중소기업도 문서관리 서비스가 되나요? <2탄>

안녕하세요? 지난 번 문서관리 포스팅(중소기업도 문서관리 서비스가 되나요? <1탄>)으로 인사 드렸던 색콤달콤 게스트 필진 ‘하늘과 주인’입니다.  
 
문서 관리에서 발생하는 어려움에 대해 많은 분들이 댓글로 공감을 표현해주셨는데요, 문서 관리와 관련해 여러분이 겪고 계신 문제들을 해결해줄 수 있는 LDMS의 특징들에 대해 앞으로 하나씩 설명해드릴게요!
 
LDMS가 무엇인지 잊으셨다구요? 기억하시는 분도 계시겠지만, 바로 Light EMDS의 약자입니다. 즉, 중소기업이 도입에 부담을 느낄 수 있는 전자문서관리시스템 중에서 꼭 필요한 기능만 압축하여 제공함으로써 부담을 팍팍 줄여드리는 것이지요~   
 
오늘은 우선 이 LDMS의 기능 중 팩스와 관련된 부분을 설명해드리도록 하겠습니다.    
 
중소기업에서 공통적으로 사용되는 사무업무는 바로 F……………FAX~~~~~!
 
아직까지도 FAX를 종이문서로 출력하여 사용하고 계신가요?
그렇다면 아마 받기로 한 팩스를 기계 앞에 서서 마냥 기다리고만 있거나,   

 

 

팩스 보낼 문서를 프린터에서 출력해서 다시 팩스로 전송해야만 하는 이중작업,   

 

 

거래처에서 팩스를 보냈다는 연락을 해서 팩스 앞으로 가보면 문서가 사라져 있거나,   

 

 

팩스에 온갖 스팸 문서만 쌓여있거나, 

 

 

예전 팩스 문서가 필요한데 관리 부실로 찾을 수 없거나

 

 

보안이 유지되어야 할 문서가 팩스로 오는 바람에 보안에 구멍이 숭숭 뚤려버렸다거나,

 

 

이런 문제가 하루가 멀다 하고 생기지 않았나요? 
 
그럼에도 불구하고, 종이 팩스를 계속 쓰는 이유는 팩스가 생긴 이후 계속 이렇게 팩스가 종이문서로 출력되는 사무환경에 적응되다 보니 불편하거나 비효율적임을 피부로 못 느끼시기 때문입니다. 하지만 이런 문제도 LDMS가 개선해 줄 수 있다는 사실!
 

LDMS 문서 관리 화면

LDMS 화면입니다. 깔끔하죠? 공용문서함을 보시면 FAX수신함이 있습니다.
모든 팩스가 팩스 회선 별로 이곳으로 저장이 되며, FAX파일은 “년-월-일 시간”의 파일명으로 저장됩니다. (팩스 확인하기 쉽지요?)
이런 것을 보고 “꿩 먹고 알 먹고”라고 하지 않습니까? 문서관리를 잘하려고 도입했더니 FAX도 전자 문서화하여 편리하게 관리까지 할 수 있다니!!!
 
이렇게 팩스문서를 관리하면
팩스 수신을 PC에서 Web으로 접속하여 확인/관리
팩스 문서의 송수신 현황을 자신의 PC에서 확인할 수 있는 거죠. 굳이 팩스 앞에서 마냥 기다릴 필요 없이 Web에 접속하여 다른 업무를 하면서 지켜보고만 있으면 되니 얼마나 좋습니까?
 
팩스 송신을 PC에서 프린터 드라이버로 송신/관리
팩스 문서를 보낼 때 굳이 팩스기기로 가지 않아도 앉은 자리에서 OKAY~ 바로 복합기의 프린터 드라이버에서 팩스를 선택하면 팩스기기에 갈 필요 없이 PC상에서 바로 원하는 곳으로 팩스를 보낼 수 있습니다.
 
팩스 문서의 전자 문서로 편리한 관리
팩스 문서가 전자화되어 전자문서화 되어 LDMS에서 관리되니 스팸 팩스는 그냥 지워버리고 필요한 팩스 문서만 골라서 출력할 수 있습니다. 누군가 팩스문서를 가지고 가거나 삭제해도 문서에 대한 작업 로그가 남기 때문에 누가 삭제했는지 알 수 있으며 관리자는 이 팩스를 복구할 수도 있습니다.
 
