DocuWorks

2016년 6월 2일
480x328-.jpg

[인포그래픽] 사장님, 줄줄 새고 있어요! 아까운 회사 경비가..

회사에서 문서 관련 비용이 얼마나 되는지 혹시 알고 계시나요? 단순히 이면지를 사용하고, 흑백으로만 프린트해서는 비용을 크게 줄일 수 없습니다. 더 크고 중요한 비용들은 정작 다른 곳에서 새고 있을 수 있기 때문입니다. 비효율적인 문서 프로세스로 인해 낭비되는 직원들의 업무 시간 또한 결국에는 다 비용입니다.     직원들이 사용하는 종이와 토너 비용을 알고 계시나요? 복합기, 프린터 등 사무기기들이 직원수와 가동률을 고려해 효과적으로 배치되어 있나요? 형식 상의 이유로 직원들이 불필요한 종이 문서를 출력하고 있지는 않나요? 직원들이 문서를 스캔하고 저장하는 데 몇 번의 단계를 거치나요?   위 질문들에 대해 생각해보시고 아래의 인포그래픽을 보시기 바랍니다. 여러분의 회사는 A와 B중 어디에 더 가까운가요?     대부분의 기업이 문서 관련 비용에 매출의 최대 10%를 지출한다고 합니다. 어떤 부서에서 얼마만큼의 문서를 사용하는지도 모를 정도로 관리되지 않고 있는 문서 […]
2016년 5월 25일
480x328-.jpg

[인포그래픽] 사장님, 너무 걱정돼요! 기밀문서 유출될까봐..

기업 커뮤니케이션의 대부분은 문서로 이루어집니다. 그리고 이 문서들 중 기밀문서의 비중은 약 64%라고 합니다. 하지만 사무실을 둘러보면 중요한 문서를 책상 위에 올려두고 퇴근하거나, 출력한 문서를 복합기 주변에 방치하는 경우가 많습니다. 만약 이런 문서들 때문에 정보보안 사고가 일어나면 개인이 책임을 지게 될 뿐 아니라 회사에 큰 위기가 닥칠 수도 있습니다. 아래는 문서보안 솔루션으로 사무실을 어떻게 하면 보다 안전하게 만들 수 있는 지를 보여주는 인포그래픽입니다.   위 이미지를 클릭하면 크게 보실 수 있습니다.   중소기업기술정보진흥원의 조사에 따르면 기업의 비밀이 새어 나가는 가장 큰 통로는 바로 ‘복사와 출력’을 통한 유출이라고 합니다.  그렇기 때문에 사원증이나 지문으로 인증 후에 복합기를 사용하도록 하고, 특정 키워드가 포함된문서의 출력이나 전송을 금지하고, 더 나아가 문서 유출 사고 발생시 누가, 언제, 어디서, 어떤 내용을 출력했는지 바로 확인할 수 있는 문서 […]
2016년 5월 9일
480x328--프로세스.jpg

[인포그래픽] 사장님, 너무 복잡해요! 회사의 문서 프로세스가..

  직장인의 전체 업무 중 문서관련 업무는 약 70%를 차지합니다. 그만큼 사무실에 산재한 문서들과 복잡한 문서 프로세스는 업무효율성을 크게 떨어트릴 수 있습니다.  모든 회사가 직원들이 보다 효율적이고 생산적으로 일 하기를 원하지만, 정작 직원들의 업무 환경을 심도 있게 들여다보고 문제를 개선해주는 회사는 많지 않은 것 같습니다.  아래는 복잡한 문서 프로세스를 심플하게 만들고, 회사에 맞는 문서관리 솔루션을 적용함으로써 기업과 직원이 누릴 수 있는 효과를 보여주는 인포그래픽입니다.  위 이미지를 클릭하면 크게 보실 수 있습니다.    혹시 지금 사무실의 모습이 B사와 비슷하지 않나요? 그렇다면 회사의 문서 커뮤니케이션 프로세스에 문제가 많다는 것입니다. 제대로 관리되지 않는 문서들, 복잡하고 지나치게 긴 프로세스, 어디서 새는 지 파악되지 않는 문서 관련 비용 등.   반대로 A사는 누구나 바라는 스마트한 사무실의 모습입니다. 회사 내 대부분의 문서가 지나다니는 허브 역할을 하는 […]
2015년 11월 26일
480x328-mu.jpg

