[P군의 직장일기] 페이퍼리스 라이프 실천! 새해 맞이 문서 관리

여러분의 지난 한해 문서관리는 안녕하셨나요? 업무는 물론 일상 생활 중에도 종이 사용 줄이기를 몸소 실천하고 있는 P군! 이제는 단순히 줄이기가 아닌 어떻게 하면 똑똑하고 안전하게 문서를 관리할 수 있을지 고민을 했다고 합니다! P군의 문서 관리 비법이 담긴 일기를 함께 보실까요?

 

 

 

2014년 새해도 어느새 일주일이나 지났다. 작년부터 다짐한 종이 아끼기 프로젝트도 꾸준히 잘 이어나가고 있어 뿌듯하다. 그 동안은 단순히 종이를 아끼는 것에 초점을 두었다면 올해는 지금까지 보관하고 있던 문서들의 관리에도 좀 더 신경 써보기로 했다. 우선은 원본이 필요해서 그 동안 보관하고 있던 문서들을 모아보고 다시 한번 재 분류를 해야 할 것 같다. 그리고 최근 빈번히 일어나는 보안사고관련 뉴스들을 보니 문서 관리를 할 때 문서 보안도 중요하게 생각해야 할 것 같다. 개인 정보 관리도 중요하지만 기업 문서보안의 경우에도 철저한 보안의식이 없다면 언제든 노출될 수 있는 위험이 도사리고 있기 때문이다.

 

 

 

얼마전부터 사용하기 시작한 이면지함은 참 많은 도움이 되는 것 같다. 우선 개인정보등 특별관리가 필요한 종이들만 걸러두고 필요한 문서들은 바인더를 활용해 정리를 하고 재활용할 수 있는 이면지는 이면지 함으로 바로 분류를 하니 책상에 무분별하게 문서들이 쌓여있지도 않고 원하는 문서를 찾을 때도 많은 시간이 들지 않아 좋은 것 같다. 내일부터는 지금까지 보관해둔 문서를 다시 한번 정리하고 불필요한 문서들을 정리해 봐야겠다.

 

 

우선 가지고 있는 문서들을 재분류하는 작업을 시작했다. 계약서나 청구서 같이 꼭 원본이 필요한 문서들은 파일철에 보관을 했다. 하지만 참고자료로 보관했던 자료 중에는 꼭 종이문서로 보관하지 않아도 되는 문서들이 꽤나 발견됐다. 이러한 문서들은 따로 정리하여 전자문서화를 하기로 했다. 간단한 방법만 알아도 몇 분만 투자하면 손 쉽게 종이문서를 전자문서로 만들 수 있고 필요한 경우에는 USB에 저장을 할 수도 있다. (전자문서 가장 쉽게 하는 방법 참고)

 

 

우선 스캔할 문서에서 클립이나 스테플레 심을 제거하고 복합기의 뚜껑 처럼 생긴 원고이송장치에 원하는 방향으로 올려 둔 후 시작버튼만 누르면 바로 전자문서로 재탄생한다. 평소에 도대체 왜 있을까 궁금했던 복합기 USB포트를 이용하니 스캔한 문서를 바로 USB로 담을 수도 있었다! 전자문서화로 변환한 문서들은 도큐웍스(DocuWorks)를 통해 쉽게 관리할 수 있는데, 도큐웍스는 무엇보다 PDF 파일이나 다른 문서포맷을 동시에 열람할 수도 있고 엑셀, 워드, JPEG, PDF 등 모든 문서 포맷을 동시에 편집할 수 있어 참 유용하게 사용하고 있다.

 

 

요즘은 개인정보 유출이나 기업 문서 등 다양한 방면의 보안 사고들이 자주 일어나고 있다. 이처럼 기업에서도 언제 어떻게 문서가 유출될지 모를 일이라는 생각이 들었다. 문서관리를 하는데 있어서도 올해는 더욱 보안에 철저하게 대비해야겠다는 다짐을 했다.

 

 

 

기본적으로는 지금처럼 보안이 필요한 내용은 사용 즉시 파쇄를 하는 것이 가장 좋은 방법인 것 같다. 그리고 평소에 회사 관련 문서들에 워터마크를 삽입하는 것도 좋은 방법이다. 특히나 외부로 나가는 문서에서는 필수적으로 삽입하는 것이 좋은데, 회사의 CI를 삽입 하거나 보안등급에 따라 워터마크를 분류하거나 용도에 맞게 다양한 워터마크를 활용할 수 있고 오늘 조금 공부를 해보니 복합기에서 인쇄가 될 때 자동으로 워터마크가 삽입되도록 설정할 수 도 있어 편리하게 이용할 수 있을 것 같다.

 

P군의 문서관리 준비! 잘 보셨나요? 업무를 하다보면 다양한 문서들을 관리하게 되는데요. 매번 정확하게 분류하지 않으면 연말마다 큰 혼란에 빠지게 되죠ㅠㅠ 특히나 요즘은 문서의 보안에도 더욱더 관심을 가져야 하는 시기인데요. 문서 보안의 시작도 철저하고 체계적인 문서관리에서 시작되는 거겠죠! 2014년에도 깔끔하고 안전하게 문서관리 하시기 바랍니다~

 

 

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Beck폭풍업무가 몰아쳐도 최신트렌드는 놓치지 않는다! 스포츠, 연예, 문화, 사회 등등 얇지만 넓은 잡학다식을 추구하는 20대 남자사람입니다. 비오는 날을 좋아하는 우중충한 감성을 가지고 있지만 색콤달콤 블로그에서는 밝고 명랑한 이야기만 전해드릴 것을 약속드립니다!

 

 

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