 규모가 큰 이 통신사는 다른 대기업들과 마찬가지로 프린터, 복합기, 복사기, 팩스 등 여러 가지 사무기기를 사용하고 있었습니다. 이 기기들은 각 부서나 워크 그룹에서 필요할 때마다 구입한 것들이었죠. 다양한 브랜드의 여러 가지 모델들이 뒤죽박죽 섞여 있는 상황에서, 어떤 제품은 구입한 것이었고, 또 어떤 것들은 임대한 제품이었습니다. 그러다 보니 사무기기 전반에 대한 관리와 유지보수가 어려웠고, 이 비용 또한 만만치 않았습니다. 

 

 

 

로이터 통신사의 나이젤 스미스 IT 소싱 매니저는 회사가 런던의 오피스 12 곳을 주요 센터 4곳으로 통합할 계획을 세우고 있는 것을 기회로 삼아, 이 통합 센터에 새로운 프린트 관리 전략을 도입하기로 결정합니다. 그리고 제록스에게 컨설팅을 의뢰하죠. 

 

로이터 통신사의 문제를 파악하고 개선 방안을 마련하기 위해, 제록스 팀은 로이터 통신사와 함께 기기 현황, 가동률, 이용직원 등 문서환경 전반에 대한 면밀한 조사/분석 작업에 착수합니다. 

 

제록스의 컨설팅을 바탕으로 한 로이터 통신사의 과제와 해결책을 한 눈에 보기 쉽게 정리하면, 

 

 

과제

 

l 다양한 제조사의 모델들이 혼재되어 유지보수 비용이 많이 들고 관리가 어려움 

   (총 1,046대의 프린터, 복합기 등 출력기기 이용 중: 

    서로 다른 27개의 업체로부터 공급 받은 242개의 모델)

 

l  연간 1,650만장 출력 – 직원 1명당 한 달에 약 420페이지 출력

 

l  가동률이 낮은 기기 및 개인용 프린터로 인해 높은 유지비용 발생

 

l  사무기기에 대한 통합 관리 방안과 전략의 부재

 

 

해결책

 

l  현재 사무기기 현황과 관련 비용에 대한 구체적인 조사

 

l  제록스에서 로이터 통신사의 모든 문서 출력 기기에 대한 전반적인 관리 서비스 제공

 

l  비효율적이고 높은 비용의 기기를 보다 적합한 기기로 교체하고 적재적소에 배치

 

l  현장 헬프 데스크 인력 제공

 

l  대량 인쇄 및 특수 인쇄를 위한 출력실 운영(print room)

 

 

이와 같은 조사와 분석을 바탕으로 제록스의 문서관리 아웃소싱 서비스를 적용한 결과는 다음과 같습니다.

 

  • 사무기기에 대한 총소유비용(TCO) 19.2% 절감 (5년간 145만 달러, 한화로 약 16억 원 절감)
  • 제록스의 실시간 기기 모니터링 서비스로 소모품 부족 및 에러 발생시 신속한 대응 
  • 직원 만족도업무 생산성 향상 

 

제록스의 서비스를 도입한 로이터 통신사 나이젤 스미스 IT 소싱 매니저의 말을 인용하면, 

 

 

..we have a clear understanding of exactly what we’re spending and saving and where,…

 

기업이나 직장인이나 어디에서 무엇 때문에 비용이 발생하고 또 절감할 수 있는 지를 아는 것은 정말 중요한 것 같습니다. 특히 최근의 경제상황과 같은 저성장 기조일수록 내부 체질 개선을 통해 기업 경쟁력을 강화하는 게 더욱 필요한 것 같습니다. 🙂

 

 

회사의 비용절감이 고민이신 분이라면 ‘한국후지제록스 스마트워크 연구소’로 방문해 주세요~^^

 

 

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2011/09/16 – ‘문서관리 아웃소싱의 A to Z’ 후지제록스의 비용절감 노하우를 공개합니다

 

제이미 | 이미정 홍보팀 안녕하세요? 한국후지제록스 이미정입니다. 보다 효과적으로, 즐겁게 커뮤니케이션 할 수 있는 방법에 대해 늘 고민하고 있는 홍보 담당자입니다. 2013년에도 색콤달콤을 통해 직장인 여러분과 즐겁게 소통하고, 함께 성장하고 싶습니다 🙂

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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