[세미나 공유2] 보험회사의 페이퍼리스: 부서별 문서업무 프로세스 개선 사례

다른 업계도 마찬가지지만, 보험회사는 특히 문서의 양이 방대합니다. 고객 커뮤니케이션 목적의 문서뿐 아니라 내부 커뮤니케이션 문서의 종류도 상당하지요. 결국 문서 업무를 얼마나 효율적으로 하느냐에 따라 회사의 생산성과 이익이 달라집니다. 보험회사의 다양한 부서들이 후지제록스의 도큐웍스(DocuWorks)를 통해 문서업무 개선을 이룬 사례들을 소개해드립니다.   1. 법무팀: 소송 관련 서류 전자문서화    후지제록스 직원이 한 보험회사의 법무팀을 방문했을 때, 법무팀 직원이 소송 관련 정보가 담긴 방대한 양의 종이문서를 일일이 수작업으로 검토한 후 다시 바인딩(철)을 하는 모습을 보고 도큐웍스를 활용한 개선방안을 제안하게 됐다고 합니다. 도큐웍스를 통해 모든 종이문서를 한번에 스캔한 후 PC에서 자료를 검토하며, 필요없는 문서는 클릭 한 번으로 지우고 필요한 문서만 통합/분리하는 게 가능해 법무팀의 일이 훨씬 빨라졌다고 합니다. 문서관리와 공유가 용이해진 것은 두말 할 것도 없고요.   2. 경영조정부: 기사 스크랩 자료를 편리하게 […]
2015년 3월 12일
480x328-cfile10.uf.2445714354FD3DF00B4BDC.jpg

[그 JOB이 궁금하다!] 스마트한 업무 환경을 만드는 문서관리 솔루션 전문가, 이태영 과장

야근과 철야를 반복하는 대한민국의 직장인들. 과연 생산성은 어떨까요? 안타깝게도 OECD에 따르면 우리나라 근로자의 연간 노동시간은 최상위권을 기록하지만, 오히려 노동생산성은 하위권에 그치고 있습니다. 이제는 ‘열심히’ 일하는 것보다 ‘똑똑하게’ 일하는 시대입니다. 업무 시간의 낭비를 최소화하고, 중요한 일을 선별해 핵심적인 일에 집중하여 업무의 효율성을 높이는 ‘스마트 워크(Smart Work)’가 필요한 것이지요. 직장인들이 하루 업무 시간의 절반 이상을 차지하는 문서 작업 및 커뮤니케이션에 할애하는 점을 보면, 문서를 얼마나 효율적으로 관리하는가가 스마트 워크를 실현하는데 중요한 역할을 할 것 같은데요. 기업의 문서 환경과 커뮤니케이션의 개선을 위해 오늘도 고군분투(?)하는 한국후지제록스의 문서관리 솔루션의 전문가, 이태영 과장님을 만나 업계 트렌드와 직업별 이야기를 들어보겠습니다. ▲ 한국후지제록스 문서 관리 솔루션 전문가, 이태영 과장 Q1. 한국후지제록스의 문서 관리 솔루션 담당자로서의 이태영 과장님은 어떤 업무를 수행하는지 궁금합니다. 이태영 과장 : 포괄적으로 말씀드리자면, 현재 고객이 가진 문서 프로세스의 문제점을 […]
2015년 1월 12일
480x328-cfile2.uf.276C0D5054B375252C7112.jpg

PPT, 워드, 엑셀 문서를 하나의 파일로 전달하고 싶다면?

  거래처에 PPT, 워드, 엑셀 문서를 편집이 불가한 파일로 보내야 한다면? 아마 대부분의 직장인이 PDF로 각각의 파일을 변환해 보내지 않을까 싶습니다.   하지만 만약 이 세 개의 파일을 하나로 합칠 수 있고, 페이지의 순서 또한 원하는 대로 배치가 가능하며, 게다가 자료를 받는 사람이 편집이나 출력을 할 수 없도록 보안 설정을 할 수 있다면 어떨까요?    당연히 좋죠…   이렇게 좋은 프로그램, 새해가 됐으니 한 번 새롭게 사용해보세요! 🙂   네이버 소프트웨어에 후지제록스의 문서관리 소프트웨어 ‘도큐웍스’ 60일 체험판 버전이 등록됐습니다. 네이버에서 다큐웍스(또는 DocuWorks)라는 이름으로 검색하시면 됩니다. 아래 이미지를 클릭하셔도 해당 페이지로 넘어갑니다~         이 소프트웨어의 장점을 핵심만 요약하면, – 워드, PPT, 엑셀, 이미지 등 다양한 포맷을 하나의 포맷으로 통합 관리 가능 – 클릭 한 번으로 PDF로 변환 가능 (너무나도 쉽고 편리함)– 필요한 […]
2014년 3월 16일
480x328-cfile1.uf.23124C3953229A1E386093.jpg

3월 22일, 세계 물의 날 – 직장인의 물절약 실천법

이야기를 시작하기에 앞서, 다음 중 (     ) 안에 들어갈 말은 무엇일까요?   1단계>   우리나라는  (    ) 부족 국가이다. 2단계>   아프리카는  (     ) 이 없어서 매년 1400만명이 죽어가고 있다.3단계>   사람의 몸 안에 70%가  (     ) 으로 이루어져 있다.   1단계에서는 조금 갸우뚱했겠지만, 3단계까지 보게 되면 정답이 무엇인지 알 수 있겠죠? 답은 바로 ‘물’입니다. 우리 몸에 꼭 필요하고 중요하다고 알고 있으면서도 너무 친숙해서 그 소중함을 모르는 자원 중의 하나가 물인 것 같아요. 다른 자원에 비해서 풍족하게 쓰고있는 천연자원이지만 우리나라는 UN이 정한 물 부족국가입니다. ‘부족하다면서 수도세는 왜 쌀까?라는 의문이 문득 들었었는데요,  물은 국가에서 관리하는 공공재라서 생산원가의 80%수준으로 원가 이하의 가격으로 공급하고 있기 때문이라고 합니다.     3월 22일, 물의 날을 아시나요?   환경 오염과 기후 온난화, 그리고 세계인구 증가로 인해서 점점 심각해지는 물 부족과 수질오염을 방지하고 물의 소중함을 […]
2013년 2월 18일
480x328-cfile2.uf.190ED04B5121E81B2198F3.jpg

우리의 역사는 미래에 어떻게 기록될까? 전자문서화의 중요성!

