직장인 업무효율 비결, 업무는 빠르게 처리하고 칼같이 퇴근하자

오후 여섯 시가 되면, ‘칼같은 퇴근’을 향해 직장인의 몸부림은 조용하고도 신속하게 이뤄지지만 이 모든 것도 해야 할 업무를 마쳤을 때에나 해당되는 얘기겠죠? ㅠㅠ

출근해서 퇴근까지 열심히 일만 하고 있는데, ‘왜 나는 정시 퇴근을 못하고 있는가’라는 물음에 빠져있는 분들을 위해 업무효율을 쑥쑥! 올리는 노하우를 전합니다.


1 _ 어지러운 책상은 집중력을 떨어뜨린다

직장 생활에서 빼놓을 수 없는 것이 ‘정리 습관’입니다.

대부분의 업무 처리가 사무실 책상에서 이루어진다는 점을 생각해보면, 자신의 책상 위의 모습이 업무효율에 얼마나 큰 영향을 주는지 깨달을 수 있을 겁니다. 

책상에 중요한 서류, 폐기해야 할 서류가 한데 섞여 어지러져 있는 경우는 어떨까요? 정작 필요할 때 서류를 찾느라고 진땀 빼는 시간도 생각 수 있고, 중요한 서류가 누락되는 실수가 발생하기도 하겠죠? 그렇기 때문에 깨끗하고 정돈된 책상은 직장인의 업무 능률을 제고할 수 있는 간단하고 쉬운 방법이에요~ 미루지 말고 그때그때 정리한다면, 그리 귀찮은 일도 아니랍니다!

– 책상 위에는 꼭 필요한 물건(연필꽂이, 컴퓨터, 명함케이스, 서류 수납함, 스케쥴러 등)만 놓자

– 책상 아래에는 파지를 위한 박스를 만들자

– 업무로 받은 명함은 명함 케이스에 보관하되, 거래처나 업무 관련을 분류해 관리하자

2 _ 업무의 우선 순위로 효율을 높여라

가장 기본적이면서도 간과하기 쉬운 부분입니다! 갑작스럽게 이 일 저 일이 겹쳐서 요청되다 보면 머릿속이 하얘지면서 ‘멘붕 상태’가 오기 쉽죠. 

그럴 땐, 포스트잇이나 노트를 펼치고 처리해야 할 업무들을 써내려간 다음, 중요한 순서대로 우선순위를 정하는 것이 효율을 높여준답니다. 

작업 순서가 모호한 상태에서 유야무야 손에 잡히는 것부터 일을 진행하면, 하던 일을 중단하고 급한 업무를 다시 진행해야 할 수도 있는데요. 업무의 흐름이 끊겨서 효율적이지 않습니다. 또, 급한 업무를 허둥지둥 처리하면서 발생하는 실수들도 잦아지겠죠?

추가로, 퇴근하기 전에 미리 다음날 처리해야 하는 업무들을 우선순위대로 리스트화 해보세요. 보다 쉽게 업무효율을 높일 수 있답니다! 🙂

3 _ 파일이 어디 갔지? 데스크탑 문서 정리하기

1) 바탕화면을 사수하라

바탕화면에는 정말 필요한 프로그램 혹은 폴더를 놓되, 최대 1줄 이상 배열하지 않기로 다짐하고 지키도록 합니다. 작업 중이던 파일과 폴더를 모두 바탕화면에 저장해놓으면 업무 효율이 떨어질 뿐만 아니라, 메일을 작성할 때도 엉뚱한 파일을 첨부하는 경우도 생갑니다. 자주 실행하는 프로그램은 시작에 넣어면 바탕화면 정리에 도움이 됩니다. 바탕화면을 정리하면 컴퓨터 속도도 빨라지므로 일석이조겠죠?

2) 업무 별로 폴더를 분류하라

폴더를 업무 별로 분류해 놓는 것부터 문서 정리의 시작입니다. 직장에서 더 효율적으로 폴더를 정리하는 방법은 업무별, 거래처별로 작업을 분류하는 것입니다. 일간, 주간, 월간 단위처럼 기간별로 분류하는 것도 좋습니다. 새로운 업무나 프로젝트를 시작할 때는 해당 폴더를 만들어 사용하는 것도 좋습니다. 하지만 무엇보다 중요한 것은 수정 작업이 끝난 후, 다시 열어 볼 필요가 없는 중간 문서들은 그때그때마다 지워주는 것이 좋습니다.

