다큐웍스

2017년 8월 24일
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바쁜 직장인을 위한 전자문서 관리 꿀팁! – ‘도큐웍스8’을 아시나요?

  ‘인공지능(AI)’, ‘사물인터넷(IoT)’, ‘빅데이터’ 등의 용어를 최근에 많은 미디어 매체를 통해 들어 보셨을 겁니다. 이처럼 4차 산업혁명과 같이 사회 전반에 걸쳐 변화의 물결이 거세게 불고 있는데요. 그렇다면, 우리가 일하는 기업의 업무 환경은 어떨까요?   오늘날 많은 기업에서는 기존의 종이 문서를 벗어나 다양한 형식의 전자 문서를 통해 대부분의 비즈니스가 이뤄지고 있습니다. 이에 따라 전자 문서의 보관이나 열람은 과거에 비해 여러모로 편해졌지만, 워낙 다양한 문서의 형식 탓에 사전에 잘 분류해두지 않으면 정작 필요할 때에 찾기 어려운 것이 현실인데요. 오늘은 지난달에 이어 통합적인 전자문서 관리에 최적화된 후지제록스의 문서관리 솔루션, 도큐웍스8(DocuWorks 8)의 유용한 기능들을 소개해드리고자 합니다.   [여기서 잠깐] 후지제록스의 통합 문서관리 솔루션 ‘도큐웍스(DocuWorks)8’이란?   후지제록스의 도큐웍스8은 데스크 위에 늘어놓은 종이문서를 다루듯이 다양한 형식의 문서를 화면에 펼쳐놓고 한 눈에 관리할 수 있는 소프트웨어로, 컴퓨터 […]
2017년 7월 26일
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4차 산업혁명 시대의 비즈니스 자산, 전자문서! 현명하게 관리하고 싶다면?

  4차 산업혁명 시대가 도래하면서 비즈니스 플랫폼으로서 전자문서 통합 관리의 중요성이 대두되고 있습니다. 오늘날 기존의 종이문서에서 전자문서로의 단순한 전환을 넘어서 문서 디지털화와 관련된 다양한 비즈니스 모델이 창출되는 시대로 변화하고 있는데요. 이는 공공기관, 대기업 등에서 전자문서 솔루션 도입 확대를 통해 디지털 자산의 보완강화, 업무효율성 제고 및 비용절감의 효과를 기대하고 있기 때문이죠.   이처럼 많은 기업 내에 전자문서 환경이 보편화되면서 통합 문서관리 솔루션이 주목받고 있는데요. 그중 회사 내·외부 언제 어디서나 유연한 비즈니스 커뮤니케이션을 지원하는 후지제록스의 통합 문서관리 솔루션, ‘도큐웍스8(DocuWorks8)’의 주요 기능에 대해 살펴보려고 합니다.    [여기서 잠깐] 후지제록스의 통합 문서관리 솔루션 ‘도큐웍스(DocuWorks)8’이란?   후지제록스의 도큐웍스8은 데스크 위에 늘어놓은 종이문서를 다루듯이 다양한 형식의 문서를 화면에 펼쳐놓고 한 눈에 관리할 수 있는 소프트웨어로, 컴퓨터 상에 재현한 전자 데스크(DocuWorks Desk)와 그 위에 늘어놓은 문서를 열람 및 편집하는 툴(DocuWorks […]
2016년 6월 2일
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[인포그래픽] 사장님, 줄줄 새고 있어요! 아까운 회사 경비가..

회사에서 문서 관련 비용이 얼마나 되는지 혹시 알고 계시나요? 단순히 이면지를 사용하고, 흑백으로만 프린트해서는 비용을 크게 줄일 수 없습니다. 더 크고 중요한 비용들은 정작 다른 곳에서 새고 있을 수 있기 때문입니다. 비효율적인 문서 프로세스로 인해 낭비되는 직원들의 업무 시간 또한 결국에는 다 비용입니다.     직원들이 사용하는 종이와 토너 비용을 알고 계시나요? 복합기, 프린터 등 사무기기들이 직원수와 가동률을 고려해 효과적으로 배치되어 있나요? 형식 상의 이유로 직원들이 불필요한 종이 문서를 출력하고 있지는 않나요? 직원들이 문서를 스캔하고 저장하는 데 몇 번의 단계를 거치나요?   위 질문들에 대해 생각해보시고 아래의 인포그래픽을 보시기 바랍니다. 여러분의 회사는 A와 B중 어디에 더 가까운가요?     대부분의 기업이 문서 관련 비용에 매출의 최대 10%를 지출한다고 합니다. 어떤 부서에서 얼마만큼의 문서를 사용하는지도 모를 정도로 관리되지 않고 있는 문서 […]
2016년 5월 25일
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[인포그래픽] 사장님, 너무 걱정돼요! 기밀문서 유출될까봐..

