칼퇴의 그린라이트를 켜주세요^^ 새내기 직장인의 초간단 엑셀 활용 팁!!

회사에서 업무를 하다 보면 엑셀을 사용할 일이 참 많죠. 간단한 결제서류부터 리스트 정리까지 다양한 사무용 프로그램 중에서도 단연 활용도가 높은 프로그램이라고 할 수 있는데요. 하나 하나 알아가다 보면 엑셀은 참 무궁 무진한 기능들이 있는 것 같습니다. 오늘은 그 중에서도 여러분의 칼퇴에 그린라이트를 켜줄 수 있는 간단하고도 활용도가 높은 엑셀 기능들을 소개해 드릴 예정입니다. 반응이 좋으면 2탄도 준비해보도록 하겠습니다^^

사연 1

안녕하세요. 저는 ‘ㄱ’기업의 2년차 사원 A군입니다. 저희 회사에는 매 분기별로 데이터를 정리해서 매년 보고를 하는데요. 작년에 1년치를 몰아서 정리하느라 고생을 했기 때문에 올해는 미리 미리 정성 들여 정리해왔습니다. 그 동안 잘 정리 해온 탓에 그날도 야근 없이 칼 퇴근을 준비하고 있었습니다. 그런데 퇴근 5분전 갑작스러운 팀장님의 한마디…

“A군 퇴근 전에 분기 리포트에서 중복된 값은 따로 표시 좀 해줘요~”

헉;;;; 퇴근 5분 전에 1년치 자료를 다 뒤져봐야 하다니ㅠㅠ 마침 오늘 친구와 약속도 있었는데 빨리 끝낼 수 있는 방법 없을까요?

첫 번째 사연 잘 봤습니다. 퇴근 5분전에 1년치 자료를 다 뒤져봐야 한다니 많이 당황 하셨겠어요. 더군다나 친구와의 약속도 있으셨다니… 이럴 경우에는 ‘중복 값 필터링’을 사용하시면 5분안에 업무를 해결하고 칼퇴 하실 수 있습니다!

‘중복값 필터링’은 ‘홈 메뉴에서 스타일 항목을 보시면 ‘조건부 서식이 있습니다. 이 항목을 클릭하시면 나오는 ‘셀 강조 규칙’에서 ‘중복 값’을 설정하시면 됩니다. 이 기능을 사용하시면 중복된 값은 자동으로 강조가 되어 쉽게 확인 하실 수 있습니다. 그럼 빨리 작업하시고 칼퇴하세요^^

 

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사연 2

저는 ‘L’모 중소기업의 신입사원 B군입니다. 지금 선배님께 인수인계를 받고 간단한 리스트를 정리 중인데요. 리스트가 길어지다 보니 이 항목에 어떤 수치를 넣어야 하는지 헷갈리지 시작하네요ㅜㅜ 지금 마우스 스크롤을 몇 번이나 위 아래로 움직였는지 모르겠습니다ㅠㅠ 혹시 저랑 같은 고민 하신 적 없으신가요?

이제 막 회사에 입사한 신입사원이시군요! 신입사원 때는 첫째도 성실, 둘째도 성실 무조건 성실이 중요하다는 것 잘 알고 계시죠^^ 하지만 여기에 간단한 센스까지 더해지면 선배님께 사랑받는 1등 신입 사원이 되실 수 있을 겁니다! 

리스트 정리를 할 때 셀이 밑으로 내려가서 항목을 확인하기 어려울 때는 ‘틀 고정’ 기능을 이용하시면 편리하답니다. 틀 고정을 설정하는 방법은 우선 원하는 행을 선택합니다. (이 때 주의하실 점은 3열까지 항목을 고정하고 싶을 때는 4열을 선택하셔야 합니다.) 행 선택 후 ‘보기’ 메뉴에서 ‘틀 고정’ 항목을 클릭하시면 됩니다. ‘틀 고정’을 하시면 지정해둔 셀은 움직이지 않기 때문에 정리를 하는 사람도 파일을 확인하는 사람도 훨씬 편리해 진답니다.

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사연 3

안녕하세요. 저는 ‘ㄷ’기업에 입사한 C양입니다. 다름이 아니라 열심히 작업한 엑셀파일을 인쇄하려고 하는데 파일이 자꾸만 이상하게 인쇄가 되네요ㅠㅠ 필요없는 부분은 빼고 원하는 부분만 인쇄를 하면 깔끔하게 보고할 수 있을 것 같은데ㅠㅠ 혹시 방법이 없을까요?

엑셀은 워드와는 다르게 특정 기능을 활성화하기 전에는 어디에서 어디까지 인쇄가 되는지 가늠할 수 없는 것이 특징이죠. 그리고 작성된 리스트에서 원하는 부분만 인쇄를 하고 싶을 때에도 난감하실 수 있는데요.

이럴 때는 간단한 설정으로도 필요한 셀만 인쇄를 할 수 있습니다. 바로 ‘선택영역인쇄’ 기능이 있기 때문이죠. 말 그대로 엑셀에서 블록으로 선택한 영역만 인쇄를 하는 기능입니다. 전체리스트 중에서 필요한 부분만 인쇄를 할 때 아주 유용하게 사용할 수 있습니다!

‘선택 영역 인쇄’는 아주 간단하게 설정하실 수 있습니다. 우선 인쇄를 하기 전에 인쇄를 하고자 하는 셀들을 모두 블록으로 설정하신 다음 ‘파일’ 메뉴의 ‘인쇄’로 들어가셔서 설정에서 ‘선택 영역 인쇄’를 클릭하시면 바로 실행된답니다. 오늘도 깔끔한 양식으로 보고하시고 칼퇴하세요~

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[간편한 엑셀 기능 실행 순서 정리]

<중복 값 필터링>

홈 메뉴 → 조건부 서식 → 셀 강조 규칙 → 중복 값

<틀 고정>

고정하고자 하는 행 선택(선택한 셀의 윗 선 기준) → 보기 메뉴 → 틀고정

<선택 영역 인쇄>

인쇄를 원하는 셀을 블록으로 설정 → 파일메뉴 → 인쇄 → 설정 → 선택 영역 인쇄

간단한 설정 몇 가지만 알아도 여러분의 칼퇴에도 그린라이트가 켜질 수 있습니다. 오늘도 엑셀과 씨름하고 계신 분들은 질문해주세요~ 모든 대한민국 직장인들의 칼퇴에 그린라이트가 켜질 때까지^^;; 도움을 드리겠습니다~

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Beck폭풍업무가 몰아쳐도 최신트렌드는 놓치지 않는다! 스포츠, 연예, 문화, 사회 등등 얇지만 넓은 잡학다식을 추구하는 20대 남자사람입니다. 비오는 날을 좋아하는 우중충한 감성을 가지고 있지만 색콤달콤 블로그에서는 밝고 명랑한 이야기만 전해드릴 것을 약속드립니다!

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