보다 안전하고 스마트한 문서제작, 동양생명의 ‘수호천사 DMS’ 사례

최근 야심한 밤에 특수기호가 난무하는 문자를 받는 횟수가 부쩍 늘었는데, 금융회사들의 보안 사고 때문인 걸까요..? 제 개인정보가 글로벌 공공재가 된 듯한 이 느낌. 

기업의 정보 유출은 사람이 정보가 담긴 문서를 반출해서 경우가 대부분인데요, 정보 유출을 완벽하게 차단하기란 불가능하겠지만, 보안의 수준을 높일 수 있는 방법은 여러 가지가 있습니다. 

동양생명의 경우 고객정보의 외부 반출은 원천적으로 차단하기 위해, 사내에 ‘수호천사 DMS’라는통합문서센터를 구축했습니다. 

국내 생명보험사 중 사내에 통합문서센터를 구축한 것은 동양생명이 최초입니다. ‘고객에 믿음을 주는 새로운 수호천사’라는 경영방침 아래 고객의 정보를 보다 안전하게 보호하고자 이 센터를 구축했다고 하네요. 이렇게 하면 청약서, 증권 등 고객의 개인정보가 담긴 문서를 출력할 때도 외부 인쇄 업체에 데이터를 전달하지 않고 동양생명에서 직접 관리하고 제작하기 때문에 보안 사고의 위험을 한층 줄일 수 있습니다.

수호천사 DMS 센터에서 하는 일들을 사진으로 간단히 소개해드리면, 

 

청약서, 증권, 교재, 브로슈어, 명함 등 동양생명의 모든 문서를 이 곳에서 제작합니다. 기존에는 각 부서별, 지사별로 외주에 맡기던 인쇄업무를 이곳에서 통합 처리하는 것이지요. 주문은 W2P(Web To Print)라는 시스템을 통해 온라인으로 신청하기 때문에 본사뿐만 아니라 지사에서도 언제든지 편리하게 주문할 수 있습니다. 

 

브로슈어나 교육 교재를 제작할 때도 수호천사 DMS에서 제본, 재단 등 후처리가 가능합니다. 또,디지털 인쇄로 원할 때 필요한 수량만 제작할 수 있기 때문에, 대량 인쇄로 인한 재고 문제도 없습니다. 동양생명은 문서 재고를 보다 효율적으로 관리하고 폐기 문서를 줄여 문서 관련 비용을 기존 대비 약 16.5% 절감할 것으로 기대하고 있다고 하네요 🙂

 

고객에게 발송되는 50종의 DM(다이렉트메일) 등 우편물 또한 이 곳에서 제작되어 봉입 및 발송까지 한번에 처리하기 때문에 고객 정보가 외부로 나갈 일이 없습니다. 

 

우편 수발신(Mail Room) 서비스도 있습니다. 메일룸은 사내 우체국과 같은 개념으로 생각하시면 됩니다. 우편물과 인쇄물을 각 부서 및 지사에 전달하는 서비스인 것이지요. 

수호천사 DMS 운영은 정보보안을 강화하는 효과도 있지만, 직원들이 문서 제작과 같은 비핵심 업무에 소비하는 시간을 줄이고 핵심업무에 보다 집중할 수 있기 때문에 업무 효율과 생산성 향상 효과도 있습니다.  

 

수호천사 DMS 구축을 위해 동양생명과 한국후지제록스는 2013년 5월부터 동양생명의 문서환경에 대한 면밀한 분석을 실시하고, 보안 강화, 문서 제작 프로세스 일원화, 비용 절감 등 개선이 필요한 부분을 도출해 솔루션을 적용했습니다. 

동양생명은 앞으로 보안 시스템 적용을 직원 출력물 등으로 확대해 정보 보안를 한층 강화할 계획이라고 합니다. 정보를 지키는 일이 쉽지는 않겠지만, 동양생명과 같이 기업에서 고객정보 보안을 위한 충분한 시스템을 구축하고 노력한다면 고객의 신뢰도는 자연스럽게 올라가지 않을까 싶습니다 🙂

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제이미 | 이미정 홍보팀

안녕하세요? 한국후지제록스 이미정입니다. 보다 효과적이고 즐겁게 커뮤니케이션 할 수 있는 방법에 대해 늘 고민하고 있는 홍보 담당자입니다. 2014년에도 색콤달콤을 통해 여러분과 즐겁게 소통하고, 함께 성장하고 싶습니다 🙂 Communication is everything! 

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