가을맞이 사무실 점검으로 새고있는 회사 비용을 절감하자!

휴가도 가고… 추석도 가고… 무기력증이 올 수 있는 요즘! 그래도 개천절과 한글날을 바라보며 희망을 갖는 1인입니다. 추석은 모두들 풍요롭게 보내셨나요? 언제나 한가위처럼 풍요롭게 지내면 좋겠지만 최근 기사를 보니 세계 경제가 더욱 악화될 것 이라는 전망이 나오는 등 경제난은 앞으로도 이어질 것 같아 걱정입니다. 요즘 같은 불경기에는 이익을 확보하기 위해 아끼고 또 아끼고 인력감축이나 투자축소 등 무조건 줄이는 식으로 비용을 절감하는 경우가 많은데요. 똑똑한 비용절감을 위해서는 단순히 아끼는 것이 능사는 아니죠.(굶어도 굶어도 빠지지 않는 저의 뱃살과 같네요ㅠㅠ) 어디서 어떻게 비용이 새고 있는지 체크하는 것이 중요한 것 같습니다

 

 

출처: flickr by  puuikibeach

 

사무실 비용을 똑똑하고 확실하게 줄이기 위해서는 때로는 어느 정도의 투자가 필요할 때가 있습니다. 예를 들면 서울시세계적인 통신사인 로이터의 문서관리 아웃소싱 사례도 좋은 예가 될 수 있겠죠.

 

한국후지제록스에서는 문서관리 아웃소싱 서비스를 통해서 해당 기업이나 기관의 업종, 사원수, 구조 등을 면밀히 따져서 최적화된 문서 업무 환경을 마련해드립니다. 이 때 중요한 건 문서를 효율적으로 활용할 수 있도록 도와드린 다는 것인데요. 무조건 기기의 숫자만 줄이는 것이 아니라 기업의 현 상황에 대해 진단을 할 수 있는 문서 환경 컨설팅을 통해 출력 장비와 총소유비용(TCO) 조사는 물론 기업의 핵심 문서가 무엇인지, 어떻게 관리‧보관되고 있는지, 핵심 문서에 대한 접근성과 보안 정책은 수립되어 있는지 등을 정확하게 파악하는 작업이 선행됩니다. 그리고 나서 해당 기업 또는 부서의 문서 환경에 최적화된 기기와 솔루션을 적용해 업무 효율성을 극대화 하고 있습니다.

 

 

앞서 말씀드린 서울시에서도 한국후지제록스가 서울시의 문서환경을 낱낱이 파악한 후 불필요한 사무기기를 1/4로 줄이고, 언제 어디서나 출력할 수 있는 클라우드 프린트 도입 등을 통해 연간 182억원의 비용과 30%의 종이사용량 절감 효과를 얻을 것으로 예상하고 있습니다.

 

이처럼 조금의 투자는 더 큰 이익을 가져올 수 있습니다. 비용절감과 함께 업무도 간소화 되는 건 보너스라고 할 수 있겠네요^^

 

최근에 한국후지제록스에서 발표한 워킹폴더도 비용절감과 업무 효율을 극대화 할 수 있는 좋은 사례가 될 수 있을 것 같습니다. 기업용 클라우드 서비스인 워킹폴더는 직장인의 업무 폴더를 PC에서 클라우드로 옮겨 놓은 것이라고 생각하시면 됩니다. 기존의 클라우드 서비스와 같이 공동 프로젝트를 할 때에도 ‘워킹폴더’를 통해 쉽고 빠르게 업무를 공유할 수 있습니다. 

 

또한, 워킹 폴더는 클라우드 스토리지 서비스이므로, 회사에 서버 및 시스템 관리자가 없어도 편리하게 이용할 수 있고, 문서는 데이터 통신 암호화를 거친 후 데이터센터에 저장되므로 정보 유출의 위험을 줄일 수 있습니다. 이 데이터 센터는 보안 및 안정성과 관련된 미국통신산업협회 가이드의 가장 높은 등급을 만족시킵니다.

 

 

 

그리고 복합기로 들어오는 팩스나 스캔도 바로 업로드 되기 때문에 언제 어디서든 모바일로 팩스와 스캔을 확인할 수 있다는 큰 장점도 있습니다! 이렇게 모바일이나 PC를 통해 팩스를 바로 확인하면 스팸팩스등도 바로 바로 걸러낼 수 있고 종이, 토너 등 물자와 시간까지 절약할 수 있으니 정말 편리하죠^^

 

올해도 어느덧 3달밖에 남지 않았습니다. 남은 3/4분기동안 알뜰한 비용절감과 똑똑한 업무효율을 통해 내년에도 더욱 발전하는 한 해가 되셨으면 합니다!

 
 
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콤달콤의 관련 포스팅들

 

2013/09/11 – 로이터 통신사가 문서환경 개선으로 16억 원을 절감할 수 있었던 이유

2013/08/26 – 클라우드 서비스 ‘워킹폴더’, 직장인에게 날개를 달아줘요~!

2013/08/22 – 기업 성장의 베이스가 되는 한국후지제록스 문서관리 아웃소싱 서비스

2013/05/14 – 히딩크 감독과 문서관리계의 명장 MPS와의 평행이론?

2013/04/17 – 보다 스마트해진 서울시, 연간 182억원의 비용과 종이사용량 30% 절감 배경은?

 

 

 

Beck폭풍업무가 몰아쳐도 최신트렌드는 놓치지 않는다! 스포츠, 연예, 문화, 사회 등등 얇지만 넓은 잡학다식을 추구하는 20대 남자사람입니다. 비오는 날을 좋아하는 우중충한 감성을 가지고 있지만 색콤달콤 블로그에서는 밝고 명랑한 이야기만 전해드릴 것을 약속드립니다!

 

 

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