기업 커뮤니케이션의 대부분은 문서로 이루어집니다. 그리고 이 문서들 중 기밀문서의 비중은 약 64%라고 합니다. 하지만 사무실을 둘러보면 중요한 문서를 책상 위에 올려두고 퇴근하거나, 출력한 문서를 복합기 주변에 방치하는 경우가 많습니다. 만약 이런 문서들 때문에 정보보안 사고가 일어나면 개인이 책임을 지게 될 뿐 아니라 회사에 큰 위기가 닥칠 수도 있습니다. 아래는 문서보안 솔루션으로 사무실을 어떻게 하면 보다 안전하게 만들 수 있는 지를 보여주는 인포그래픽입니다.   위 이미지를 클릭하면 크게 보실 수 있습니다.   중소기업기술정보진흥원의 조사에 따르면 기업의 비밀이 새어 나가는 가장 큰 통로는 바로 ‘복사와 출력’을 통한 유출이라고 합니다.  그렇기 때문에 사원증이나 지문으로 인증 후에 복합기를 사용하도록 하고, 특정 키워드가 포함된문서의 출력이나 전송을 금지하고, 더 나아가 문서 유출 사고 발생시 누가, 언제, 어디서, 어떤 내용을 출력했는지 바로 확인할 수 있는 문서 […]
2015년 11월 26일
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[세미나 공유2] 보험회사의 페이퍼리스: 부서별 문서업무 프로세스 개선 사례

다른 업계도 마찬가지지만, 보험회사는 특히 문서의 양이 방대합니다. 고객 커뮤니케이션 목적의 문서뿐 아니라 내부 커뮤니케이션 문서의 종류도 상당하지요. 결국 문서 업무를 얼마나 효율적으로 하느냐에 따라 회사의 생산성과 이익이 달라집니다. 보험회사의 다양한 부서들이 후지제록스의 도큐웍스(DocuWorks)를 통해 문서업무 개선을 이룬 사례들을 소개해드립니다.   1. 법무팀: 소송 관련 서류 전자문서화    후지제록스 직원이 한 보험회사의 법무팀을 방문했을 때, 법무팀 직원이 소송 관련 정보가 담긴 방대한 양의 종이문서를 일일이 수작업으로 검토한 후 다시 바인딩(철)을 하는 모습을 보고 도큐웍스를 활용한 개선방안을 제안하게 됐다고 합니다. 도큐웍스를 통해 모든 종이문서를 한번에 스캔한 후 PC에서 자료를 검토하며, 필요없는 문서는 클릭 한 번으로 지우고 필요한 문서만 통합/분리하는 게 가능해 법무팀의 일이 훨씬 빨라졌다고 합니다. 문서관리와 공유가 용이해진 것은 두말 할 것도 없고요.   2. 경영조정부: 기사 스크랩 자료를 편리하게 […]
2015년 8월 4일
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‘띵똥~’ 업무알림의 압박에서 벗어나기 위한 직장인 여름휴가 준비 팁 3!

    여름 휴가 시즌을 맞이해 훌쩍 떠나버린 당신. 하지만 그냥 떠났다가는 업무 요청에 답변하기 위해 여행지에서 와이파이 존을 찾아 헤매게 될 수 있다. 들뜬 마음으로 사무실을 박차고 나가기 전 30분만 시간을 투자하자. 꼴도 보기 싫은 상사의 까똑과 지긋지긋한 거래처의 연락을 어느 정도는 차단할 수 있다.    TIP 1 부재중 자동 회신메일 설정하기 빠르고, 쉽고, 간단하다. 자동 회신 메일을 받는다고 해서 그 누구도 당신이 무책임하다 생각하지 않는다. 오히려 하루가 지나도록 아무런 답이 없는 게 더 무책임하다!   자동 회신 메일에 휴가 기간과 복귀 일자를 친절하게 안내하자. 부재시 급한 용건을 대신 처리해줄 수 있는 동료나 상사의 연락처를 남기는 것은 기본.     정.말.로!! 급한 연락에 대비해야 한다면, 여행지 시차와 일정을 계산해 연락 가능한 시간을 알려주면 된다. 굳이 해외에 나가있는 동료에게 연락하는 핵노센스 동료는 많지 않을테니 너무 두려워 말자. 자동 […]
2015년 1월 12일
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PPT, 워드, 엑셀 문서를 하나의 파일로 전달하고 싶다면?

