스마트워킹과 전자문서의 시대, 스캔도 진화한다!

사무실에도 스마트워킹이 자리잡기 시작하면서 전자문서의 비중은 날로 커지고 있습니다. 정보통신산업진흥원은 IT산업의 전반적인 침체에도 불구하고 전자문서 산업 규모가 전년보다 11.5% 성장한 5조 4148억원을 기록했다고 지난 1월 밝혔습니다. 전자문서의 활용이 늘어나면서 함께 주목 받고 있는 것이 바로 ‘스캔’기술의 발전입니다. 이제는 단순히 종이 문서를 PC로 옮기는 수준이 아닌 진정한 ‘전자문서’로 만들어 주는 똑똑한 기술로 발전하고 있죠.

문서 내에서 원하는 키워드를 바로 검색

먼저 사무실에서 활용할 수 있는 유용한 스캔이 기능으로는 스캔한 문서에서 원하는 키워드를 검색할 수 있는 OCR기능이 있습니다. PC에서 원하는 문서를 찾듯이 원하는 키워드를 바로 검색할 수 있기 때문에 업무의 시간도 확실하게 줄여주는 알뜰한 기능입니다.

 

팀장님이 산더미 두꺼운 문서 뭉치에서 원하는 내용을 찾으라고 지시 하실 때에도 스캔 후에 검색을 해보면 쉽고 간단하게 처리할 수 있겠죠.

영어로 스캔하고 한글로 인쇄

최근에는 어렸을 적 꿈만 꾸던 기술이 실제로 구현 되어 제 가슴을 설레게 했습니다. 바로 스캔 번역 서비스인데요. 한국어, 영어, 일본어, 중국어 등의 종이 문서를 복합기의 스캐너에 넣고 조작 패널에서 원하는 언어를 선택하면 번역된 문서가 출력됩니다. 기존 문서의 레이아웃이나 이미지의 위치를 그대로 유지한 채 문자 부분만 번역되어 나오기 때문에 기존 문서가 변형될 우려도 없습니다.

 

아직은 일부 어색하게 번역이 되는 등 완벽한 단계는 아직 아니지만 업무에 참고를 하기에는 충분한 정도이니 외국어 업무에 대한 부담감을 많이 줄여줄 수 있을 것 같습니다.

전자문서 관리도 진화

이렇게 전자문서와 스캔 기술이 다양해 지면서 전자문서를 업무에 활용할 수 있는 다양한 솔루션도 계속 발전하고 있습니다. 우선 다양한 포맷의 전자문서들을 모두 관리할 수 있는 ‘도큐웍스(DocuWorks)’ 솔루션’이 있습니다. PPT, 엑셀, PDF등 다양한 문서나 이미지를 쉽게 보관 및 편집할 수 있어 아주 유용한 솔루션인데요. 책상에 문서들을 펼쳐놓듯 다양한 문서들을 한 눈에 살펴볼 수 있어 아주 편리하답니다.

 

그리고 문서를 함께 업무를 담당하는 팀원들과 쉽게 공유할 수 있는 워킹폴더도 있습니다. 워킹폴더 서비스는 캐비닛과 드로어로 구성되어 있습니다. 한마디로 온라인 공간에 나만의 사물함이 하나 생기는 것과 같은데요. 하나의 캐비닛 안에 여러 개의 드로어를 만들 수 있습니다. 또한 캐비닛 안에는 자신의 전용 드로어를 포함한 여러개의 드로어를 생성할 수 있으며, 생성된 폴더는 개별적으로 설정을 통해 개인용인지 공유용인지도 정할 수 있습니다. 캐비닛당 최고 500G의 자료를 저장할 수 있기 때문에 어떠한 자료도 용량 걱정 없이 자료를 저장하고 공유할 수 있습니다.

이제는 일반 피쳐폰을 쓰는 직장인을 찾기가 더 어려울 만큼 대부분의 직장인들이 각종 모바일 기기를 활용하고 있고, 종이문서보다 전자문서를 활용했을 때 회사의 비용도 줄일 수 있기 때문에 앞으로도 전자문서의 활용은 더욱 많아질 텐데요. 스마트 워크시대에 발맞춰 전자문서도 스마트하게 활용하는 직장인이 되시길 바랍니다^^

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