출력할 때 나타나는 사무실 미스터리 현상

몸담고 있는 부서에 따라 차이가 있지만 이맘때쯤이면 내년 상반기 업무 기획이나 하반기 업무 보고 등으로 슬슬 바빠지기 시작하죠. 일상적으로 처리하던 업무는 업무대로 진행해야 하니 안습의 경지에 빠져들고 맙니다. 그런데 말입니다~ 이렇게 열심히 준비한 문서를 출력할 때마다 복합기가 저랑 밀땅이라도 하는 것처럼.. 출력 버튼을 제대로 눌렀음에도 불구하고, 원하는 대로 출력물이 나와주지 않습니다. ㅠㅠ 

 

남들보다 한 회전 빠른 두뇌의 소유자 A 부장님도, 꼼꼼함의 대명사 B 차장님도 100장이 넘는 풀 컬러 서류를 계획보다 더 오버 출력하고 말지요. 용지의 앞 뒷면 구분을 못 해 용지를 낭비하는 신입사원은 부지기수이고 말이에요. 회사 비용 절감을 위해 전사적으로 힘쓰고 있지만, 왜 매번 이렇게 대략 난감하고 미스터리한 상황이 계속 되는 것일까요?

 

 

 

그렇습니다. 실수가 반복되면 실망이 되지요. 하지만 사람은 실수할 수 있어도, 기계는 실수할 수 없는 법!! 아주 기계적인(?!) 솔루션을 알려드리려고 합니다.

 

 

대부분의 경우 PC에서 출력을 날리면 문서가 즉시 출력되죠. 그래서 실수하는 경우가 왕왕 발생합니다. IC카드 솔루션을 잘만 활용하면 실수로 즉시 출력해 낭비되는 용지를 줄일 수 있습니다. 복합기에서 IC카드로 등록된 사원카드를 인증해야만 출력이 되기 때문에 실수로 잘못 출력하는 경우를 방지할 수 있거든요! 복합기에서 어떤 문서가 출력되는지 출력상황도 확인할 수 있기 때문에 불필요한 서류나 중복으로 출력이 걸린 서류의 작업을 중단시킬 수 있어요. 

 

 

 

양면 출력과 다중 이미지 N-up 출력 기능을 활용하는 것도 방법입니다. 매번 실수하니까 아예 처음부터 기본값을 ‘양면 출력’으로 설정해 놓는 거지요. N-up은 한 페이지에 몇 개의 페이지가 들어가는 지 레이아웃을 미리 잡아 놓는 거에요. 2-up은 2개의 페이지, 4-up은 4개의 페이지가 들어가는 것이지요. 1, 2, 4, 8, 16, 32 –up까지 다양하게 설정할 수 있답니다. 양면 출력N-up을 잘만 사용하면 종이와 토너의 사용을 절반이나 줄일 수 있을 정도니, 꼭 활용해서 오버 출력하던 실수를 절반 이상 줄여 보세요. 

 
양면출력/N-up 기능은 어떻게 설정할까?
1. 인쇄 버튼 클릭 후 ‘프린터 속성’을 클릭한다.
2. 용지/출력 탭에서 양면 프린트 설정한다. 좌우열기를 선택하면 세로로 긴 문서는 옆으로 넘기면서 보기 좋게, 가로로 긴 문서는 위로 넘기면서 보기 좋게 양면 출력되고, 상하열기를 선택하면 그 반대다.
3. 레이아웃/워터마크 탭에서 다중이미지 설정을 해주면 용지에 맞춘 크기로 한 장에 여러 페이지를 인쇄할 수 있다. 

 

이 밖에도 복합기의 장애나 소모품 상황을 실시간으로 모니터링해 알려주는 EP-BB(Electronic Partnership Broadband) 서비스가 있습니다. 이 서비스는 원격 모니터링으로 항상 복합기의 상태를 체크해 이상이 있을 경우 알려주고 미리 대처해 주기 때문에 아주 편리하고 효율적이랍니다. 뿐만 아니라 문서와 관련된 기업의 모든 기기, 솔루션, 프로세스 등을 총체적으로 개선하고 관리해주는 통합문서관리 서비스인 MPS(Managed Print Services)를 잘만 활용한다면 여러분의 문서환경을 미스터리에서 마스터~리(?!)하게 바꿀 수 있을거에요. MPS 관련 내용은 이 곳을 참고해 주세요! 

 

여러분의 사무실 미스터리 현상이 사라지는 그날까지 한국후지제록스의 솔루션은 계속됩니다~ 쭈욱!

 

 

Din평범하다는 것을 인정하기 싫어, 아예 인정하지 않기로 한 Din입니다. 할말은 꼭 하고 살며, 업무 능력과 퇴근시간은 반비례한다라는 칼퇴 철학으로 나름 유쾌하게 직장생활을 하고 있습니다. 앞으로 색콤한 이야기 달콤하게 들려드리겠습니다!

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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