  거래처에 PPT, 워드, 엑셀 문서를 편집이 불가한 파일로 보내야 한다면? 아마 대부분의 직장인이 PDF로 각각의 파일을 변환해 보내지 않을까 싶습니다.   하지만 만약 이 세 개의 파일을 하나로 합칠 수 있고, 페이지의 순서 또한 원하는 대로 배치가 가능하며, 게다가 자료를 받는 사람이 편집이나 출력을 할 수 없도록 보안 설정을 할 수 있다면 어떨까요?    당연히 좋죠…   이렇게 좋은 프로그램, 새해가 됐으니 한 번 새롭게 사용해보세요! 🙂   네이버 소프트웨어에 후지제록스의 문서관리 소프트웨어 ‘도큐웍스’ 60일 체험판 버전이 등록됐습니다. 네이버에서 다큐웍스(또는 DocuWorks)라는 이름으로 검색하시면 됩니다. 아래 이미지를 클릭하셔도 해당 페이지로 넘어갑니다~         이 소프트웨어의 장점을 핵심만 요약하면, – 워드, PPT, 엑셀, 이미지 등 다양한 포맷을 하나의 포맷으로 통합 관리 가능 – 클릭 한 번으로 PDF로 변환 가능 (너무나도 쉽고 편리함)– 필요한 […]
2012년 1월 26일
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책상 정리? ‘문서 관리’가 먼저다! 직장인을 위한 문서관리 지침서

대부분의 직장인이 하루를 보내는 사무실 책상. 당신의 사무실 책상 모습은 어떤가요? 업무능력은 곧 책상이 말해준다고 말하면서도 컴퓨터 바탕화면을 관리하지 않거나, 혹은 문서를 책상에 아무렇지도 않게 쌓아두고 퇴근하지는 않나요?      내 책상이 요기잉네~ 출처 : Flickr by stardiver0   매일 아무 곳에나 문서를 방치하고도 ‘괜찮아, 이 문서가 어디 가는 것도 아닌데 뭘.’하며 안심하고 있는 당신, 문서관리 능력이 빵점이시군요! 당신의 업무능력이 인정받기 위해서 지금 가장 필요한 것은 영어도, 자기계발도 아닌 바로 ‘문서관리 능력’! 업무의 능률과 효율성을 높이는 스마트한 문서관리법, 지금부터 소개해 드리겠습니다. 🙂   문서는 회사의 중요한 자산임과 동시에 내가 회사에서 일을 어떻게 했는지 보여주는 지표와 같은 것입니다. 이런 문서를 잘 관리한다는 것은 곧 나의 능력을 어떻게 정리하는 가를 보여준다고도 할 수 있는 것이지요. 그런데 문서를 아무 곳에나 둔다면? 업무능력도 문서처럼 아무렇게나 […]
2011년 5월 26일
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우리 이대리가 달라졌어요 – 깨끗한 책상 만드는 전자문서 관리 소프트웨어

똥줄 타게 일하고 있던 어느 날,  팀장님이 지나가다 제 책상을 보시고는    “이대리, 책상이 너무 더러운 거 아니야?”    이럴 수가!!! 여자 책상인데 더럽다는 이야기를 듣다니!!    하지만 제 책상은 정말 더러웠습니다…              제가 원래 지저분한 사람은 아니고, 하하.. 일이 너무 많아서, 미친 듯이 바빠서 그렇습니다.. ㅠㅠ              아무튼 이 충격적인 말을 듣고, 문서관리 컨설팅 기업 한국후지제록스의 직원으로서 이러면 안되겠다! 내가 문서관리의 모범을 보여주겠다!는 생각을 하게 되었습니다.            일단 책상 위에 널브러진 각종 문서들을 차곡 차곡 모았습니다. 기획안, 보고서, 예산안, 다 쓴 종이 등등 종류도 가지가지더군요. 문서들을 세 가지로 분류했습니다.                  파쇄할 문서와 전자화할 문서는 기계에 넣기 위해 호치키스 […]