3) 파일 저장할 때는 파일명과 날짜를 정확하게 기입하라

프로그램을 종료할 때, 우리의 컴퓨터는 항상 ‘저장하시겠습니까?’라고 친절하게 물어봅니다. 하지만 정확한 파일명, 날짜까지 기입하는 경우는 그다지 많지 않지요. 하지만 파일을 저장할 때, 정확한 파일명과 입력한 날짜를 기입하면 다시 찾아보기도 쉽고 검색도 용이합니다. 보통 파일명은 <업무_세부사항_날짜>로 기입하는 것이 가장 일반적입니다. 그런데 회사마다 업무 효율을 높이고 인수인계를 쉽게 하기 위해 파일명 서식이 정해져 있는 경우가 있으니 꼭 회사 서식에 맞게 저장해주세요.

4) 매일 정리하기가 부담된다면, 대청소 날짜를 정하라

매일 퇴근 전에 쓸모없는 파일을 지우고, 폴더명을 정리하는 것이 칼퇴근을 방해한다고 생각되신다면 날짜를 정해보세요. 한 주를 시작하는 월요일도 좋고, 업무를 마감하는 금요일도 좋습니다. 날짜를 정해서 포스트잍에 적어놓고 꼭 실천해보세요! 업무 효율이 쑥쑥 오른답니다.

 바탕화면을 깨끗하게 정리하자

– 업무/프로젝트 별로 폴더를 분류하자

– 파일을 저장할 때는 파일명과 날짜를 정확하게 기입! 회사에 파일명 서식이 따로 있다면 반드시 지키자

– 매일 정리하기기 귀찮다면ㅡ 나만의 청소 요일을 정해놓고 지키자

4 _ 근무 시간을 야금야금 잡아먹는 SNS는 그만!

높은 집중도를 유지하기 위해서는 근무 시간 틈틈이 쉬는 시간을 갖는 것이 좋다고 합니다. 그렇지만, 쉬는 시간이라 해서 SNS에 접속하거나 인터넷 서핑을 하는 경우에는 시간을 초과해서 결과적으로 업무 시간을 늘리게 됩니다! ;-( 

실제로 몰래 SNS 활동을 하면서 근무 시간을 낭비하거나, 업무 처리 중 SNS 알림을 받아 집중력이 저하되는 경우가 꽤 빈번하게 일어나죠. SNS는 소중한 칼퇴를 앗아가는 좀도둑과 같다고 생각하며 멀리하시고, 쉬는 시간에는 가벼운 스트레칭이나 커피 한 잔의 여유를 즐기세요!

5 _ 꼼꼼하게 시간 관리를 도와주는 다이어리를 활용하자

플래너로 하루 일정을 체계적으로 정리하는 것은 단순히 업무 효율을 높이는 것 뿐만 아니라, 자기 계발을 꾸준히 해야하는 직장인들에게 무기가 될 수 있습니다.

시간별로 하루 일정을 기록하고 중요한 업무는 진행 중, 연기, 완료 등을 꼼꼼히 체크해두면 나중에 기억을 더듬고 서류를 뒤지느라 낭비되는 시간을 아낄 수 있겠죠?

그런데 이 플래너에도 다양한 종류가 있어서 나에게 맞는 것을 선택해야 꾸준히 활용해서 효과를 톡톡히 볼 수 있습니다. 

예를 들면, 외근이 잦은데 무거운 물건을 휴대하기가 싫고 타이핑 보다는 수기로 작성하는 것을 좋아하는 타입이라면 가볍고 작아서 휴대성이 좋은 포켓북 타입의 다이어리가 좋겠죠? 반면에, 무게는 상관없지만 월간/주간 스케줄 및 비고 등을 모두 꼼꼼히 기입해야한다면 여러 형태의 속지를 마음대로 구성할 수 있는 바인더 타입의 다이어리가 좋겠습니다. 마지막으로, 플래너를 따로 챙기는 것과 수기 작성이 모두 싫다면 스마트폰에 스케줄 관리 어플을 받아서 사용하는 것도 도움이 되겠습니다.

지금까지 업무 효율을 높이는 5가지 방법을 알아보았는데요.

오늘부터 깔끔한 책상 위에서, 우선순위대로, 꼼꼼하게 시간을 체크하면서 업무를 처리해보세요! 어제보다 빠르게, 정확한 업무 처리로 기분 좋게 정시 퇴근 하실 수 있을 거예요! 🙂  

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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