전자문서화

2016년 6월 2일
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[인포그래픽] 사장님, 줄줄 새고 있어요! 아까운 회사 경비가..

회사에서 문서 관련 비용이 얼마나 되는지 혹시 알고 계시나요? 단순히 이면지를 사용하고, 흑백으로만 프린트해서는 비용을 크게 줄일 수 없습니다. 더 크고 중요한 비용들은 정작 다른 곳에서 새고 있을 수 있기 때문입니다. 비효율적인 문서 프로세스로 인해 낭비되는 직원들의 업무 시간 또한 결국에는 다 비용입니다.     직원들이 사용하는 종이와 토너 비용을 알고 계시나요? 복합기, 프린터 등 사무기기들이 직원수와 가동률을 고려해 효과적으로 배치되어 있나요? 형식 상의 이유로 직원들이 불필요한 종이 문서를 출력하고 있지는 않나요? 직원들이 문서를 스캔하고 저장하는 데 몇 번의 단계를 거치나요?   위 질문들에 대해 생각해보시고 아래의 인포그래픽을 보시기 바랍니다. 여러분의 회사는 A와 B중 어디에 더 가까운가요?     대부분의 기업이 문서 관련 비용에 매출의 최대 10%를 지출한다고 합니다. 어떤 부서에서 얼마만큼의 문서를 사용하는지도 모를 정도로 관리되지 않고 있는 문서 […]
2016년 5월 25일
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[인포그래픽] 사장님, 너무 걱정돼요! 기밀문서 유출될까봐..

기업 커뮤니케이션의 대부분은 문서로 이루어집니다. 그리고 이 문서들 중 기밀문서의 비중은 약 64%라고 합니다. 하지만 사무실을 둘러보면 중요한 문서를 책상 위에 올려두고 퇴근하거나, 출력한 문서를 복합기 주변에 방치하는 경우가 많습니다. 만약 이런 문서들 때문에 정보보안 사고가 일어나면 개인이 책임을 지게 될 뿐 아니라 회사에 큰 위기가 닥칠 수도 있습니다. 아래는 문서보안 솔루션으로 사무실을 어떻게 하면 보다 안전하게 만들 수 있는 지를 보여주는 인포그래픽입니다.   위 이미지를 클릭하면 크게 보실 수 있습니다.   중소기업기술정보진흥원의 조사에 따르면 기업의 비밀이 새어 나가는 가장 큰 통로는 바로 ‘복사와 출력’을 통한 유출이라고 합니다.  그렇기 때문에 사원증이나 지문으로 인증 후에 복합기를 사용하도록 하고, 특정 키워드가 포함된문서의 출력이나 전송을 금지하고, 더 나아가 문서 유출 사고 발생시 누가, 언제, 어디서, 어떤 내용을 출력했는지 바로 확인할 수 있는 문서 […]
2016년 5월 9일
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[인포그래픽] 사장님, 너무 복잡해요! 회사의 문서 프로세스가..

  직장인의 전체 업무 중 문서관련 업무는 약 70%를 차지합니다. 그만큼 사무실에 산재한 문서들과 복잡한 문서 프로세스는 업무효율성을 크게 떨어트릴 수 있습니다.  모든 회사가 직원들이 보다 효율적이고 생산적으로 일 하기를 원하지만, 정작 직원들의 업무 환경을 심도 있게 들여다보고 문제를 개선해주는 회사는 많지 않은 것 같습니다.  아래는 복잡한 문서 프로세스를 심플하게 만들고, 회사에 맞는 문서관리 솔루션을 적용함으로써 기업과 직원이 누릴 수 있는 효과를 보여주는 인포그래픽입니다.  위 이미지를 클릭하면 크게 보실 수 있습니다.    혹시 지금 사무실의 모습이 B사와 비슷하지 않나요? 그렇다면 회사의 문서 커뮤니케이션 프로세스에 문제가 많다는 것입니다. 제대로 관리되지 않는 문서들, 복잡하고 지나치게 긴 프로세스, 어디서 새는 지 파악되지 않는 문서 관련 비용 등.   반대로 A사는 누구나 바라는 스마트한 사무실의 모습입니다. 회사 내 대부분의 문서가 지나다니는 허브 역할을 하는 […]
2016년 1월 26일
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회사의 문서 관리나 프로세스에 딱히 문제가 없다고요?

