전자문서

2013년 6월 11일
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디지털 기기와 스마트 워크의 확산으로 문서 출력량이 줄어든다?

직장인의 업무에서 ‘문서’는 매우 중요하고 큰 부분을 차지합니다.  제안서, 보고서, 기안서, 업무연락서 등등.. 아, 적고 보니 하나같이 다 피하고 싶은 것들이네요-_-;;  여러분은 혹시 ‘내가 회사에서 왜 문서를 작성하는 지’에 대해 생각해 보신 적이 있으신가요? 그냥 지긋지긋하다고만 생각하시나요^^;? 무념무상으로 소울리스한 문서를 작성하고 계신 것은 아닌지…  문서의 목적은 대부분 정보와 의사 전달 입니다. 결국 직장인들이 이렇게 많은 문서를 만드는 이유는 누군가와 ‘커뮤니케이션’을 하기 위해서입니다.  즉, 직장인들로 구성된 기업의 커뮤니케이션 대부분은 문서로 이루어집니다. 여기서 문서란 단순히 종이문서만을 의미하는 게 아니라 이메일과 같은 전자문서의 형태도 물론 포함됩니다.  예전에는 ‘문서’하면 대부분 종이로 된 문서를 떠올렸죠. 하지만 지금은 저만해도 보도자료는 언론사에 이메일로 배포하고, 결재 또한 회사 인트라넷을 통해 전자결재로 올립니다. 보고를 할 때도 가능하면 전자 문서 형태로 보고하고, 미팅에서는 스마트 패드나 노트북을 펼쳐 놓고 회의를 합니다.  실제로도 […]
2013년 5월 26일
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스마트 워크가 확산될수록 직장인들은 스캔을 많이 한다?

여러분은 평소에 복합기의 스캔 기능이나 스캐너를 자주 사용하시나요?  저는 종이문서를 전자문서로 변환해 보관하거나, 다른 사람들과 공유해야 할 때 스캔 기능을 주로 이용합니다. 처음 홍보일을 시작했던 신입사원 시절에는 신문이나 잡지 기사를 스캔 하느라 밤을 꼬박 새운 적도 부지기수였죠. 그 시절을 생각하니 갑자기 눈에서 땀이 나네요..-_ㅠ 이미지 출처 : Flickr by theseanster93 지금은 분당 200매를(!!) 스캔하는 엄청난 복합기가 사무실에 있기도 하고, 스캔 작업은 막내 레이코씨에게.. 일임하였기 때문에 스캔 때문에 밤을 새울 일은 없습니다. 껄껄~ 혹시 스캔 작업이 많은 회사라면 후지제록스 복합기를 사용해보세요. 제가 홍보담당자라서가 하는 말이 아니라 진짜 스캔의 신세계를 맛보실 수 있을 듯. 분당 200매 스캔.. 초당 3페이지 이상을 스캔 하는 속도지요.    후지제록스 복합기의 어메이징한 스캔 속도 영상 제가 스캔 이야기를 하는 것은 다름이 아니라, 직장인들 사이에 모바일 기기를 활용하는 스마트워크가 확산되면서 […]
2013년 3월 21일
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세이브맨 진대리, 줄줄 새는 사무실 문서 비용을 막아라!