최근 아프리카의 내전 중 이슬람 반군에 의해 팀북투 지역의 고문서들이 모두 훼손된 것으로 알려졌습니다. 특히 이 문서들은 구약성서에 버금가는 가치가 있다고 평가되는 문서들이었기 때문에 더욱 안타까움을 자아냈었는데요. 다행히 역사학 교수와 큐레이터 등 관계자들이 반군의 눈을 피해 숨겨 놓은 덕분에 고문서들의 95%가 안전한 상태로 발견되어 전세계인이 가슴을 쓸어 내린 사건이 있었습니다.(관련기사 참고)   출처: flickr by MomLes 귀중한 문서들이 대부분 안전하게 발견됐다고 하니 정말 다행이지만, 앞으로 이런 일이 없을 거라는 보장이 없기 때문에 걱정되는 부분이 많습니다. 옛 조상들은 종이문서를 통해 남겨놓은 그들의 문화와 흔적들은 역사를 공부하는데 매우 중요한 자료로 사용되는데요. 이러한 종이문서들은 오랜 시간이 지나며 부식되거나 불의의 사고로 인한 훼손될 여지가 굉장히 많은 것이 사실입니다. 그리고보니 어릴적 꾸준히 적어놓았던 일기장이 이사하면서 없어졌던 슬픈기억이 떠오르네요;;; 그때 전자문서화를 해서 파일로 가지고 있었으면 참 […]
2011년 11월 2일
480x328-cfile30.uf.1778553D4EB1DE4F2A1D63.jpg

골치 아픈 문서 관리, 해답은 전자문서화?

한국후지제록스 홍보팀 사무실에는 창고가 하나 있습니다. 그런데…이게 마치 판도라의 상자와 같습니다. 문을 열기가 두려워요!! 창고 안에는 예전 홍보, 광고 자료를 포함해 각종 과거 문서가 넘쳐납니다.(물론 온갖 잡동사니도 다 들어있어요^^;) 창고 문을 열때마다, 이걸 언제 다 정리하나.. 하는 생각에 한숨만 푸악~~  기업들은 넘쳐나는 문서들로 곤욕을 치르곤 합니다. 버리고 싶지만 버릴 수 없는.. 마음 같아서는 통째로 묶어 멀디 먼 우주로 날려버리고 싶지만! 중요한 정보가 담긴 기업의 자산인데 함부로 할 수는 없잖아요.ㅠㅠ  물론 이것은 제 책상이 아닙니다. 여러분 오해 마시길^^;;  출처: flickr by Jeffrey Beall 오늘은 이러한 문제를 해결해 줄 수 있는 ‘전자문서화’에 대해 이야기하려고 합니다. 전자문서? 그냥 워드, 엑셀 뭐 이런 거 아니야? 라고 생각하시겠지만, 그것뿐이 아닙니다! 이미 출력된 종이문서를 전자문서로 만들어 보관하고 사용하는 것도 전자문서화인 것이지요.  “종이문서→전자문서”의 장점 몇 가지!  – 종이문서 보관에 필요한 […]
2011년 5월 26일
480x328-cfile3.uf.12736B374DDE08960167D4.jpg

우리 이대리가 달라졌어요 – 깨끗한 책상 만드는 전자문서 관리 소프트웨어

똥줄 타게 일하고 있던 어느 날,  팀장님이 지나가다 제 책상을 보시고는    “이대리, 책상이 너무 더러운 거 아니야?”    이럴 수가!!! 여자 책상인데 더럽다는 이야기를 듣다니!!    하지만 제 책상은 정말 더러웠습니다…              제가 원래 지저분한 사람은 아니고, 하하.. 일이 너무 많아서, 미친 듯이 바빠서 그렇습니다.. ㅠㅠ              아무튼 이 충격적인 말을 듣고, 문서관리 컨설팅 기업 한국후지제록스의 직원으로서 이러면 안되겠다! 내가 문서관리의 모범을 보여주겠다!는 생각을 하게 되었습니다.            일단 책상 위에 널브러진 각종 문서들을 차곡 차곡 모았습니다. 기획안, 보고서, 예산안, 다 쓴 종이 등등 종류도 가지가지더군요. 문서들을 세 가지로 분류했습니다.                  파쇄할 문서와 전자화할 문서는 기계에 넣기 위해 호치키스 […]