기업의 문서 프로세스는 정확한 정보가 관련자들에게 적시에 전달되도록 하기 위해 존재합니다. 프로세스가 인체의 혈관이라면, 문서는 혈액과 마찬가지입니다. 그럼에도 불구하고 문서와 프로세스의 중요성에 대해 간과하고 있는 기업들이 많습니다. 비즈니스의 약 40%가 문서를 기반으로 진행되고, 대부분의 기업이 문서 관련 비용에 매출의 최대 10%를 지출하고 있는데도 말입니다! (탄식…)     회사의 문서관리나 프로세스에 딱히 문제가 없다고요?  만약 복합기나 프린터 위에 문서가 방치되어 있는 모습을 자주 보신다면, 대수롭지 않게 여기지 마시고 다음과 같은 질문을 던져보세요.   복합기나 프린터에 방치된 문서에 고객정보나 회사의 기밀정보가 담겨있지는 않은가? 누군가가 프린트를 하고 실수로 가져가지 않은 것은 아닌가? 직원들이 종이와 토너에 드는 비용을 알고 있는가?   복합기에 방치된 문서 한장이, 어떤 부서에서 얼만큼의 문서를 프린트하는지도 모를 정도로 관리되지 않고 있는 문서 환경이 기업 전체로 보면 큰 리스크와 낭비요소가 될 […]
2015년 12월 17일
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문서만 봐도 스트레스! 직장인이 알아두면 좋은 복합기 사용 팁

직장인에게 연말은 마음이 들뜨는 시기이기도 하지만, 한 해를 마감하는 분주한 때이기도 합니다. 직장인의 마음을 무겁게 만드는 '연말의 문서량을 확 줄이는 비법'을 소개해드립니다.
2014년 1월 12일
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[P군의 직장일기] 페이퍼리스 라이프 실천! 새해 맞이 문서 관리

여러분의 지난 한해 문서관리는 안녕하셨나요? 업무는 물론 일상 생활 중에도 종이 사용 줄이기를 몸소 실천하고 있는 P군! 이제는 단순히 줄이기가 아닌 어떻게 하면 똑똑하고 안전하게 문서를 관리할 수 있을지 고민을 했다고 합니다! P군의 문서 관리 비법이 담긴 일기를 함께 보실까요?       2014년 새해도 어느새 일주일이나 지났다. 작년부터 다짐한 종이 아끼기 프로젝트도 꾸준히 잘 이어나가고 있어 뿌듯하다. 그 동안은 단순히 종이를 아끼는 것에 초점을 두었다면 올해는 지금까지 보관하고 있던 문서들의 관리에도 좀 더 신경 써보기로 했다. 우선은 원본이 필요해서 그 동안 보관하고 있던 문서들을 모아보고 다시 한번 재 분류를 해야 할 것 같다. 그리고 최근 빈번히 일어나는 보안사고관련 뉴스들을 보니 문서 관리를 할 때 문서 보안도 중요하게 생각해야 할 것 같다. 개인 정보 관리도 중요하지만 기업 문서보안의 경우에도 철저한 보안의식이 없다면 언제든 노출될 […]
2012년 12월 2일
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연말 문서정리! 종이문서를 PDF로 변환하는 가장 쉬운 방법!