  H사 경영지원부의 쾌남 진대리는 사내에서 일등 신랑감으로 소문이 나 있습니다. 화통하고 남자다운 용모에 예의도 바르고. 거기에 경영지원부 출신답게 돈 관리도 잘 하는 – 말 그대로 “머리부터 발끝까지 완벽해, 그야말로 Perfect”한 남자죠. 그런데, 진대리가 이렇게 사내 킹카(^^;;)로 인정받을 수 있었던 데에는 특별한 이유가 있었습니다. 바로, 지난 반기 때 사내 문서 비용을 1/3 수준으로 줄이는 데 큰 공헌을 했기 때문입니다.    문서로 대부분의 일을 처리하는 H사는 매해 ‘문서 출력 비용 절감’이 목표였음에도 뚜렷한 성과를 얻지 못해 왔는데, 그 일을 진대리가 해낸 거죠. 진대리의 기깔나는 절약법! 여러분께도 살~짝 소개드리겠습니다.         흔히 우리가 회사에서 소모품을 이용할 때에는 TCO(Total Cost of Ownership:자산을 구입하여 폐기할 때까지 드는 비용)가 따르기 마련입니다. 이 TCO가 좀처럼 절약되지 않는 이유는 무엇일까요? 바로 TCO가 보이는 것에 비해 보이지 […]
2013년 2월 27일
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2013년 구글의 ‘Paperless’ 캠페인, 한국후지제록스는 이미 시작했다?!

Google wants you to go ‘Paperless’ in 2013. 뜬금없이 왠 영어냐 하시는 분들, 계시죠? 하지만 이해 해주세요. 오늘 여러분과 함께 할 색콤달콤의 이야기가 바로 저 문장 하나로 표현되기 때문입니다.^^;; (발번역을 하자면 ‘2013년, 구글과 함께 페이퍼리스를 실천 해봐요’ 라고 할 수 있겠네요.) 출처: flickr by mrsdkrebs 페이퍼리스, 즉 종이사용량을 줄이고 전자문서를 사용하자는 뜻일텐데 갑자기 구글이 왜 이런 발표를 하게 된 것일까요? 기사 원문을 자세히 들여다보면, 구글과 함께(정확히는 구글의 클라우드 서비스인 Google Drive) 미국 온라인 팩스 기업인 HelloFax를 중심으로 전자금융 서비스 Manila 등 여러 회사가 모여 ‘Paperless Coalition‘을 결성하고 연간 1인 종이소비량이 1만장에 육박(미국 기준)하는 요즘, 기업 차원에서 ‘시간, 돈, 그리고 자원’을 절약하자는 것입니다. (기사 출처: Industry Analysts,Inc.) 이러한 구글의 Paperless 캠페인의 요점은 아주 간단합니다. 이제는 일반 문서 뿐만 아니라 회사의 중요한 회계 문서나 보고서 등 모든 문서를 전자화하여 쉽게 보관하고 […]
2013년 1월 7일
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제록스와 뉴욕메츠가 만나면? 광고로 보는 제록스의 새로운 변신 2탄!

어쩌다 보니 제록스 광고 이야기를 시리즈로 올리게 되었네요.  주제는 지난 번 ‘제록스와 두카티가 만나면?’과 마찬가지로   제록스≠복사기 (ㄴㄴ) 제록스=문서관리 아웃소싱 기업 (ㅇㅇ) 입니다.  출처: flickr by idovermani 뉴욕 메츠(New York Mets)는 여러분도 잘 아시다시피 미국 메이저리그의 야구팀이죠. 저는 박찬호와 김병현이 대활약하던 그때 그 시절 이후의 메이저리그 소식은 잘 모릅니다만..;; 아무튼, 제록스와 메츠는 서로 어떤 관계일까요? 아래 제록스의 광고를 보시면 압니다. 음.. 그런데 뉴욕 메츠 광고는 두카티 광고보다 말이 빨라서, 포스팅하며 영어 리스닝 공부를 함께 하는 기분이었습니다.T~T 영어공부에 대한 저의 작심삼일을 극복하게 해주는 제록스.. 사랑합니다.  여러분도 짧고 재미있는(?) 제록스 광고와 함께 리스닝 실력을 테스트해보시기 바랍니다! 토익에 재응시해야 할 시기는 아닌지..  <출처: 제록스 유튜브> 주인공은 뉴욕 메츠 야구팀의 마스코트인 메트씨(Mr. Met). 메트씨에게 팀의 관리자인듯한 사람이 세일즈 브로슈어 아웃라인 작업이 다 됐냐고 물어봅니다. 메트씨는 자신만만하게 […]
2012년 9월 25일
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전자문서관리 시스템 과연 대기업에만 필요할까?

