칼퇴를 부르는 법칙, 직장인을 위한 시간 관리 노하우

‘내 비록 어제 또 야근했지만, 오늘만큼은 기필코 칼퇴하리라’ 

상쾌한 기분으로 하루를 시작하기 위해 일단 책상에 쌓인 먼지를 닦아내고, 시원한 아이스커피 한 잔을 마신다. 옆 부서 김대리와 휴가 계획에 대해 담소를 나누고 자리로 돌아와 메일체크를 하는 것으로 업무를 시작한다. 고객사와 타부서에서 온 문의메일에 답장을 보내다가 오전시간이 훌쩍 흘러가버렸다. 

점심 먹고 돌아오니 오전에 답메일을 보낸 고객사에서 보충 자료를 좀 보내달라는 연락이 왔다. 아, 분명 예전에 관련된 자료를 챙겨둔 적이 있는데, 서류철과 책꽂이를 탈탈 털어 찾느라 진땀을 뺐다. 겨우 보고서를 정리해서 보내고 나니, 벌써 오후 5시?! 원래 계획했던 일은 시작도 못했는데 이게 무슨 일? 오늘도 여지없이 야근이 나를 기다린다. 

 

혹시 이 이야기를 읽으며 자기도 모르게 고개를 끄덕였나요? 그렇다면 당신의 시간관리 습관에 마이너스 점수를 드려야 할 것 같네요. 그 이유는 바로 ‘우선순위 결정’을 하지 않고 일을 시작했기 때문입니다. 

오늘은 여러분의 산만한 머릿속을 깔끔하게 정리하고, 업무 생산성을 높여줄 궁극의 시간관리 비법을 공개해드리겠습니다. 

1_ 이것은 중요한 일인가, 혹은 긴급한 일인가? 

직장인의 시간관리 원칙 중 하나는 메일 확인부터 하지 말라는 것입니다. 언뜻 보면 잘 이해가 되지 않습니다. 메일 답장을 기다리는 사람의 입장은 어쩌란 말인가요?

 

여기서 중요한 것은 메일확인 ‘부터’ 하지 말라는 것입니다. 의외로 아주 많은 사람들은 마감이 한참 남은 일을 서둘러 끝내느라 너무 많은 에너지를 소모하고 있습니다. 별로 중요하지 않은 이메일에 바로 답장을 하거나, 마감 기한이 한참 남은 공과금을 내는 사람들이 바로 그 예인데요, 사람들이 이런 경향을 보이는 것은 강박관념이나, 그 일에서 빨리 벗어나고 싶은 정신적인 부담 때문이라고 합니다.(뉴욕타임즈

“지금 해야 하는 일은 중요한 일인가요? 혹은 긴급한 일인가요?” 이 질문이 바로 효과적으로 시간을 관리하는 열쇠입니다. 미국 제34대 대통령 드와이트 아이젠하워는 “중요한 일은 긴급하지 않고, 긴급한 일은 거의 중요하지 않다”고 했습니다. <성공하는 사람들의 7가지 습관>의 저자로 유명한 스티븐 코비는 아이젠하워의 이 원칙을 적용하여, 생산성을 높일 수 있는 시간관리 매트릭스를 만들었는데요. 그것이 바로 ‘아이젠하워 매트릭스’입니다. 

2_ 아이젠하워 매트릭스로 업무 생산성 높이기 

 ‘아이젠하워 매트릭스’는 우선순위를 결정하는 데 길잡이가 되어줄 매우 효과적인 방법입니다. 

한정된 시간을 가장 효과적으로 사용하기 위해, 몇 개의 법칙에 따라 업무의 우선순위를 정해 생산성을 높이는 방법이죠. 우선 회사 책상을 크게 네 구역으로 나눠보세요. 책상이 협소해서 힘들다면 메모지에 매트릭스를 그려도 좋습니다. 아래와 같이 말이죠. 

 

이 매트릭스를 활용하면 일의 우선순위를 정하는 데 한결 도움이 됩니다. 

중요하지만 긴급하지 않은 일 : 마감 기한이 한참 남았지만, 중요한 장기 프로젝트 등이 여기에 해당되겠죠? 이런 일은 당장 착수하기 보다는 마감 기한에 맞춰 철저한 일정을 수립한 뒤에 진행하는 것이 좋습니다. 

중요하고도 긴급한 일 : 긴급한 회의, 마감이 얼마 남지 않은 프로젝트, 고객사의 긴급 클레임, 돌발 보고상황과 같이 중요하면서도 매우 급한 일은 가장 우선순위에 두고 즉시 일에 착수하면 됩니다. 

긴급하지만 중요하지 않은 일 : 불필요한 보고나 회의, 중요하지 않은 이메일 등은 그다지 중요하지 않은데, 긴급하기 때문에 시간 낭비의 주범이 되곤 합니다. 타인에게 부탁할 수 있다면 넘기도록 하고, 직접 처리하더라도 너무 과몰입하지 않도록 조절해야 합니다. 

중요하지도 긴급하지도 않은 일 : 인터넷 뉴스를 보거나, SNS 등은 업무 사이 약간의 휴식이 될 때도 있지만, 대부분 이런 일은 불필요한 일에 해당됩니다. 가능한 이런 비중을 줄이도록 노력해야 하며, 우선순위를 마지막에 두도록 합니다. 

아이젠하워 매트릭스에 따라 지금 있는 일을 나눠보고 하나씩 비워가는 방식으로 진행해보세요. 확실히 업무 일정에 따르는 스트레스가 감소하고, 생산성이 높아지는 것을 경험할 수 있습니다. 단, 반드시 ‘중요도’와 ‘긴급도’를 정확하게 파악해야 하다는 걸 잊지 마세요! ^^

* 이 글은 미국 제록스 블로그 Increasing Productivity At Work를 참고해 작성했습니다.

Print Friendly
후지제록스
후지제록스
‘더 나은 커뮤니케이션이 세상을 만드는 힘이다!’ Better Communication을 위해 노력하는 후지제록스의 철학과 혁신, 기업문화, 사람 등 다양한 이야기를 들려드립니다.

답글 남기기

이메일은 공개되지 않습니다. 필수 입력창은 * 로 표시되어 있습니다.