어느덧 2012년도 한 달밖에 안 남았네요! 올해 마무리는 어떻게 하고 계신가요? 저는 1년간 쌓인 문서들을 정리하면서 한 해를 마무리하고 있답니다. 그 동안 문서관리법과 전자문서화의 중요성은 자주 설명을 드려서 이제 종이문서를 PDF로 전자문서화해서 관리하면 더욱 쉽고 효율적이라는 것은 이제 잘 아실텐데요! 저도 평소에 문서관리를 제대로 하기 위해 나름 실천해왔다고 생각했는데, 정리를 하다 보니 파쇄해야 할 문서가 꽤나 많이 나오네요;;;  그냥 버릴 수 없는 계약서나 중요 문서들을 하나하나 모아두다 보니 어느덧 한 무더기가 돼 버렸더라구요. 예전에 블로그에 소개해드렸던 ‘하루 15분 정리의 힘’의 저자 윤선현님의 인터뷰를 다시 한 번 곱씹으며 반성하고 있습니다ㅠㅠ 1년간 묵혀두었던 문서! 올해가 가기 전에 정리해보세요^^ 전자문서화! 필요성은 알지만 실천을 못하고 계신 분들 많으시죠? 일일이 스캔을 하고 편집하고 파일변환까지 하려면 여간 손이 많이 가는 게 아닌데요. 오늘은 종이문서들을 손쉽게 PDF로 만드는 방법을 소개해드리도록 […]
2012년 8월 31일
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복합기와 문서관리에 대한 오해와 진실, “문서 출력은 꼭 PC로 해야한다?”

혹시 영화 리미트리스를 보셨나요? 삼류 작가가 두뇌를 100% 사용할 수 있게 해주는 약을 먹고 지식수준이 폭발적으로 증가해 인생이 바뀐다는 이야기! 영화를 보면서 어찌나 그 약이 부럽고 먹고 싶던지… ‘나라면 어땠을까?’ 하는 생각이 들자마자 바로 ‘난 먹는다!’란 생각이ㅠㅠ. 영화를 보신 분이라면 적극 공감할 듯! 하지만 현실은… 천재는 고사하고 쏟아지는 업무 속에 자기계발은 먼나라 이야기고 소싯적에 배운거나 까먹지 않았으면 하는 바람이네요.  또한 그나마 알고 있는 소량의 지식도 오해와 편견으로 잘 못 알고 지내는 게 많은 것 같습니다. 그래서 든 생각 ‘주변의 오해와 편견이 있을 만한걸 찾아 바로 잡아 보자!’ 고민 하던 중 복합기를 이용한 문서관리 부분에서 찾아 보기로 하였습니다. 직장인에게 가장 밀접한 문서관리 부분에 대한 오해와 편견을 바로 잡으면 훨씬 업무 효율이 좋아질 것 같은 기대감이! 오늘은 문서관리 부분에서도 복합기를 이용한 문서관리 부분에 집중해 보았습니다. […]
2011년 11월 2일
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골치 아픈 문서 관리, 해답은 전자문서화?

한국후지제록스 홍보팀 사무실에는 창고가 하나 있습니다. 그런데…이게 마치 판도라의 상자와 같습니다. 문을 열기가 두려워요!! 창고 안에는 예전 홍보, 광고 자료를 포함해 각종 과거 문서가 넘쳐납니다.(물론 온갖 잡동사니도 다 들어있어요^^;) 창고 문을 열때마다, 이걸 언제 다 정리하나.. 하는 생각에 한숨만 푸악~~  기업들은 넘쳐나는 문서들로 곤욕을 치르곤 합니다. 버리고 싶지만 버릴 수 없는.. 마음 같아서는 통째로 묶어 멀디 먼 우주로 날려버리고 싶지만! 중요한 정보가 담긴 기업의 자산인데 함부로 할 수는 없잖아요.ㅠㅠ  물론 이것은 제 책상이 아닙니다. 여러분 오해 마시길^^;;  출처: flickr by Jeffrey Beall 오늘은 이러한 문제를 해결해 줄 수 있는 ‘전자문서화’에 대해 이야기하려고 합니다. 전자문서? 그냥 워드, 엑셀 뭐 이런 거 아니야? 라고 생각하시겠지만, 그것뿐이 아닙니다! 이미 출력된 종이문서를 전자문서로 만들어 보관하고 사용하는 것도 전자문서화인 것이지요.  “종이문서→전자문서”의 장점 몇 가지!  – 종이문서 보관에 필요한 […]