수신된 팩스 문서를 관련자에게 전달
사무실에 팩스 담당자가 있다면, 팩스를 확인한 후 관련자에게 바로 전달할 수 있습니다. 팩스 담당자가 전달하는 팩스 문서는 LDMS의 “내게 온 문서함”에 저장되기 때문에 손쉽게 확인할 수 있어요. 중요한 팩스 문서를 깜빡 잊고 지나치는 불상사를 미연에 방지할 수 있겠지요?^^
 
LDMS를 사용하는 것만으로도 이렇게 많은 점들이 개선될 수 있답니다.
 
팩스 문서까지 전자 문서로 관리하니 이것이야 말로 진정한 통합 전자 문서 관리 시스템이라고 할 수 있습니다.
팩스량이 많고 팩스 문서에 대한 검색이 잦은 무역업이나 물류업 쪽에서 특히 필요한 기능들이 아닐까 싶습니다.
 

다음 포스팅에서는 굳이 PC를 켜지 않고도, 복합기에서 바로 웹서버로 접속해 원하는 문서를 출력하고 또, 복합기에서 스캔한 문서를 그 자리에서 바로 원하는 폴더로 저장하는 기능에 대해 소개해드리도록 하겠습니다^^ 앞으로도 LDMS에 대한 많은 관심 부탁드리구요, 혹시라도 궁금하신 점이 있으시면 댓글로 팍팍 물어봐주세요~!!

 

 

하늘과 주인 (윤민형) | Solution & Process Consulting 안녕하세요 윤민형입니다. 요즘 LDMS에 푹 빠져 살고 있습니다. 정말 무언가에 푹 빠져 살고 싶은 계절입니다. 푹푹 찌는 날씨!!! 이래서 장가가겠습니까?

 
 
 
 
 
 
 

 

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‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

9 Comments

  1. 율무말하길

    팩스는 역시 어려운 녀석이군요. 저는 팩스를 잘 쓰지 않지만 팩스 업무가 많으신 분들은 LDMS가 정말 편리하겠어요~^^

    • 색콤달콤말하길

      율무님 안녕하세요^.^ LDMS는 팩스 문서 환경 개선 외에 다른 기능도 많이 가지고 있는데요, 다음 포스팅에서는 율무님에게도 효과적일 수 있는 LDMS의 기능에 대해 소개해드릴게요^^! 좋은 하루 보내세요~

  2. 메이플말하길

    웹팩스라고 그러는건가요? 신기하네요
    PC를 켜지 않고도 문서를 출력하고 저장하는 기능도 기대되네요

    • 색콤달콤말하길

      네. 복합기에서 문서를 스캔한 후 그 자리에서 바로 원하는 웹 폴더에 저장할 수도 있어서 편리하답니다^^ 요 기능은 다음 포스팅에서 더 자세히 설명드릴게요~

  3. 보케말하길

    pc에서 프린터로 출력 날리듯이 팩스를 날릴 수 있다는 말인가요?
    오~ 신기한데요
    웹팩스 서비스를 이용하면 따로 팩스를 안사도 되겠네요
    그런데 이거 꼭 복합기를 사야만 이용할 수 있는건가요?

    • 색콤달콤말하길

      넵! 굳이 문서를 출력하고 다시 팩스기기로 가서 송부하지 않고, 앉은 자리에서 바로 팩스 전송이 가능하답니다. 팩스기기가 아주 멀리 있지 않아도, 귀찮아서 팩스 보내는 것을 차일피일 미루는 경우가 많이 있잖아요^.^ 그런 분들에게 꼭 필요한 기능~!

    • 하늘과 주인말하길

      안녕하세요.^^ 솔루션을 담당하고 있는 하늘과 주인입니다.
      네 복합기의 FAX기능을 이용하는 것이기 때문에 꼭 복합기가 있어야 합니다. 사용 방법은 프린트 작업과 똑같습니다. 프린터 드라이브에서 팩스를 설정하고 팩스 번호를 입력 후 출력을 누르면 간단하게 팩스를 보낼 수 있는 것이지요.

  4. 삐리삐리리말하길

    그러면 개인별로 FAX를 받아 보는 건가요?

    • 하늘과 주인말하길

      안녕하세요. 개인별로 FAX를 받을 수는 없습니다.
      개인별로 받으시려면 전문적인 FAX Solution이 있습니다.
      LDMS는 기본적으로 전반적인 전자 문서를 관리하는 것이고 그중에서도 타 EDMS와 다르게 복합기의 FAX와 연동되어 기존에 종이로 출력되던 FAX문서를 전자 문서화하여 편리하게 관리하실 수 있는 것입니다. 전문적인 FAX업무가 아니라면 고려해보세요. 강력히 추천 드립니다.

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