인터넷에서 외쿡 어느 기업들의 멋진 사무실을 보며 ‘아~ 나도 저런 곳에서 일하면 정말 씽크빅 빵빵 터지는 멋진 아이디어를 내놓을 수 있을 것 같은데…’ 라고 생각한 경험 직장인이라면 누구나 있을 겁니다. 하지만 현실은 다르죠. “이 고물 컴퓨터 좀 어떻게 최신형으로 바꿀 수 없나?” “꼭 내가 출력할 때만 종이가 걸리냐!” “언제까지 캐비닛에서 작년 장부를 찾아야 하는 거야?”라는 불만들을 입에 달고 살죠ㅠㅠ 근~사한 사무실은 아니더라도 지금 여러분 사무실도 조금은 더 발전할 수 있지 않을까요? 특히나 대기업에서 사용하고 있는 문서관리 시스템이 우리 회사에도 있으면 정말 좋을 텐데… 라고 생각하시는 분들도 더러 있을 줄 압니다. 이러한 중소기업을 위해 후지제록스에는 대기업 뿐만 아니라 중소기업을 위한 문서관리 시스템도 준비되어 있습니다^^ 그럼 지금부터 중소기업을 위한 비용대비 효율성 가득한 문서관리 시스템과 복합기를 하나 소개해드리겠습니다.  이미지 출처 : flickr by mabahamo 후지제록스의 LDMS(Light Document Management Solution)은 […]
2012년 9월 19일
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‘페이퍼리스 시대’, 그 많던 사무기기 회사는 뭘 하고 있을까?

주판을 기억하십니까? 기원전 4000년 전부터 1980년대까지 계산의 아이콘이었지만 계산기와 컴퓨터에 밀려 지금은 박물관에서나 볼 수 있는 존재가 됐죠. 주판은 사라지기까지 거의 6000년이 걸렸지만, 요즘은 사물의 대체속도가 LTE만큼이나 빠릅니다. 삐삐라 불리던 무선호출기도 시장에 나온지 몇 년 되지 않아 자취를 감추었습니다. 또한 그 많던 피처폰들도 놀라운 속도로 스마트폰으로 대체되고 있습니다.  사무실에서도 변한 것들은 무수히 많습니다. 타자기, 전지괘도, OHP 등은 이제 모두 추억 속의 물건! 이런 제품들을 생산하던 업체들에겐 정말 날벼락 같은 일이었을 겁니다. 열심히 좋은 상품 만들었는데 더는 우리 회사의 물건이 쓸모가 없어진다는 건.. 정말 생각하기도 싫군요. 하지만 변화는 막을 수 없는 법. 우리 사무실에선 또 어떤 변화가 일어나고 있을까요?  출처 : flickr by Hades2k 리즈시절의 무선 호출기들 21세기 최대 이슈 중의 하나인 환경보호의 영향으로 여기저기 페이퍼리스를 외치는 시대가 찾아왔습니다. 한국제지공업연합회의 2010년 발표 […]
2012년 8월 31일
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복합기와 문서관리에 대한 오해와 진실, “문서 출력은 꼭 PC로 해야한다?”

