‘직장인 새해 맞이’, 깔끔한 책상 정리부터 시작!

매일 정신 없이 쌓여가는 업무에 치이다 보면 마치 제 자신의 머리 속을 그대로 반영하듯 혼돈의 카오스 상태가 된 책상을 만나게 되죠. 이렇게 책상이 계속 어지러워지면 결국 업무에도 집중이 안되고 그러면 또 책상은 더 어지러워지는 악순환에 빠지게 됩니다.

 

얼마 전에 ‘매년 반복되는 직장인의 연말, 이젠 똑똑하게 한 해를 정리하자!’에서 소개해 드렸듯이 이런 연말 일수록 자신 주변을 천천히 정리해보는 것이 필요한데요. 그 중에서도 직장인이 가장 많은 시간을 보내는 책상정리가 가장 중요하지 않을까 생각합니다. 오늘은 직장인 혼란의 악순환을 끊어 주고 업무 효율도 늘릴 수 있는 직장인의 연말 책상정리 노하우를 알아보도록 하겠습니다.

 

책상만은 스티브 잡스인 분들 많으시죠^^;;;

이미지출처: Time lighte Box

 

 

 

책상정리의 목적은 단순히 책상에 아무것도 없게 하는 것이 아니라 책상을 좀 더 효율적으로 활용하기 위함이겠죠. 무조건 책상 위를 비우는 것에만 치중하지 않고 필요한 물건들을 언제 어디서나 쉽게 사용할 수 있도록 최소한의 동선을 만드는 것도 중요합니다.

 

예를 들면 직장인들이 가장 자주 사용하고 일정 정리에 꼭 필요한 달력의 경우에는 언제나 쉽게 눈에 띄는 장소에 두는 것이 좋습니다. 그리고 전화업무가 많다면 전화 받기 편한 손 옆에 전화기를 두는 것이 좋은데요^^ (주로 왼손으로 전화를 받는 분들이 오른편에 있는 전화를 받다가 자신도 모르게 손으로 코끼리 코를 만드는 상황도 가끔씩 발생하죠^^;;;)

 

 

 

종이 문서보다는 전자문서를 사용하는 것을 항상 추천해드리고는 있지만 거래처와의 계약서나 인보이스 등 가끔씩은 꼭 종이문서를 보관해야 할 경우들이 생기곤 합니다. 이런 종이문서들은 클리어 파일을 이용해서 차곡 차곡 정리하는 것이 중요한데요. 원본문서를 보관한다는 것은 그만큼 중요한 문서를 가능성이 높기 때문에 정리에 더욱 신경을 써야겠습니다^^

 

 

 

 

저도 얼마 전부터 책상 밑에 이면지 함을 두고 있습니다. 저는 업무 중 나온 이면지들을 꼭 연습장으로 만들어 활용하고 있는데요. 가끔씩 회사 대외비나 개인 정보 등이 포함된 문서들이 섞여 난감할 때가 있습니다. 이럴 경우에는 이면지를 활용 안 하느니만 못하기 때문에 처음부터 철저하고 분리를 해 놓는 것이 좋습니다. 연습장으로 활용할 이면지들은 이면지 함에 모아두었다가 활용을 하고 대외비등 파기 해야 할 종이문서들은 그때 그때 바로 파기를 하는 것이 좋겠죠!

 

 

 

 

책상정리가 끝났다면 다양한 전자 문서들을 정리하는 것도 중요한데요. 가장 기본적으로 컴퓨터 화면의 폴더 정리부터 시작하는 것이 좋습니다. 업무 내용에 따라 폴더를 나누고 기간별, 양식별로 차례로 분류를 하는 것이 좋습니다. 처음에 분류를 할 때는 귀찮게 생각이 들기도 하지만 한번 정리를 해놓으면 관련 업무를 할 때 편하고 빠르게 해당 파일을 찾을 수 있습니다.

 

그리고 책상정리 중 나온 문서들 중 꼭 종이 문서로 저장해야 될 필요가 없는 문서들은 전자문서화 하는 것이 편리합니다. 예전에 소개해드린 ‘종이문서를 PDF로 변환하는 가장 쉬운 방법‘을 참고하시면 좋을 것 같은데요. 전자 문서화된 문서들은 한국후지제록스의 도큐웍스(DocuWorks) 같은 문서관리 프로그램으로 편리하게 관리할 수도 있습니다.

 

 

 

폴더정리가 끝나면 이메일도 정리하는 것이 좋습니다. 업무 중 받은 중요 메일들은 따로 저장을 해두고 스팸메일이나 시간이 지나 필요없는 메일들은 모두 삭제를 하는 것이 용량 확보에 좋습니다. 

 

 

 

저 처럼 날을 잡고 몇 개월마다 한번 씩 하는 정리는 사실 큰 효과가 없죠…(저도 잘 알고 있습니다^^;;;) 무엇보다 중요한 것은 청소를 하는 습관을 들이는 것인데요. 미국의 34대 대통령인 아이젠하워 대통령은 책상 위를 4등분해서 관리하고 일이 끝나면 종이 한 장도 책상에 남기지 않았다고 합니다. 그 만큼 자신만의 체계를 만들고 항상 정리하는 습관을 들였다는 것이겠죠! 자신만의 정리 습관을 들이고 평소에도 틈틈이 정리를 하는 것이 필요할 것 입니다. 아.. 물론 제 얘기 입니다^^;;;

 

매년 연말연초가 되면 연례행사 처럼 책상을 정리하곤 하는데요. 이제는 자신만의 체계를 만들고 꾸준히 정리를 해놓는 습관을 들여야 할 것 같습니다. 여러분도 정리정돈된 깨끗한 2014년 맞이하시길 바랄게요^^

 

 

 

 

한국후지제록스 페이스북 페이지에 놀러 오세요~ Like(좋아요)까지 해주시면 더욱 좋구요! 😀

 

콤달콤의 관련 포스팅들

 

2013/12/27 – 매년 반복되는 직장인의 연말, 이젠 똑똑하게 한 해를 정리하자!

2013/12/02 – [P군의 직장일기] 페이퍼리스 라이프 실천! 생활 중 종이 아끼기!

2013/07/18 – 종이를 제대로 쓸 줄 아는 직장인이 바로 착한 직장인

2012/12/03 – 연말 문서정리! 종이문서를 PDF로 변환하는 가장 쉬운 방법!

 

 

Beck폭풍업무가 몰아쳐도 최신트렌드는 놓치지 않는다! 스포츠, 연예, 문화, 사회 등등 얇지만 넓은 잡학다식을 추구하는 20대 남자사람입니다. 비오는 날을 좋아하는 우중충한 감성을 가지고 있지만 색콤달콤 블로그에서는 밝고 명랑한 이야기만 전해드릴 것을 약속드립니다!

 

 

 

Print Friendly
후지제록스
후지제록스
‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

답글 남기기

이메일은 공개되지 않습니다. 필수 입력창은 * 로 표시되어 있습니다.