중소기업, 저예산 고효율의 IT 솔루션을 갖추고 싶다면?

   

BYOD(Bring your own device, 개인이 보유한 스마트기기를 업무에 활용)와 클라우드의 급속한 도입으로, 기업들은 이제 거스를 수 없는 변화의 흐름을 맞이하게 되었습니다. 

업무 효율은 물론이고, 원가 절감이나 생산성의 강화, 그리고 문서 보안 문제 등 기업 IT 솔루션이 필요한 이유는 일일이 나열하기 힘들 정도죠. 하지만 대기업에 비해 IT에 투자할 수 있는 예산과 인력이 훨씬 제한되어있는 중소기업들은 IT 솔루션의 필요성에 적극 공감하면서도 막상 투자를 망설입니다. 

참으로 안타까운 현실이 아닐 수 없습니다!

과연 작은 규모, 적은 인력으로는 안정적인 IT 인프라나 솔루션을 갖추는 게 불가능한 걸까요? 결코 그렇지 않습니다. 오늘은 중소기업이 문서환경을 개선할 IT 인프라를 갖춰야 하는 이유와 함께, IT 파트너를 선택할 때 반드시 던져봐야 할 질문이 무엇인지 소개할 텐데요. 오늘의 포스팅이 여러분의 고민에 좋은 해답이 될 수 있을 것 같습니다. 


소규모 비즈니스 환경의 문제를 개선하는 첫걸음

규모가 작고 인원이 적은 기업일수록, 언제 어디서든 신속하게 업무를 처리할 수 있는 대응이 더욱 중요하다 보니 개인 모바일기기의 활용이나 클라우드에도 관심도가 무척 높습니다. 그래서인지 클라우드 사용은 대기업과 중소기업 간의 격차가 크지 않은 분야이기도 한데요, 이러한 서비스와 문서 환경을 통합하는 기술은 여전히 과제로 남아있습니다. 

특히 전자문서나 문서 관리 솔루션의 도입은 소규모 비즈니스 환경의 문제를 해결해줄 솔루션의 첫걸음으로 꼽히고 있습니다. 

작은 기업일수록 종이 문서에 대한 의존도가 무척 높은데요. 그러다 보니 불필요한 문서 출력이 많아지고, 문서의 저장이나, 보안, 검색 등에 많은 시간을 소요하게 됩니다. 차세대 문서기술을 도입하면 생산성의 강화는 물론, 원가 절감, 업무 효율 등 기대 이상의 효과를 볼 수 있습니다. 

소규모 기업에게도 꼭 IT 투자가 필요할까?

 

올해 2월, 시장조사기관인 IDC가 발표한 ‘기업 규모별 연간 문서 지출’의 내용을 보면 하나의 의미 있는 발견을 할 수 있습니다. 소기업들은 비즈니스 영역의 여러 측면에서 대기업에 비해서 성장이 뒤처지는 양상을 보이는데요, 이처럼 격차가 발생하는 중요한 지점이 ‘IT(정보 기술)’을 적극적으로 활용하느냐의 유무라는 점이죠. 수익이 높은 기업일수록, 정보기술을 활용한 문서관리에 투자하는 비용은 비례하여 증가하고 있습니다. 

(기업 규모별 연간 문서관리 관련 비용 지출, IDC)

IT 강국인 우리나라에서도 중소기업이 처한 상황은 비슷합니다. 중소기업청에서 2013년에 발표한 ‘중소기업 정보화수준 조사’ 결과에 따르면, 기업의 규모가 클수록 CEO 및 임직원의 정보화에 대한 비율이 높은 것으로 나타났으며, 특히 100~299인의 경우 CEO 및 임직원 모두 정보화에 대한 관심과 의지가 80% 가까이인 것으로 나타나 5~9인 규모의 기업에 비해 2배 정도 더 높은 것으로 나타나고 있습니다. 모바일이나 클라우드, SNS 등 NEW IT 분야에 대한 조사에서도 마찬가지로 기업 규모가 클수록 투자나 관심도가 증가하고 있네요. 

 

(2013 중소기업 정보화수준 조사, 중소기업청)

물론 중소기업의 입장에서 보자면 조금 억울하게 느껴질 수도 있습니다. “투자를 할 만한 여력이 안 되는데 어쩌란 말이냐~” 하고 말이죠. 

이것이 바로 대부분의 중소기업이 처한 딜레마입니다만, 우리가 놓치지 말아야 할 사실은IT 인프라가 약해지면, 기업의 생산성과 효율성 역시 힘을 잃을 수밖에 없다는 것입니다. 안타까운 이야기지만 창업 후 5년까지 생존하는 소기업은 매우 적습니다. 그리고 이것은 장기 생산성을 위해 IT 인프라가 얼마나 중요한 문제인지를 보여주는 지표이기도 합니다. 

IT파트너를 선택할 때 던져봐야 할 필수 질문 5선 

대기업처럼 회사 자체 시스템을 구축하기 어려운 중소기업의 경우, 더더욱 어떤 IT 파트너를 선택하는지의 문제가 중요합니다. 대부분의 중소기업에서 IT에 관한 비즈니스를 전담하는 인력이 없기 때문에, IT 파트너 선택에서도 어려움을 겪습니다. 자, 그렇다면 중소기업이 IT 파트너를 선택할 때 눈 여겨 봐야 할 점은 무엇일까요? IDC사의 Angèle Boyd는 이것을 다섯 가지로 요약하여 소개합니다. 

 

첫째, 우리 회사와 동종업계의 고객을 관리해 본 경험이 있는가? 

둘째, 나와 내 고객의 기밀 정보를 안전하게 보호할 수 있는 시스템을 갖췄는가?

셋째, 솔루션을 뒷받침할 수 있는 기술 공급 업체를 갖고 있는가? 

넷째, 우리 회사의 현 상황에 최적화된 평가와 솔루션을 제공하는가? 

다섯째, 선행 투자의 비용 부담을 얼마나 줄여줄 수 있는가? 

자, 어떠신가요? 도움이 좀 되셨는지 모르겠습니다. 합리적인 비용으로, 우리 회사에 최적화된 문서관리 솔루션을 도입하는 것, 어떤 IT 파트너를 만나느냐에 따라 달라질 수 있으니 꼭 기억해주세요. 🙂

이 글은 미국 제록스 블로그The 5 Questions Small Businesses Need to Ask When Selecting an IT Partner를 참고해 작성했습니다.

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

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