우리는 왜 여전히 매일 프린트하고 있을까?

 

이메일을 통해 전자문서를 주고받고, 태블릿 화면을 통해 고객에게 제품을 소개하며, 모바일과 클라우드를 통해 시간과 장소의 제약 없이 업무를 보는 것은 어느덧 우리에게 매우 익숙한 장면이 되었습니다. 

 

하지만 통신기술과 모바일의 놀라울 만한 혁신이 우리 삶 깊숙이 들어왔음에도, 여전히 우리 사무실에는 수많은 종이문서가 쌓여 있습니다. 왜 아직도 ‘종이 없는 사무실’은 도래하지 않는 걸까요? 

 

 

 

 

얼마 전 미국제록스 블로그에서는 사람들이 여전히 종이출력물을 사용하는 대표적인 원인을 몇 가지 짚어냈습니다. 그리고 우리는 바로 여기에서 전자문서가 나아가야 할 방향성도 찾아볼 수 있는데요, 오늘은 그 내용을 여러분에게 소개해드릴게요. 

 

 


 

 

당신이 여전히 종이 출력을 포기할 수 없는 이유? 

 

 

 

 

가독성과 휴대성

 

“어우~ 난 모니터 화면으로 읽으면, 도저히 내용이 눈에 안 들어와” 하시는 분들 참 많죠. 전자문서로 된 보고서나 청구서를 받자마자 바로 출력을 해본 경험도 있으실 것 같습니다. 종이문서가 전자문서에 비해 읽기의 편의성과 직관성을 제공한다는 것은 대부분의 사람들이 공감하는 바이기 때문이죠. 편리한 휴대를 위해서도 종이문서를 선택하고 있습니다. 물론, 이 부분은 보다 방대한 양을 휴대하기에 훨씬 우월한 태블릿 등 모바일기기의 발전에 따라 판세가 다소 기울 것으로 전망됩니다. 

 

 

주석달기의 편안함

 

우리는 문서를 읽어 내려가며 생각나는 내용을 즉각 메모하고, 첨삭하는 방식에 무척 익숙합니다. 전자문서를 읽다가도 문서에 수정해야 할 내용이나 보완, 추가하고 싶은 부분을 발견하면 습관적으로 ‘print’ 버튼에 손이 가는 것이 사실이죠. 전자문서에도 첨삭기능이 존재하지만, 이런 기능은 아직까지 우리에게 익숙한 읽기 행위를 다소 방해하는 것 같습니다. 

 

 

 

 

자필서명의 숙명

 

아직까지 각종 분야의 회원가입 단계에서 빠질 수 없는 것이 ‘자필 서명’입니다. 높은 수준의 전자거래 프로세스를 구축한 은행권에서 조차도 회원가입 서명은 대부분 종이를 기반으로 이뤄지고 있습니다. 조사에 따르면 70%는 대출, 저축 등의 금융거래에서 종이문서에 자필 서명 방식을 이용한다고 응답했습니다. 종이 없는 사무실을 구현하기 위해서 전자 서명 방식의 도입은 숙명적이라고 할 수 있겠네요. 

 

 

친숙하고 효과 높은 공유방식 

 

아무래도 문서를 장기간 공유하는 데에는 디지털 방식이 훨씬 바람직하겠죠. 그럼에도 여전히 물리적인 특성상 종이문서가 내용을 눈에 확 띄게 하는 데에 유리하다고 합니다. 회의용 자료나 배포용 자료에 종이문서가 주로 이용되는 이유가 여기에 있겠죠? 

 

 

 

 

종이의 매력적인 속성을 디지털로 옮겨온다면 

 

이쯤 되면 ‘종이문서가 이렇게 익숙하고 편리한데, 굳이 페이퍼리스를 해야 할까?’하고 다시금 의문을 갖는 분들이 계실지도 모르겠습니다. 그러나 문서출력에 드는 직접/간접적인 비용 부담이나, 문서보안과 보관의 편의성, 그리고 환경문제까지 생각한다면 결코 포기할 수 없는 과제겠죠? 

 

 

 

 

특히 시장조사기관인IDC는 2015년까지 전세계 노동인구의 37%가 모바일기기를 사용할 것으로 예측하고 있으며, 가트너(Gartner)에서는 2014년까지 기업의 90%가 개인장치에서 기업 애플리케이션을 지원하게 될 것이라고 전망하고 있습니다. 기업환경에서 모바일 디바이스의 활용이 빠르게 성장하는 만큼 기업 문서환경의 변화 역시 결코 무시할 수 없는 변화의 흐름이 되고 있습니다. 비록 현재까지는 전자문서가 종이문서의 모든 강점을 완벽히 수용하지는 못하고 있지만, 향후 종이문서가 가진 매력적인 속성을 디지털에 성공적으로 접목할 수 있을 것으로 보입니다. 

 

우선 우리 사무실, 혹은 우리 부서에서 일상적으로 업무를 처리하는 방식을 면밀히 검토해보면, 문서관리의 여러 단계 중 전자문서로 대체할 수 있는 영역을 발견할 수 있습니다. 비즈니스 프로세스에 따라 가독성, 휴대성, 주석 달기, 배포, 서명, 공유 등의 행동 양식을 단계적으로 전자화시키는 방법도 좋겠죠. 

 

종이문서나 전자문서 모두 각각의 장단점을 갖고 있습니다. 그러니 단지 “종이문서를 사용하지 말라”고 강요하는 방식 보다는, 우리 사무실의 환경에 맞춰 전자문서와 종이문서를 효율적으로 병행하는 것에서부터 페이퍼리스 오피스를 향한 변화를 시작해보는 것이 어떨까요? 

 

 

* 이 글은 미국 제록스 블로그Is Your Office Ready to Go Paper…Less?를 참고해 작성했습니다.

 

 

 

 

 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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