혹시 영화 리미트리스를 보셨나요? 삼류 작가가 두뇌를 100% 사용할 수 있게 해주는 약을 먹고 지식수준이 폭발적으로 증가해 인생이 바뀐다는 이야기! 영화를 보면서 어찌나 그 약이 부럽고 먹고 싶던지… ‘나라면 어땠을까?’ 하는 생각이 들자마자 바로 ‘난 먹는다!’란 생각이ㅠㅠ. 영화를 보신 분이라면 적극 공감할 듯! 하지만 현실은… 천재는 고사하고 쏟아지는 업무 속에 자기계발은 먼나라 이야기고 소싯적에 배운거나 까먹지 않았으면 하는 바람이네요.  또한 그나마 알고 있는 소량의 지식도 오해와 편견으로 잘 못 알고 지내는 게 많은 것 같습니다. 그래서 든 생각 ‘주변의 오해와 편견이 있을 만한걸 찾아 바로 잡아 보자!’ 고민 하던 중 복합기를 이용한 문서관리 부분에서 찾아 보기로 하였습니다. 직장인에게 가장 밀접한 문서관리 부분에 대한 오해와 편견을 바로 잡으면 훨씬 업무 효율이 좋아질 것 같은 기대감이! 오늘은 문서관리 부분에서도 복합기를 이용한 문서관리 부분에 집중해 보았습니다. […]
2012년 7월 24일
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스마트폰으로 출력, 문서관리 한다? 후지제록스 스마트 앱 삼총사 전격 인터뷰

지난달 후지제록스의 새로운 스마트 앱 ‘후지제록스 앱’이 탄생했다는 사실! 모두 기억하고 계신가요? (잘 모르시겠다구요? 여기를 참고하세요~) 이로써 후지제록스 스마트 앱(어플)은 총 3개! 모두가 직장인들의 사무환경을 도와주는 역할을 톡톡히 할 것으로 예상되는데요. 오늘은 후지제록스 스마트 앱 삼총사를 만나 전격 인터뷰를 해 보았습니다. 😀      안녕하세요, 여러분! 오늘은 7월에 새 멤버 ’후지제록스 앱’을 영입하며 3인조 체제로 전격 변신한 그룹, “후지제록스 스마트 앱”를 만나보겠습니다.     Q. 먼저, 기존 ‘후지제록스 스마트 앱’이 낯설 여러분께 본인의 소개를 부탁드릴게요. 프린트유틸리티(이하 P) : 네, 안녕하세요. 저는 후지제록스 스마트 앱의 리더, 프린트 유틸리티입니다. 저는 팀에서 스마트한 이미지를 맡고 있어요. 모바일기기에 저장되어 있는 사진과 주소록 등을 컴퓨터와 연동하지 않고 바로 출력하는 능력 때문이랄까요? 기존에 저와 같은 친구들은 일반 사용자에게 어필했지만, 저는 기업에도 어필한다는 장점이 있지요! 그래서 출력 옵션도 세세하고 꼼꼼하게 처리한답니다. (저에 대한 자세한 소개는 여기서도 […]
2012년 7월 10일
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사무실에 종이가 사라진다면? 직장인 A씨의 ‘종이 없는 하루’

어렸을 때 물건 귀한 줄 모르던 제게 아버지는 이런 말씀을 자주하곤 하셨습니다. ‘이녀석, OO가 없어 봐야 정신을 차리지!’ 여러분은 어떠신가요?^^ 이 말을 요즘 직장인에게 적용해보면 어떨까요? 저희는 문서관리컨설팅 기업인 만큼! 이렇게 말할 수 있을 것 같아요.   “종이가 없어 봐야 정신을 차리지!!”   실제로 지구사랑에 지나치게 경도된 CEO님이 오셔서 “내일부터 우리 회사는 종이문서를 사용할 수 없습니다”라고 천명하신다면 어떨까요?^^;; 이 포스트는 이런 자그마한 호기심에서 출발했습니다. 체험기의 대가!! eddy가 이걸 그냥 지나칠 순 없죠. 직접 경험해봤습니다! 24시간 단 한장의 종이도 사용해보지 않기! 지금부터 생생한 현장을 안내 합니다.   호랑이 담배피던 시절부터 애용 됬던 종이문서의 현재 위치는 어느 정도일까요? 출처 : flickr by firepile         조금 일찍 집을 나섰습니다. 평상시 출근길 단골집 커피숍에서 아메리카노를 즐기는 편인데요. 생각해보니, 커피를 들고 나가려면 종이컵에 받아야 하는군요.ㅠ […]